Checkliste für neue Mitarbeiter: Ein schrittweiser Leitfaden für das Onboarding von Mitarbeitern in den Niederlanden

Nach einer intensiven Interviewreihe haben Sie den idealen niederländischen Mitarbeiter für Ihr Unternehmen in den Niederlanden gefunden. Mit all der Aufregung ist es nun an der Zeit, sich auf den Onboardingprozess zu konzentrieren!

Ein reibungsloser Onboardingprozess – weit über den ersten Arbeitstag des Mitarbeiters hinaus – kann ihre Bindungsrate um 25 % steigern und ihre Produktivität um 11 % erhöhen. Eine Investition in die Verbesserung Ihres Onboardingprozesses kann auch langfristig Geld sparen, da das Halten von Mitarbeitern kostengünstiger ist als das Einstellen neuer. Tatsächlich kann der Ersatz eines Vollzeitmitarbeiters, der das Unternehmen verlässt, bis zu 1,5 Mal sein jährliches Gehalt kosten.

Von der Erledigung notwendiger Papierarbeit und dem Vorbereiten des Arbeitsvertrags bis hin zur Einhaltung der Bestimmungen für Arbeitsgenehmigungen, der Bereitstellung von Hardware und der Regelung von Sozialleistungen gibt es während der ersten 90 Tage viele Aspekte zu berücksichtigen. Unsere Checkliste für das Onboarding hilft Ihnen, sich auf ihr Startdatum vorzubereiten und ihnen ein positives Erlebnis zu bieten, das weit über ihren ersten Tag hinaus Bestand hat.

Vor ihrem ersten Tag

• Führen Sie eine Hintergrundüberprüfung des Kandidaten durch. Die Durchführung einer Hintergrundüberprüfung, um die Beschäftigungshistorie zu überprüfen, ist in den Niederlanden im Allgemeinen üblich. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie sich an die DSGVO halten, um die persönlichen Daten Ihres neuen Mitarbeiters zu schützen, und holen Sie deren Zustimmung ein, bevor Sie Informationen sammeln. Erfahren Sie mehr in unserem Leitfaden zur Beschäftigungshintergrundüberprüfung in den Niederlanden.

• Überprüfen Sie, ob Arbeitsgenehmigungen erforderlich sind. Bestätigen Sie, dass der Mitarbeiter legal in den Niederlanden arbeiten kann – sie müssen Bürger der Europäischen Union, des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der Schweiz sein. Wenn nicht, benötigen sie eine Aufenthaltsgenehmigung, und die Mitarbeiterversicherungsagentur (UWV) kann eine Arbeitsgenehmigung für sie ausstellen. Weitere Details zum Arbeitsgenehmigungsprozess finden Sie hier.

• Senden Sie den Arbeitsvertrag. Der Arbeitsvertrag oder das Stellenangebot muss Details wie Startdatum, Probezeit, Arbeitszeiten, Gehalt, Urlaubszulage, Sozialversicherungsbeiträge, Titel, Sozialleistungen und alle anderen für Ihr Unternehmen relevanten Details enthalten. So erstellen Sie Angebotsbriefe für niederländische Mitarbeiter.

• Erledigen Sie alle notwendigen Papierarbeiten für die Beschäftigung in den Niederlanden. Stellen Sie sicher, dass alle Beschäftigungsdokumente vor dem ersten Tag abgeschlossen sind, einschließlich Steuerdokumente, der Beschäftigungsvereinbarung, der Einschreibung in Sozialleistungen und der Anträge auf Arbeitserlaubnis. Um die Geschäftsgeheimnisse und das geistige Eigentum Ihres Unternehmens zu schützen, lassen Sie den neuen Mitarbeiter eine Geheimhaltungsvereinbarung unterzeichnen, die Ihre Vertraulichkeitspolitik erläutert.

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• Neu eingestellte Mitarbeiter in die Gehaltsabrechnung aufnehmen. Um den neuen Mitarbeiter in die Gehaltsabrechnung aufzunehmen, benötigen Sie seinen Namen, Geburtsdatum, vollständige Adresse und Bürgerdienstnummer (BSN), und falls zutreffend, ein unterzeichnetes Steuerabzugsberechtigungsformular genannt „Mustererklärung für Daten zur Lohnsteuer“ in welcher der Mitarbeiter den Arbeitgeber bevollmächtigt, Lohnsteuern auf Gehälter, Sozialleistungen zu erheben. Mit diesen gesammelten Informationen können Sie dann das entsprechende Formular bei der niederländischen Steuer- und Zollverwaltung einreichen.

