Checkliste für neue Mitarbeiter: Ein schrittweiser Leitfaden für das Onboarding von Mitarbeitern in Irland

Ihren ersten Mitarbeiter in Irland einzustellen ist ein aufregender Schritt, der Sie Ihrem Ziel, ein internationales Team aufzubauen, näher bringt. Als nächstes steht das Onboarding an, welches beinhaltet, die notwendigen Unterlagen auszufüllen, um den Start zu ermöglichen, den neuen Mitarbeiter den Kollegen vorzustellen, die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln und vieles mehr.

Wenn Sie den Onboarding-Prozess korrekt durchführen, tragen Sie wesentlich zum Erfolg Ihres neuen Mitarbeiters bei: tatsächlich sorgt ein robustes, erfolgreiches Onboarding-Programm dafür, dass 69% der Mitarbeiter für drei Jahre beim Unternehmen bleiben. Ein erstklassiges Onboarding-Programm zu gewährleisten, verschafft Ihnen zudem einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Obwohl die Umsetzung in Ihren Händen liegt, bietet Ihnen dieser Leitfaden eine Onboarding-Checkliste, die notwendig ist, um alles von Papierkram und Compliance bis hin zu Geräten, Zugang zu Apps, Training und einem 90-Tage-Plan zu berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter weit über ihren ersten Tag hinaus erfolgreich sind.

Vor ihrem ersten Tag

• Führen Sie eine Beschäftigungshintergrundprüfung durch. Hintergrundprüfungen in Irland stellen für viele Arbeitgeber ein frustrierendes Thema dar, hauptsächlich aufgrund der fehlenden einheitlichen Richtlinien darüber, ob sie durchgeführt werden müssen. Dennoch sind sie legal, und um sicherzustellen, dass der Bewerber tatsächlich die Person ist, die er vorgibt zu sein, führen Arbeitgeber in der Regel folgende Überprüfungen durch:

Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden über Beschäftigungshintergrundprüfungen in Irland – einschließlich Fällen, in denen Sie nach krimineller Vorgeschichte oder medizinischen Fitnessberichten fragen könnten.

• Ein Angebotsbrief senden. Ein formaler Jobbrief lässt deinen neuen Mitarbeiter wissen, was er von seiner neuen Position erwarten kann und stellt sicher, dass du rechtskonform mit dem irischen Arbeitsrecht bleibst. Mindestens sollte der Angebotsbrief Folgendes umfassen: die Positionsbezeichnung, Jobbeschreibung und Startdatum; Vergütung und Leistungen; Arbeitszeiten; Urlaubszeit; krankheitsbedingte Abwesenheit; die Firmenpolitik zur Kündigung; und eine Vertraulichkeitsklausel (auch bekannt als Geheimhaltungsvereinbarung). Lies unseren kompletten Leitfaden über wie man Angebotsbriefe für Mitarbeiter in Irland erstellt.

• Die notwendigen Dokumente ausfüllen. Die Dokumente, die du ausfüllen musst, hängen ganz davon ab, ob die Person zuvor in Irland gearbeitet hat oder nicht. Wenn sie zuvor nicht in Irland beschäftigt waren:

Wenn sie zuvor in Irland gearbeitet haben: 

• Du (der Arbeitgeber) solltest eine neue RPN für den Mitarbeiter anfordern. Sie wird dir mitteilen, wie du die Lohnabrechnung für sie betreiben sollst.

• Include ihre Startdatum das erste Mal, wenn du die Lohnabrechnung für sie einreichst.

Rippling ermöglicht es Ihnen, jegliche Unterlagen digital zu senden, zu unterschreiben und in einem einzigen System zu speichern

Rippling kennenlernen

• Sie in Leistungen einschreiben. Pensionspläne/Rentenbeiträge, Unfallversicherung, bezahlte Krankheitstage, Elternzeit, bezahlter Jahresurlaub und Bankfeiertage sind alle in Irland obligatorische Leistungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, entscheiden sich einige Arbeitgeber dafür, zusätzliche Leistungen anzubieten. Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden zu Mitarbeiterleistungen in Irland.

