Neue Mitarbeiter Checkliste: Ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden zum Einlernen von Mitarbeitern in Kanada

Tolle Nachrichten—Sie haben Ihren ersten Mitarbeiter in Kanada eingestellt! Der nächste Schritt ist der Onboardingprozess, der entscheidend für einen reibungslosen Übergang und einen erfolgreichen Start in deren neuer Rolle sein kann.

Ein effektives Onboarding kann erheblich dazu beitragen, dass Ihr neuer Mitarbeiter erfolgreich ist: 69 % der kanadischen Arbeitnehmer bleiben wahrscheinlicher bei ihrem Arbeitgeber, wenn sie eine umfassende und engagierte Onboarding-Erfahrung haben. Ein fehlerhaftes Onboarding hingegen birgt Risiken – nicht nur könnten Sie einen unmotivierten Mitarbeiter verlieren, sondern auch hohe Strafen für die Nichteinhaltung kanadischer Arbeitsgesetze riskieren.

Eine erstklassige Onboarding-Erfahrung umfasst viele Aspekte und dauert länger als nur den ersten Tag, die erste Woche oder sogar den ersten Monat des neuen Mitarbeiters. Unsere Checkliste bietet Ihnen jedoch alle notwendigen Informationen – von Papierkram und Compliance über die Bereitstellung von Geräten, den Zugriff auf Apps und Schulungen bis hin zu einem 90-Tage-Plan, um sicherzustellen, dass Ihre neuen Mitarbeiter langfristig erfolgreich sind.

Vor ihrem ersten Tag

• Führen Sie eine Beschäftigungshintergrundüberprüfung durch. Hintergrundüberprüfungen sind in Kanada legal, solange Sie die informierte Zustimmung von Bewerbern zuerst erhalten und die geringste Menge an Daten sammeln, die notwendig sind, um sicherzustellen, dass der potenzielle Mitarbeiter gut in seine Rolle passen wird. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zu Beschäftigungshintergrundprüfungen in Kanada, um mehr zu erfahren.

• Senden Sie ein Angebotsschreiben. Ein Angebotsschreiben, in Kanada als Arbeitsvertrag bezeichnet, ist ein rechtlicher Vertrag zwischen einem neu eingestellten Mitarbeiter/in und ihrem Arbeitgeber. Stellen Sie sicher, dass es die richtigen Informationen enthält, um mit den kanadischen Arbeitsgesetzen konform zu sein: Mitarbeiterinformationen (einschließlich der Position und Kontaktdaten des neu eingestellten Mitarbeiter/in), ihre Arbeitszeiten, Vergütung und Sozialleistungen, Ihre Kündigungspolitik und alle anderen Details, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Ein Angebotsschreiben muss vor dem ersten Arbeitstag eines Mitarbeiters unterschrieben werden. Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden zum Erstellen von Angebotsschreiben für Mitarbeiter in Kanada.

• Erledigen Sie den notwendigen Papierkram. Neben dem Arbeitsvertrag umfassen gängige Formulare Steuerdokumente, rechtliche Vereinbarungen und Geheimhaltungsvereinbarungen. Je nach Ihrem Onboarding-Software kann das Einrichten dieser Dokumente mehrere E-Mail-Ketten mit Stakeholdern und Unterschriftsleistenden in der Organisation beinhalten.

Mit Rippling können Sie jeglichen Papierkram digital senden, unterschreiben und in einem einzigen System speichern

Rippling kennenlernen

• Melden Sie sie für Sozialleistungen an. Rente, Arbeitsversicherung und Urlaubszeit sind in Kanada obligatorische Sozialleistungen, und die Beträge variieren je nach Staat und Territorium (finden Sie die Aufschlüsselung in unserem Leitfaden zu Mitarbeiterleistungen in Kanada).

• Fügen Sie sie zur Gehaltsabrechnung hinzu. Sie müssen in Kanada ansässige Mitarbeiter in kanadischen Dollar (CAD) bezahlen, es sei denn, Sie haben ihre schriftliche Erlaubnis erhalten, sie in einer anderen Währung zu bezahlen. Nach kanadischem Recht müssen Sie auch Steuergutschriftformulare anfordern, um sicherzustellen, dass Sie die Gehaltsabzüge jedes Vollzeitmitarbeiters genau berechnen. Sehen Sie sich unseren vollständigen Leitfaden zur Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter in Kanada an.

• Bestellen und konfigurieren Sie ihre Geräte. Ob Ihr neuer Mitarbeiter vor Ort oder aus der Ferne arbeitet, er benötigt die richtigen Werkzeuge für seinen Job. Bestellen und konfigurieren Sie alle erforderlichen Geräte vor ihrem ersten Tag, damit Ihr neu eingestellter Mitarbeiter direkt durchstarten kann.

