Comment créer des lettres d'offre pour les employés au Canada

Lorsque vous embauchez un salarié au Canada, l'une des premières choses que vous devrez faire est de lui envoyer une lettre d'offre d'emploi (appelée au Canada "contrat de travail").

Il est crucial de soigner le contrat de travail : non seulement cela détaillera l'offre d'emploi et les conditions d'emploi claires pour le potentiel employé, mais cela vous aidera à rester conforme aux lois du travail au Canada, afin d'éviter des complications légales coûteuses et des pénalités.

Voici tout ce que vous devez envoyer pour une lettre d'offre légale pour embaucher un employé à plein temps au Canada.

Liste des obligations pour une lettre d'offre d'emploi au Canada

• Le poste (titre de l'emploi), la description du travail, la date de début, et la période d'essai. Vous devriez expliquer que leur adéquation pour les tâches de leur travail sera évaluée pendant leur période d'essai. Au Canada, les périodes d'essai durent typiquement de trois à six mois.

• Les heures de travail. Décrivez les heures de travail attendues et toutes les politiques d'heures supplémentaires auxquelles l'employé sera soumis. Bien qu'un employé à plein temps typique au Canada travaille 40 heures par semaine, sous les lois du travail du Canada, le nombre maximum d'heures qu'un employé peut travailler par semaine est communément de 48 heures. Cependant, cela peut varier selon la province ou le territoire, car chacun a sa propre législation sur les normes d'emploi. Pour en savoir plus sur les heures de travail et les heures supplémentaires, lisez notre guide pour embaucher au Canada.

• La rémunération et les avantages sociaux

  • La rémunération. Indiquez le salaire de l'employé ou la rémunération horaire en CAD, ainsi que toute autre compensation qu'il peut recevoir (par exemple, commission, bonus, etc.).

  • La participation. Si applicable, spécifiez toute compensation en actions qu'il recevra. Les types les plus courants de compensation en actions pour les employés au Canada sont les options d'achat d'actions, les unités d'actions restreintes (RSU) et les plans d'achat d'actions.

  • Les vacances. Le contrat de travail doit contenir des détails sur la politique de votre entreprise en matière de congés annuels, en particulier si vous offrez plus de congés que le nombre de jours fériés requis par la loi dans la province ou le territoire en question. Pour en savoir plus sur les congés et les jours fériés au Canada, lisez notre guide de l'embauche au Canada

• Les avantages sociaux. Les avantages sociaux peuvent être décrits dans la lettre d'offre, mais assurez-vous de les aborder en termes généraux afin que s'ils changent à l'avenir, une modification de la lettre d'offre ne soit pas nécessaire. Au Canada, les avantages sociaux suivants sont obligatoires pour les employés à plein temps (même si les trois premiers ne sont généralement pas énumérés dans une lettre d'offre) :

  • Une contribution à l'assurance-emploi (et régime québécois d'assurance parentale (pour les employés du QC))

  • Une assurance contre les accidents du travail (seulement requise dans certaines industries)

  • Des contributions au régime de pensions du Canada (ou contributions au régime de rentes du Québec)

  • Des droits de vacances

  • Des jours fériés statutaires

  • Des droits aux congés de maladie (non requis dans toutes les provinces)

• La politique de licenciement. Expliquez clairement les termes du licenciement, y compris le préavis qui sera fourni, et toute condition qui peut conduire à un licenciement. Notez que l'emploi de gré à gré n'existe pas. La période de préavis requise par la loi peut varier selon la province ou le territoire. Par exemple : en Ontario et au Québec, les employés qui ont travaillé pour un employeur pendant trois mois ou plus doivent recevoir un préavis de licenciement ou une indemnité en lieu et place de préavis.

• La confidentialité et la non-divulgation. Incluez dans l'offre d'emploi une clause détaillant les responsabilités de l'employé concernant la confidentialité et la non-divulgation des informations de l'entreprise. Les accords de non-divulgation (NDA) sont considérés comme ayant force obligatoire au Canada, mais ils doivent remplir certaines conditions. Ils doivent :

  • Être en termes clairs et sans ambiguïté

  • Avoir une portée et une durée raisonnables

  • Ne pas créer de contrainte au commerce (c'est-à-dire, ils ne doivent pas empêcher l'employé de mener des activités commerciales à l'avenir)

• D'autres détails clés. Si il y a d'autres détails clés pertinents pour les politiques et procédures de votre entreprise, incluez-les dans la promesse d'embauche.

  • Si l'offre est soumise à certaines conditions, comme des résultats satisfaisants d'une vérification des antécédents professionnels habituelle, la signature des documents de politiques de l'entreprise, une preuve de leur éligibilité à travailler légalement au Canada, alors listez-les.

  • Demandez à l'employé de signer et retourner la promesse d'embauche pour confirmer leur acceptation du travail avant leur date de début.

• Des informations de contact et numéro de téléphone.

• Des accords de non-concurrence et de non-sollicitation. Incluez les dispositions détaillant les responsabilités de non-concurrence et de non-sollicitation de l'employé après avoir quitté votre entreprise, mais seulement si elles sont appropriées pour votre employé, et permises dans la province ou le territoire concerné. Attention : toutes les provinces et territoires n'autorisent pas les employeurs à émettre des accords de non-concurrence à leurs employés (comme l'Ontario) et d'autres rendent difficile leur mise en application par les tribunaux (y compris l'Alberta et le Manitoba). Cependant, les non-concurrences sont applicables en Colombie-Britannique. Mais pour être applicables, elles doivent être formulées clairement et sans ambiguïté, adaptées au rôle d'un employé, et offrir une contrepartie (par exemple, un bonus pour que l'employé le signe).

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