• Stellen Sie den Zugang zu Hardware ein. Bestellen Sie vor ihrem ersten Tag einen Computer und alle anderen Geräte, die benötigt werden, um den neuen Mitarbeiter erfolgreich einzurichten. Stellen Sie sicher, dass Sie ihre Geräte konfigurieren, damit sie am ersten Tag ohne Probleme starten können.

• Erstellen Sie Logins für alle notwendigen Software und Apps. Neue Mitarbeiter haben schon genug zu beachten… sie sollten sich nicht darum kümmern müssen, nach Zugang zu E-Mail oder Slack zu fragen, während sie starten. Helfen Sie Ihren neuen Angestellten, indem Sie ihre App-Konten im Voraus einrichten, damit sie sich am ersten Tag schnell anmelden können. 

• Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Ressourcen sammeln, die sie benötigen könnten, einschließlich:

  • Eine Kopie der Agenda für die erste Woche

  • Teammitgliederverzeichnis

  • Eine Kopie ihrer Rollenbeschreibung und Aufgaben

  • Eine Kopie ihres 30-60-90-Plans

  • Handbuch zur Mitarbeiter- und Unternehmenskultur

  • Mitarbeiterausweis und Zutrittskarte (falls benötigt)

  • Alle anderen jobspezifischen Ressourcen

• Planen Sie eine Begrüßungs-E-Mail. Erstellen Sie eine Begrüßungs-E-Mail für den neu eingestellten Mitarbeiter/in mit Details dazu, was am ersten Tag zu erwarten ist, Zugang zu Hardware und Software, Infos zum Onboarding-Buddy und zum Dresscode. In den Niederlanden ist der Dresscode ziemlich leger; formelle Kleidung wie Anzüge sieht man nur auf der Führungsebene.

• Planen Sie die erste Woche der Meetings. Bereiten Sie eine Agenda mit Meetings mit jedem Abteilungsleiter und relevanten Teammitgliedern vor, damit das neue Teammitglied schneller Fuß im Unternehmen fassen kann. Niederländische Meetings sind tendenziell informell, also ermutigen Sie die neu eingestellte Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, sich zu melden, wenn sie oder er eine Idee oder eine neue Perspektive hat.

• Weisen Sie einen Onboarding-Buddy zu. Eine der besten Seiten daran, in einem neuen Unternehmen anzufangen, ist, bedeutungsvolle Verbindungen mit Ihren Kollegen zu knüpfen. Ein Onboarding-Buddy kann dem neu eingestellten Mitarbeiter/in dabei helfen, sich in der Unternehmenskultur wohler zu fühlen und schneller die Abläufe zu lernen. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Person im Voraus zuweisen, damit sie Zeit hat, sich auf die Ankunft des neuen Mitarbeiters oder der neuen Mitarbeiterin vorzubereiten.

Am ersten Tag

• Senden Sie eine Willkommen-E-Mail. Gleich am Morgen senden Sie eine „Willkommen im Team“-E-Mail, in der Sie Ihren neuen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin dem Rest des Unternehmens vorstellen. Stellen Sie sicher, dass Sie eine kurze Biografie ihres neuen Kollegen beifügen und ermutigen Sie den Rest des Teams, vorbeizukommen und Hallo zu sagen – wenn sie persönlich arbeiten.

• Richten Sie einen Arbeitsplatz für sie im Büro ein. Jetzt, da ihre Hardware und Software vollständig eingerichtet sind, stellen Sie sicher, dass ihr Arbeitsplatz mit allen anderen benötigten Materialien bereit ist. Für eine nette Geste können Sie einen Willkommensgruß auf ihren Schreibtisch legen.

• Stellen Sie ein Paket für neue Mitarbeiter und eine Agenda für die Woche zur Verfügung. Wenn Sie nicht bereits eine Agenda in der Begrüßungs-E-Mail beigefügt haben, geben Sie Ihrem neuen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin am ersten Tag unbedingt eine Kopie, damit er oder sie weiß, was in der ersten Woche zu erwarten ist. Sie werden sich viel sicherer fühlen, wenn sie einen festgelegten Plan haben.