• Sie zur Gehaltsabrechnung hinzufügen. Arbeitgeber sind verantwortlich für die Anmeldung im PAYE-System (Lohnsteuersystem) Irlands, zusammen mit der Benachrichtigung von Revenue im Moment der Einstellung von Personal. Dies kann leicht über das MyEnquires-Portal im Revenue Online Service (ROS) erledigt werden, aber es muss getan werden, bevor Sie jemandem einen Gehaltszettel schreiben.

Als Arbeitgeber sind SIe verantwortlich für das Abziehen der folgenden Posten von den Gehaltsschecks:

• Einkommensteuer

• Lohnbezogene Sozialversicherung (Pay Related Social Insurance, PRSI)

• Universal Sozialabgabe (Universal Social Charge, USC)

• Lokale Grundsteuer (Local Property Tax, LPT)

Schauen Sie unseren vollständigen Leitfaden an, wie Sie die Lohnabrechnung für Arbeitnehmer in Irland durchführen können.

• Bestelle und konfiguriere ihre Geräte. Es ist entscheidend, einen guten ersten Eindruck bei deinem neuen Mitarbeiter zu hinterlassen, und ihre Geräte bereit und wartend zu haben, ist der perfekte Weg, dies zu tun. Unabhängig davon, wo sie arbeiten (im Büro oder zu Hause), stelle sicher, dass du alle Geräte bestellst und konfigurierst, sobald sie eingestellt sind.

• Richte ihre App-Konten ein. Dein neu eingestellter Mitarbeiter sollte sich frühzeitig als Teil des Teams fühlen, also mache es ihm leicht, mit seinen Kollegen in Kontakt zu treten, und stelle sicher, dass er am ersten Tag keine wichtige Kommunikation verpasst. Bevor der erste Tag beginnt, lasse die IT-Abteilung ihre App-Konten einrichten, wie E-Mail, Zoom, Slack, Asana und Figma.

• Bereite alle Ressourcen vor, die sie benötigen werden. Dazu können gehören:

• Schicke eine Willkommens-E-Mail. Kommunikation ist ein entscheidender Bestandteil des Geschäftslebens in Irland, daher wird eine Willkommens-E-Mail einen guten Start ermöglichen. Sei freundlich, aber nicht zu informell, und konzentriere dich auf die Dinge, die dein Mitarbeiter benötigt, um am ersten Tag erfolgreich zu sein, wie Informationen darüber, bei wem sie sich melden sollen, wenn sie ankommen, wie sie durch die Sicherheitskontrolle kommen, wo sie parken können und welche zusätzlichen Materialien sie mitbringen sollten, wenn sie das erste Mal kommen. Lies unseren Leitfaden, wie du eine Willkommens-E-Mail erstellst, hier.

• Weise ihnen einen Einarbeitungsmentor zu. Bitten vor dem ersten Tag des neuen Mitarbeiters einen ihrer Kollegen – vorzugsweise einen Manager oder ein direktes Teammitglied – als Einarbeitungsmentor für sie zu fungieren. Dies wird dem Neustarter helfen, sich an sein Team zu gewöhnen, ihnen ein freundliches Gesicht bieten, um sicherzustellen, dass sie sich willkommen fühlen, und ihnen die Möglichkeit geben, Fragen zu stellen. Stelle sicher, dass du den Einarbeitungsbuddy lange vor dem ersten Tag zuweist, damit du ihnen die Chance geben kannst, sich vorzubereiten. 

• Plane ihre Orientierung. Vor ihrem ersten Tag, plane die Firmenorientierung deines neuen Mitarbeiters. Sie sollten sich mindestens mit ihrem direkten Manager, ihrem Team und ihrem Einarbeitungsmentor treffen. Sobald die Orientierung geplant ist, schicke eine Tagesordnung für den ersten Tag an deinen neuen Mitarbeiter und ermutige sie, alle Fragen zu stellen, die sie möglicherweise haben.