• Richten Sie ihre App-Konten ein. Gibt es etwas Frustrierenderes als versuchen zu arbeiten und feststellen zu müssen, dass man noch Zugriff auf E-Mail… und Slack… und Zoom… und Figma… usw. braucht? Helfen Sie Ihren neu eingestellten Mitarbeiter/innen, indem Sie ihre App-Konten vor ihrem ersten Tag einrichten, damit alles für eine reibungslose (und schnelle) Anmeldung bereit ist, wenn sie ihr Startdatum erreichen.

Richten Sie neu eingestellte Mitarbeiter/innen in weniger als 5 Minuten mit Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen, Apps und IT-Geräten ein

Rippling kennenlernen

• Bereiten Sie alle Ressourcen vor, die sie benötigen werden. Dazu können gehören:

  • Ihre eigene Kopie Ihrer Onboarding-Checkliste

  • Ein Mitarbeiterhandbuch und Kopien aller anderen Unternehmensrichtlinien, die sie kennen müssen

  • Die Unternehmensmission und ein kurzer Überblick über Ihre Unternehmenskultur und Werte

  • Ein Teamverzeichnis

  • Eine Übersicht über ihren ersten Tag

  • Ihre Stellenbeschreibung und oberste Prioritäten

  • Alle anderen rollenspezifischen Ressourcen, die sie benötigen könnten

• Planen Sie ihre Einführungsveranstaltung (und ein Kennenlern-Event mit dem Team!). Planen Sie die Einführungsveranstaltungen Ihres neu eingestellten Mitarbeiters/in – wie Einzelgespräche mit ihrem Vorgesetzten, Treffen mit ihrem Team oder sogar Kennenlern-Events für ihren ersten Tag. Senden Sie jetzt Einladungen, damit alle, die teilnehmen müssen, ihre Zeit blockieren können.

• Weisen Sie ihnen einen Onboarding-Buddy oder Mentor zu. Das Onboarding verläuft reibungsloser, wenn Ihr neu eingestellter Mitarbeiter/in eine Ansprechperson hat, die ihn/sie durch den Prozess führt, Fragen beantwortet und Vorstellungen macht. Weisen Sie diese Person vor ihrem ersten Tag zu, damit sie Zeit hat, sich darauf vorzubereiten, ein neues Gesicht im Team willkommen zu heißen.

• Senden Sie eine Willkommens-E-Mail. Wenn der erste Tag Ihres neu eingestellten Mitarbeiters/in näher rückt, erstellen Sie eine Willkommens-E-Mail mit allen Details, was am ersten Tag zu erwarten ist. Dies kann eine Agenda für den ersten Tag, Anmerkungen zu Ihrem Bürokleidungscode, FAQ zu ihrem ersten Tag enthalten – alles, was sie benötigen, um sich wohl und aufgeregt zu fühlen, ihren neuen Job zu beginnen.

Am Tag 1

• Sorgen Sie dafür, dass ihr Arbeitsplatz eingerichtet ist. Wenn Ihr neuer Mitarbeiter vor Ort arbeitet, stellen Sie sicher, dass ihr Büro, Schreibtisch oder Arbeitsplatz am ersten Tag mit ihren Geräten – und vielleicht einigen lustigen Dekorationen zur Begrüßung im Team – eingerichtet ist. Eine einladende Arbeitsumgebung schafft einen großartigen ersten Eindruck, indem sie dazu beiträgt, dass Ihr neu eingestellter Mitarbeiter/in sich gleich geschätzt fühlt.

• Senden Sie eine „Willkommen im Team"-E-Mail. Früh an ihrem ersten Tag ist der ideale Zeitpunkt, um eine E-Mail an den Rest des Unternehmens zu senden, um sie zu ermutigen, Hallo zu ihrem neuen Kollegen zu sagen. Lernen Sie, wie man die perfekte „Willkommen im Team"-E-Mail mit unserem Leitfaden erstellt.

• Geben Sie ihnen eine Agenda oder einen Plan, um anzufangen. Wenn ihre Willkommens-E-Mail keine Agenda oder Plan für ihre ersten Tage enthielt, haben Sie das bereit für Ihren neu eingestellten Mitarbeite, wenn er an ihrem Startdatum ankommt. Sie werden sich viel sicherer fühlen, wenn sie genau wissen, was am ersten Tag und darüber hinaus zu erwarten ist.

• Planen Sie ein Einzelgespräch mit ihrem Vorgesetzten. Eine der ersten Aufgaben eines neu eingestellten Mitarbeiters am ersten Tag sollte ein Einzelgespräch mit dem Vorgesetzten oder Manager sein. Dies gibt ihm die Möglichkeit, richtig begrüßt zu werden, und Antworten auf alle sofortigen Fragen zu erhalten, die sie haben könnten, während sie in ihren neuen Job eintauchen.

• Planen Sie ein Einzelgespräch mit ihrem Onboarding-Buddy oder Mentor. Als Nächstes steht ein Einzelgespräch mit der Person an, die Ihren neu eingestellten Mitarbeiter/in durch das Onboarding-Erlebnis führen wird. Planen Sie Zeit für Ihren neu eingestellten Mitarbeiter, um sie zu treffen und kennenzulernen.