• Führen Sie eine Bürotour durch. Zeigen Sie dem neuen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin das Büro, damit sie wissen, wo sie Büromaterial, Kaffeemaschinen, Pausenbereiche, Toiletten und alle anderen Details über den Raum finden, die ihnen in Zukunft helfen könnten.

• Nehmen Sie sich Zeit für ein Teamtreffen oder eine Kennenlernveranstaltung. Wenn am ersten Tag Zeit ist, planen Sie ein Teamtreffen mit so vielen Teammitgliedern wie möglich, damit sie die Chance haben, sich zu vermischen. Ein Team-Mittagessen ist eine solide Option; oder ein zwangloser Kaffeelauf.

• Planen Sie ein 1:1 mit ihrem Vorgesetzten. Das erste 1:1 mit einem Vorgesetzten kann den Ton für den Rest der Woche (und möglicherweise für die Amtszeit des Mitarbeiters oder der Mitarbeiterin) setzen. Dies gibt Ihrem neuen Mitarbeiter oder Mitarbeiterin die Chance, direkt mit ihrem Manager zu verbinden und sofortige Fragen im Zusammenhang mit ihrer Rolle zu klären. Die niederländische Arbeitskultur ermutigt in der Regel zu Feedback von jeder Ebene, daher ist dies ein ausgezeichneter Zeitpunkt, um Aufgaben und mögliche Änderungen zu besprechen.

Während ihrer ersten 90 Tage

• Setzen Sie Ziele für das Quartal. Während das Festlegen klarer Ziele dabei hilft, Ihre neu eingestellten Mitarbeiter auf Kurs zu halten, achten Sie darauf, sie nicht mit zu viel Arbeit zu überfordern, während sie sich noch einarbeiten. Entwickeln Sie einen 30-60-90-Plan für Ihren Mitarbeiter, um die Arbeitsbelastung allmählich über die ersten Monate zu steigern. Die Verwendung des SMART-Zielfestlegungsrahmens (spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und teitgebunden) ist ein hervorragender Ansatz, um diesen Plan umzusetzen.

• Planen Sie Trainingseinheiten. Trainingseinheiten sind während der ersten 30 Tage wichtig, da sie die für das Erreichen aller OKRs oder Ziele für das Quartal und darüber hinaus benötigten Fähigkeiten und den Kontext aufbauen. Trainingseinheiten können Telefonate mit Führungskräften, Managern und anderen Teammitgliedern umfassen, ebenso wie Zertifizierungen und Shadowing.

• Förderen Sie die Zusammenarbeit mit anderen Teams. Obwohl es eine Hierarchie in der niederländischen Arbeitswelt gibt, neigt deren Kultur dazu, mehr Konsens bezüglich Geschäftsentscheidungen und offenes Feedback von jedem, unabhängig von der Position, zu ermutigen. Ermutige die neu eingestellte Mitarbeiter zur Zusammenarbeit mit anderen Teams, um ihr Wachstum zu unterstützen.

• Erstellen Sie zweiwöchentliche Einladungen für Check-ins mit dem Manager. Regelmäßige Check-ins während der Probezeit, die maximal zwei Monate dauert, ermöglichen es dem Manager, eventuelle Leistungsprobleme frühzeitig zu erkennen. Diese Treffen bieten auch dem Mitarbeiter die Möglichkeit, den Fortschritt seiner Ziele zu überprüfen und Fragen zu stellen.

• Suchen Sie Feedback zum Onboarding-Erlebnis. Ermutigen Sie die neu eingestellte Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter, Feedback zu ihrer Onboarding-Erfahrung sowohl an ihren Manager als auch an die Personalabteilung zu geben. Dieses Feedback wird wertvoll sein, um den Prozess für zukünftige Einstellungen zu verbessern.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter in den Niederlanden ist einfach und schnell - mit Rippling

Wenn Sie vorhaben, Mitarbeiter, Auftragnehmer/Subunternehmer oder Remote-Mitarbeiter in den Niederlanden einzustellen, brauchen Sie mehr als nur eine Checkliste für neu eingestellte Mitarbeiter: Sie benötigenRippling.

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Mit Rippling wird das Onboarden neuer Mitarbeiter zum Kinderspiel. Sie können Hintergrundüberprüfungen abschließen und überprüfen, Angebotsbriefe erstellen und versenden, digitale Dokumente senden, unterschreiben und speichern sowie Onboarding-Materialien für das Heimatland Ihres neuen Mitarbeiters lokalisieren – alles von einem zentralen Ort aus.