Am Tag 1

• Beginnen Sie mit der Orientierung. Der neue Mitarbeiter sollte einen wesentlichen Teil seines ersten Tages damit verbringen, sich mit seinem direkten Manager, den Teammitgliedern und seinem Einarbeitungsmentor zu treffen. Planen Sie die Orientierung idealerweise für spät am Vormittag oder am Nachmittag; der morgendliche Verkehr in Irland kann herausfordernd sein, und es ist nicht wünschenswert, dass Ihr neuer Mitarbeiter warten muss. Um den Tag aufzulockern, treffen Sie sich mit dem Einarbeitungsmentor zum Mittagessen oder auf ein Pint in einem lokalen Pub, beides sind übliche Umgebungen für soziale Treffen in Irland.

• Stellen Sie sicher, dass ihr Arbeitsplatz eingerichtet ist. Da Sie ihre Geräte bereits bestellt und konfiguriert haben, sollte dies nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Wenn der neue Mitarbeiter im Büro arbeitet, zeigen Sie ihm, wo sein Arbeitsplatz ist, und stellen Sie sicher, dass er alles hat, was er benötigt. Arbeitet der Mitarbeiter hauptsächlich von zu Hause aus, sollten Sie eine Liste bereithalten, auf die Sie sich beziehen können, um sicherzustellen, dass er vollständig ausgestattet ist.

• Schicken Sie eine E-Mail an das Team. Informieren Sie den Rest des Unternehmens darüber, dass ein neuer Mitarbeiter beginnt! Senden Sie eine E-Mail mit dem Namen der Person, ihrer Berufsbezeichnung, E-Mail-Adresse und Slack-Namen und ermutigen Sie das Team, sich vorzustellen, wenn sie die Gelegenheit dazu haben. Erfahren Sie, wie Sie die perfekte „Willkommen im Team"-E-Mail mit unserem Leitfaden erstellen.

• Lassen Sie das Team über das „Kennenlern-Event“ abstimmen. Während das Veranstalten eines Icebreaker-Events in Ländern wie den USA und Kanada ziemlich üblich ist, ist es in Irland keine allgemeine Erscheinung. Es ist besser, das Team abstimmen zu lassen, ob sie etwas Besonderes machen möchten oder nicht. In jedem Fall könnte eine zwanglosere Zusammenkunft – wie ein Besuch im lokalen Pub nach der Arbeit – eine bessere Alternative sein. 

• Führen Sie sie durch das Büro. Eine Büroführung ist immer hilfreich, auch wenn Ihr neuer Mitarbeiter nur gelegentlich im Büro sein wird. Es ist eine großartige Gelegenheit für sie, ihr Gesicht zu zeigen, andere Kollegen zu treffen, mit denen sie sonst vielleicht nicht die Chance hätten zusammenzuarbeiten, und zu erfahren, wo die Annehmlichkeiten und Einrichtungen sind.

• Stellen Sie ihnen eine Kontaktliste zur Verfügung. Senden Sie Ihre neu eingestellte Mitarbeiter eine Liste mit Namen, Rollen, Telefonnummern, E-Mails und Slack-Handles, damit sie wissen, wie sie regelmäßig mit Kollegen in Kontakt treten können und so die richtige Person finden können, um spezifische Fragen zu beantworten.

Während ihrer ersten 90 Tage

• Planen Sie organisatorische und aufgaben-spezifische Schulungen. In den ersten 30 Tagen hat Ihr neu eingestellte Mitarbeiter zwei Hauptziele: den neuen Arbeitsplatz und die Details ihrer Rolle kennenzulernen. Es ist am besten, mit der Vorstellung der Ziele, des Zwecks und der Werte des Unternehmens zu beginnen. Danach sollten Sie sich darauf konzentrieren, sie in ihrer spezifischen Position zu schulen. Ermitteln Sie, welche Schulungen notwendig sind, um ihre bisherigen Erfahrungen zu ergänzen und ihnen die Fähigkeiten und Informationen zu vermitteln, die sie für ihren Erfolg benötigen.