• Veranstalten Sie ein Kennenlern-Event mit ihrem Team oder den engsten Kollegen. Wenn am ersten Tag Ihres neu eingestellten Mitarbeiters Zeit ist, planen Sie ein Kennenlern-Event mit so vielen Personen, mit denen sie eng zusammenarbeiten werden, wie möglich. Das kann locker sein – ein Team-Mittagessen ist eine großartige Option.

• Führen Sie sie durch das Büro. Wenn Ihr neu eingestellter Mitarbeiter vor Ort arbeitet, stellen Sie sicher, dass Sie ihm/ihr am ersten Tag eine Büroführung geben. Vergessen Sie nicht wichtige Sicherheitsinformationen, wie z. B. wo die Badezimmer, Pausenbereiche und Feuerlöscher sich befinden.

• Geben Sie ihnen eine Kontakliste. Schließlich stellen Sie Ihrem neu eingestellten Mitarbeiter einen Spickzettel mit Kontaktpersonen im Team zur Verfügung, an die sie sich während der Einarbeitungsphase wenden können. Es ist ebenfalls ratsam, die Abteilung, Rolle und Kontaktinformationen jedes Teammitglieds (Telefonnummer, E-Mail, Slack-Handle und alle weiteren relevanten Details in Ihrem Unternehmen) zu vermerken, damit der neue Mitarbeiter schnell die richtige Person für spezifische Fragen finden kann.

Während ihrer ersten 90 Tage

• Organisationales und rollenspezifisches Training planen. Bedenken Sie, dass das Ziel Ihres neu eingestellten Mitarbeiters in den ersten Monaten darin bestehen sollte, mehr über ihr neues Unternehmen und ihre Rolle darin zu erfahren. Beginnen Sie mit einem organisationalen Training, bei dem sie Aufgaben zum Lernen über das Unternehmen, seine Ziele, seinen Zweck und seine Werte erhalten. Dann gehen Sie langsam zu rollenspezifischem Training über, das ihnen hilft, spezifische Fähigkeiten und Informationen zu erlernen, die sie für ihren Erfolg in ihrer Position benötigen.

• Arbeit zuweisen und beim Setzen von Zielen helfen. Ein neu eingestellter Mitarbeiter kann nur so viel tun und lernen – erwarten Sie, dass es eine Lernkurve gibt und seien Sie vorsichtig, sie nicht mit zu viel Arbeit in ihren ersten Monaten zu überladen. Eine großartige Methode, um am Anfang Ziele zu setzen, ist die Verwendung eines Frameworks wie SMART-Ziele – Ziele setzen, die spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden sind. Dies wird Ihrem neu eingestellten Mitarbeiter klare Ziele geben, an denen sie arbeiten können, damit sie nicht in die Falle tappen, nicht genau zu wissen, was sie in ihren ersten Wochen und Monaten in ihrer Rolle tun sollen.

• Regelmäßige Check-ins und Mentoring planen, um ihnen zu helfen, auf dem richtigen Weg zu bleiben. Planen Sie Zeit ein, um mit Ihrem neu eingestellten Mitarbeiter den Fortschritt ihrer Ziele zu besprechen und alle neuen Fragen zu beantworten, die auftauchen könnten. Ein Check-in nach 30, 60 und 90 Tagen ist ein guter Anfang. Bleiben Sie jedoch flexibel, falls häufigere Treffen gewünscht werden.

• Regelmäßiges Feedback geben, während sie sich einleben. Lassen Sie Ihren neu eingestellten Mitarbeiter nicht über ihre Leistung in den ersten Monaten im Unklaren. Geben Sie ihnen regelmäßig Feedback, damit sie wissen, wann sie auf dem richtigen Weg sind – und wann sie umlenken müssen, um ihre Ziele besser erreichen zu können.

• Ihr Feedback einholen, wie Sie das Onboarding-Erlebnis verbessern können. Und schließlich, bedenken Sie, dass Feedback in beide Richtungen geht. Holen Sie Feedback von allen neu eingestellten Mitarbeitern über ihre Erfahrungen beim Onboarding und wie es für zukünftige Einstellungen verbessert werden kann.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter in Kanada ist einfach und schnell - mit Rippling

Wenn Sie Mitarbeiter, Auftragnehmer oder Remote-Mitarbeiter in Kanada einstellen wollen, benötigen Sie mehr als nur eine Liste für neue Mitarbeiter: Sie benötigen Rippling. 

Rippling vereinfacht das Onboarding und die Verwaltung von Mitarbeitern und Auftragnehmern weltweit – in einem System, das die Einhaltung lokaler Arbeitsgesetze und Vorschriften unterstützt.

Mit Rippling wird das Onboarding neuer Mitarbeiter zum Kinderspiel. Sie können Hintergrundüberprüfungen durchführen und überprüfen, Angebotsbriefe verfassen und versenden, digitale Dokumente senden, unterzeichnen und speichern sowie Onboarding-Materialien an das Heimatland Ihres neuen Mitarbeiters anpassen – alles von einem zentralen Ort aus.