Wie eine skalierbare HR-Lösung Barry's dynamische Workforce stärkt

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Lernen Sie Barry's kennen

Barry's ist bekannt für sein hochintensives Intervalltraining im "Red Room", das es inzwischen in 15 Ländern gibt. Für eine erstklassige Fitness-Erfahrung zählt aber nicht nur das Training selbst. Genauso wichtig ist die Unterstützung der Menschen hinter den Kulissen: Trainer:innen, Studio-Teams und Mitarbeitende am Hauptsitz. Um eine komplexe Belegschaft an mittlerweile 53 US-Standorten zu steuern, brauchte Barry's eine HR- und Payroll-Plattform, die sich schnell anpassen lässt, mit mehreren Rechtseinheiten umgehen kann und verschiedene Tools an einem Ort vereint.

Vanessa Sarne, Senior Director of Employee Relations & Benefits, erklärt, warum sich Barry's für Rippling entschieden hat, um alles von der Lohnabrechnung bis zur Terminplanung zu zentralisieren, und wie das dem People & Culture Team Zeit spart und neue Einblicke ermöglicht.

Wie Barry's Onboarding, Statusänderungen und Offboarding beschleunigt hat

Früher dauerte es nach einer Zusage rund 15 Minuten, eine neue Mitarbeiterin oder einen neuen Mitarbeiter ins HCM-System einzutragen: Jemand aus dem People & Culture Team musste dafür zwischen mehreren Systemen wechseln und alle Daten manuell eingeben. Dank der verbundenen Recruiting- und Onboarding-Abläufe von Rippling dauert das heute nur noch drei bis fünf Minuten, "je nachdem, ob es eine Doppelrolle betrifft", sagt Vanessa.

Auch das Offboarding läuft heute viel einfacher ab. Statt E-Mails, Dokumente und Austrittsbefragungen manuell zu verschicken, nutzt Barry's automatisierte Workflows, die Benachrichtigungen und Unterlagen direkt auslösen, sobald eine Führungskraft ein Kündigungsdatum eingibt.

Bei mehr als 50 US-Standorten mit unterschiedlichen EINs und Mitarbeitenden, die regelmäßig zwischen Studios wechseln, brauchte Barry's eine Software, die komplexe Wechsel zwischen Rechtseinheiten abbildet, ohne den Umweg über Kündigung und Neueinstellung zu gehen. "Wir haben sehr viele Statusänderungen, zum Beispiel wenn Mitarbeitende den Standort wechseln oder befördert werden", erklärt Vanessa. "Wir wollten eine Plattform, die flexibel genug ist, das abzubilden." In Rippling laufen alle Standort- und Entitätswechsel von Barry's an einem Ort zusammen, ganz ohne Kündigung und Neueinstellung. So bleiben die Daten zur Mitarbeiterbindung erhalten, statt bei jedem Studiowechsel verloren zu gehen. Die Zeit für einen Transfer ist dadurch von 10 bis 15 Minuten auf teilweise nur noch drei Minuten gesunken.

"Das spart uns enorm viel Zeit", sagt Vanessa.

Wie Barry's seine Stundenkräfte besser unterstützt

Rippling bietet verschiedene Tools, mit denen das Studio-Team Alltagsaufgaben wie Dienstplan-Einsicht, Urlaubsanträge und Ein- und Ausstempeln an einem Ort erledigt.

Barry's hat an allen Standorten Time & Attendance Kiosks eingeführt, mit Gesichtserkennung und PIN-Eingabe, um das Stempeln weiter zu vereinfachen. "Das Ein- und Ausstempeln per App war schon gut, aber wir freuen uns riesig auf die Kiosk-Einführung", sagt Vanessa. "Das macht alles einheitlich über alle Studios hinweg und gibt uns noch mehr Überblick."

Die mobile App ist einfach zu bedienen: Laut Vanessa lieben es die Teammitglieder, wie unkompliziert sie Urlaub beantragen können, während Führungskräfte die Möglichkeit schätzen, Stundenzettel unterwegs freizugeben. Früher nutzte Barry's eine separate Scheduling-App mit einem weiteren Login, daher ist es ein echter Komfortgewinn, diese Funktionen jetzt in Rippling zu haben.

Weil jetzt alles an einem Ort liegt, haben Führungskräfte bei der Dienstplanerstellung einen besseren Überblick, inklusive Echtzeit-Einblick in Mitarbeiterdaten. Früher mussten sie für Mitarbeiterinformationen beim Planen in eine separate App wechseln. Heute klicken sie einfach auf das Profil einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiters in Rippling und sehen alle nötigen Informationen. Auch Urlaubsanträge liefen früher in einem eigenen System: Wurde einer Stundenkraft Urlaub genehmigt, musste die Führungskraft das händisch im Scheduling-Tool vermerken. Das war fehleranfällig und aufwendig.

Wie Barry's mit Rippling weiterwachsen will

Barry's ist im Oktober 2024 mit Rippling live gegangen, und laut Vanessa steht das Team dabei erst am Anfang. Mit mehr als acht geplanten Studio-Eröffnungen für 2025 zeigte sich schon früh: Die starke Unterstützung bei der Implementierung und die technische Möglichkeit, individuelle Anforderungen wie besondere Gehaltsregelungen abzubilden, machen Rippling zu einem Partner, der mit den ambitionierten Wachstumszielen von Barry's mitwachsen kann.

Einige der wichtigsten Wege, wie Barry's mit Rippling weiterwachsen will:

• Neue Studios eröffnen: "Eines unserer größten Ziele für 2025 ist es, mehr US-Standorte zu eröffnen", sagt Vanessa. "Jetzt haben wir ein System, das darauf vorbereitet ist."

• Internationales Wachstum im Blick: Barry's ist derzeit in 15 Ländern aktiv und plant weiteres internationales Wachstum gemeinsam mit einem neuen strategischen Investitionspartner. Aktuell nutzt das Unternehmen Rippling nur für seine US-Standorte, das könnte sich aber ändern. "Wir wollten außerdem etwas, das künftig unsere internationale Expansion unterstützen kann", sagt Vanessa. "Rippling bringt die nötige Flexibilität dafür mit."

• Mehr Rippling-Module nutzen: Barry's ist mit den Kernprodukten Payroll, Zeiterfassung, Scheduling und Benefits-Verwaltung gestartet und freut sich, 2025 weitere Funktionen zu nutzen. "Wir stehen erst in Phase eins", sagt Vanessa. "Ab diesem Quartal wollen wir uns intensiv mit Performance Management, Headcount- und Vergütungsplanung, Goals und den erweiterten Umfragen beschäftigen."

• Compliance weiter vereinfachen: Mit dem Wachstum wächst auch die Komplexität, vor allem über mehrere Bundesstaaten und Regionen hinweg. Barry's hat bei der Verwaltung von PTO-Richtlinien und beim Offboarding bereits große Verbesserungen erzielt. "Für unsere Compliance war das enorm wichtig", sagt Vanessa. "Wir können neue Hinweise zu bundesstaatlichen Ergänzungen oder Handbücher mit einem Klick veröffentlichen, und Hunderte Mitarbeitende können noch am selben Tag direkt in Rippling unterschreiben."

Mit Blick auf die Zukunft sieht Vanessa Rippling als entscheidenden Baustein für die nächste Wachstumsphase von Barry's, ohne dass dabei zusätzlicher Verwaltungsaufwand für das People & Culture Team entsteht.

"Wir haben noch viel vor, aber bisher lieben alle im P&C-Team (People & Culture) Rippling", sagt sie. "Wenn ich mit ihnen spreche, äußert sich einfach jeder sehr positiv darüber."