• Arbeit zuweisen und ihnen bei der Zielsetzung helfen. Klare Ziele zu setzen wird sicherstellen, dass Ihr neu eingestellte Mitarbeiter genau weiß, was Sie von ihnen erwarten. Eine großartige Möglichkeit, am Anfang Ziele zu setzen, ist die Verwendung eines Rahmens wie SMART-Ziele—Ziele zu setzen, die spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind. Wenn Sie anfangen, ihnen Aufgaben zu übertragen, die sie selbstständig erledigen sollen, hilft dies, ihnen klare Ziele zu geben, an denen sie arbeiten können, damit sie wissen, dass sie in die richtige Richtung gehen.

• Funktionsübergreifendes Engagement. Bieten Sie Gelegenheiten für den neuen Mitarbeiter, mit Teams oder Abteilungen außerhalb ihrer eigenen zu interagieren. Diese Exposition kann zu einem tieferen Verständnis der Organisation führen und die Zusammenarbeit fördern.

• Planen Sie regelmäßige Besprechungen, um ihnen zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Regelmäßige Meetings sind besonders während der ersten 90 Tage des neuen Mitarbeitenden wichtig. Sie sind eine großartige Möglichkeit, alle Fragen zu beantworten, das zu loben, was gut läuft, und an Verbesserungen zu arbeiten. Noch besser, Ihr neu eingestellte Mitarbeiter muss sich nicht fragen, ob Sie mit ihrer Leistung in den ersten Monaten zufrieden sind. Beginnen Sie mit einem Treffen nach 30 Tagen, 60 Tagen und 90 Tagen, bleiben Sie aber flexibel, falls sie häufigere Treffen wünschen.

• Berufliche Entwicklung. Besprechen Sie den Ansatz der Organisation zur beruflichen Entwicklung und Wachstumsmöglichkeiten. Ermutigen Sie den neuen Mitarbeiter, persönliche Entwicklungsziele zu setzen und potenzielle Trainings, Workshops oder Kurse zu erkunden.

• Suchen Sie ihr Feedback darüber, wie Sie die Einarbeitungserfahrung verbessern können. Das Feedback eines Mitarbeiters an Sie ist genauso wertvoll wie Ihr Feedback an ihn. Planen Sie Zeit ein, um mehr über die Erfahrungen des neuen Mitarbeitenden während des Onboarding-Prozesses zu erfahren und zu verstehen, wie dieser in Zukunft verbessert werden kann.

Neue Mitarbeitende in Irland einzustellen ist einfach und schnell mit Rippling

Wenn Sie in Irland Mitarbeitende, Auftragnehmer oder Remote-Mitarbeiter einstellen möchten, brauchen Sie mehr als nur eine Checkliste für neue Mitarbeitende: Sie brauchen Rippling.

Rippling macht es leicht, Mitarbeitende und Auftragnehmer auf der ganzen Welt einzustellen und zu verwalten, in einem System, das Ihnen hilft, mit lokalen Arbeitsgesetzen und -vorschriften konform zu bleiben.

Mit Rippling ist das Onboarding neuer Mitarbeitender ein Kinderspiel. Führen und verifizieren Sie Hintergrundprüfungen durch, schreiben und senden Sie Angebotsbriefe, sendem, unterschreibme und lageren Sie digitale Dokumente und passen Sie Onboarding-Materialien an das Heimatland Ihres neuen Mitarbeitenden an – alles von einem zentralen Ort aus.

Richten Sie neu eingestellte Mitarbeiter mit Lohnabrechnung, Sozialleistungen, Apps und IT-Geräten in weniger als 5 Minuten ein

Rippling kennenlernen

Rippling und seine Partner bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und sollte nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung verwendet werden. Sie sollten vor der Durchführung verwandter Aktivitäten oder Transaktionen Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren.