Liste de contrôle pour les nouvelles recrues : un guide étape par étape pour l'intégration des employés en Irlande

Félicitations pour le recrutement de votre premier employé en République de Pologne ! Il est maintenant temps de se concentrer sur le processus d'intégration, qui a un impact significatif sur leur transition vers leur nouveau rôle.

Bien réaliser le processus d'intégration aide votre nouvel employé à s'intégrer en douceur dans votre entreprise, et c'est bon pour les affaires. En 2015, le coût de recrutement d'un seul travailleur était de 2500 PLN (602 $, 557 €). Ces coûts peuvent s'accumuler rapidement si vous êtes constamment en train de réembaucher. Les chiffres mondiaux montrent que des expériences d'intégration efficaces augmentent la fidélisation des employés de 69% jusqu'à trois ans, vous économisant beaucoup d'argent et de temps.

Pour vous aider à créer une expérience d'intégration de premier ordre qui servira à vos nouveaux employés tout au long du processus de plusieurs mois, consultez notre liste de contrôle complète sur l'intégration. Elle couvre tous les aspects du processus, de la gestion des formalités administratives à la conformité, en passant par la fourniture d'appareils, l'accès aux applications, la formation et la mise en œuvre d'un plan de 90 jours pour aider vos employés à réussir sur le long terme.

Avant leur premier jour

• Effectuez une vérification des antécédents professionnels. La vérification des antécédents en Irlande est un sujet frustrant pour de nombreux employeurs, principalement parce qu'il n'existe pas de directives uniformes quant à la nécessité d'en effectuer une ou non. Cela dit, ces vérifications sont légales et, pour s'assurer que le candidat est bien celui qu'il prétend être, les employeurs procèdent généralement aux vérifications suivantes :

Pour en savoir plus sur les vérifications d'antécédents professionnels en Irlande, y compris les cas dans lesquels vous pouvez demander des antécédents criminels ou des rapports d'aptitude médicale, consultez notre guide.

• Envoyez une lettre d'offre. Une lettre d'offre formelle permet à votre nouvel employé de savoir ce qu'il peut attendre de son nouveau poste et vous permet de rester en conformité avec le droit du travail irlandais. Au minimum, la lettre d'offre doit inclure : le titre du poste, la description du travail et la date d'entrée en fonction ; la rémunération et les avantages ; les heures de travail ; les vacances ; les congés de maladie ; la politique de l'entreprise en matière de licenciement ; et une clause de confidentialité (également connue sous le nom d'accord de non-divulgation). Lisez notre guide complet sur la rédaction de lettres d'offre d'emploi pour les salariés en France.

• Remplissez les documents nécessaires. Les documents à remplir dépendent entièrement de la question de savoir si la personne a déjà travaillé en Irlande ou non. Si la personne n'a jamais travaillé en Irlande, elle doit :

Si elle a précédemment travaillé en Irlande :

• Vous (l'employeur) devez demander un nouvel IPR pour le salarié. Il vous indiquera comment gérer la paie pour elle.

• Indiquez sa date d'entrée en fonction la première fois que vous soumettez un bulletin de paie pour elle.

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• Inscrivez-les à des avantages sociaux. Les plans de pension/cotisations de retraite, l'assurance contre les accidents du travail, les congés de maladie payés, les congés parentaux, les congés annuels payés et les jours fériés sont tous des avantages obligatoires en Irlande. Pour rester compétitifs, certains employeurs choisissent d'offrir des avantages supplémentaires. Pour en savoir plus, consultez notre guide des avantages sociaux en Irlande.

• Ajoutez-les à la liste de paie. Il incombe aux employeurs de s'inscrire au régime irlandais PAYE (Pay-as-You-Earn) et d'en informer les autorités fiscales dès qu'ils embauchent du personnel. Cette démarche peut être facilement effectuée via le portail MyEnquires du Revenue Online Service (ROS), mais elle doit être effectuée avant que quiconque ne reçoive un chèque de paie.

En tant qu'employeur, vous êtes tenu de déduire les éléments suivants des salaires :

• Impôt sur le revenu

• Assurance sociale liée à la rémunération (PRSI)

• Charge sociale universelle (USC)

• Impôt foncier local (LPT)

Découvrez notre guide complet pour gérer la paie des employés en Irlande.

• Commandez et configurez leurs appareils. Il est essentiel de faire une bonne première impression à votre nouvel employé, et le fait que ses appareils soient prêts à l'emploi est le meilleur moyen d'y parvenir. Quel que soit l'endroit où il travaille (au bureau ou à la maison), veillez à commander et à configurer ses appareils dès qu'il est embauché.

• Créez leurs comptes d'application. Votre nouvel employé doit sentir qu'il fait partie de l'équipe dès le début, alors assurez-vous qu'il est facile pour lui d'entrer en contact avec ses collègues et qu'il ne manque aucune communication importante dès le premier jour. Avant leur premier jour, demandez au service informatique de configurer leurs comptes d'applications, comme le courrier électronique, Zoom, Slack, Asana et Figma.

• Préparez les ressources dont ils auront besoin. Il peut s'agir, par exemple, des éléments suivants :

• Envoyez un email de bienvenue. La communication est un élément essentiel pour faire des affaires en Irlande, c'est pourquoi un e-mail de bienvenue vous permettra de partir du bon pied. Soyez aimable, mais pas trop informel, et concentrez-vous sur les éléments dont votre employé aura besoin pour réussir son premier jour, comme des informations sur la personne à contacter à son arrivée, la manière de passer la sécurité, l'endroit où il peut se garer et tout matériel supplémentaire qu'il doit avoir avec lui lorsqu'il se présente pour la première fois. Lisez notre guide sur la création d'un e-mail de bienvenue ici.

• Désignez un collègue d'intégration. Avant le premier jour de travail du nouvel employé, demandez à l'un de ses collègues, de préférence un responsable ou un membre direct de l'équipe, de jouer le rôle de mentor d'intégration. Cela aidera le nouveau venu à s'acclimater à son équipe, lui donnera un visage amical pour s'assurer qu'il se sent bien accueilli et lui donnera l'occasion de poser des questions. Veillez à désigner le mentor d'intégration bien avant le premier jour afin de lui donner la possibilité de se préparer.

• Planifiez son orientation. Avant son premier jour, planifiez l'orientation de votre nouvel employé au sein de l'entreprise. Il doit rencontrer, au minimum, son supérieur direct, son équipe et son collègue d'intégration. Une fois l'orientation programmée, envoyez par courrier électronique un programme du premier jour à votre nouvel employé et encouragez-le à poser toutes les questions qu'il pourrait avoir.

Le 1er jour

• Commencez l'orientation. Le nouvel employé doit passer une bonne partie de sa première journée à rencontrer son supérieur direct, les membres de son équipe et son collègue d'intégration. Veillez à programmer l'orientation en fin de matinée ou dans l'après-midi ; la circulation matinale en Irlande peut être cauchemardesque et vous ne voulez pas faire attendre votre nouvel employé. Pour rythmer la journée, demandez à son mentor d'intégration de le rencontrer au cours d'un déjeuner ou autour d'une pinte dans un pub local, deux lieux habituels pour les réunions en Irlande.

• Assurez-vous que leur espace de travail est configuré. Comme vous avez déjà commandé et configuré leurs appareils, cela ne devrait pas prendre beaucoup de temps. S'ils travaillent au bureau, montrez-leur où se trouve leur espace et assurez-vous qu'ils disposent de tout ce dont ils ont besoin. S'ils travaillent principalement à domicile, ayez une liste sous les yeux à laquelle vous pourrez vous référer pour vous assurer qu'ils sont entièrement équipés.

• Envoyez un email à l'équipe. Faites savoir au reste de l'entreprise que le nouvel employé commence ! Envoyez un e-mail contenant le nom, l'intitulé du poste, l'adresse e-mail et l'identifiant Slack de la personne, et encouragez l'équipe à se présenter dès qu'elle en a l'occasion. Apprenez à rédiger le parfait e-mail de "bienvenue dans l'équipe" grâce à notre guide.

• Laissez l'équipe voter sur l'activité "apprendre à se connaître". Si l'organisation d'un événement pour briser la glace est assez courante dans des pays comme les États-Unis et le Canada, ce n'est pas le cas partout en Irlande. Il est préférable de laisser les membres de l'équipe voter pour décider s'ils souhaitent faire quelque chose de spécial ou non. Dans tous les cas, une réunion plus décontractée, comme une visite au pub local après le travail, pourrait être une meilleure alternative.

• Faites visiter le bureau. Une visite du bureau est toujours utile, même si votre nouvel employé ne sera présent qu'occasionnellement sur le lieu de travail. C'est une excellente occasion pour lui de se montrer, de rencontrer d'autres collègues avec lesquels il n'aurait peut-être pas eu l'occasion de travailler et de découvrir les équipements et les installations.

• Fournissez-leur une liste de contacts. Envoyez à votre nouvel employé une liste de noms, de fonctions, de numéros de téléphone, d'adresses électroniques et d'adresses Slack afin qu'il sache comment joindre les collègues avec lesquels il sera régulièrement en contact et qu'il puisse trouver la bonne personne pour répondre à des questions spécifiques.

Pendant leurs premiers 90 jours

• Planifiez des sessions de formation spécifiques à l'organisation et au rôle de l'employé. Au cours des 30 premiers jours, votre nouvel employé a deux objectifs : découvrir son nouveau lieu de travail et les spécificités de son rôle. Il est préférable de commencer par lui présenter les objectifs, la raison d'être et les valeurs de l'entreprise. Ensuite, passez à la formation sur son poste spécifique. Déterminez la formation dont il aura besoin pour renforcer son expérience antérieure et aidez-le à acquérir les compétences et les informations dont il aura besoin pour réussir.

• Confiez-leur du travail et aidez-les à se fixer des objectifs. En fixant des objectifs clairs, vous vous assurez que votre nouvel employé sait exactement ce que vous attendez de lui. Une bonne façon de fixer des objectifs au début est d'utiliser un cadre comme les objectifs SMART, des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps. Lorsque vous commencerez à lui confier des tâches à accomplir par lui-même, vous lui fournirez des objectifs clairs à atteindre pour qu'il sache qu'il avance dans la bonne direction.

• Exposition interfonctionnelle. Donnez au nouvel employé l'occasion d'interagir avec des équipes ou des services autres que le sien. Cette exposition peut favoriser une meilleure compréhension de l'organisation et promouvoir la collaboration.

• Planifiez des contrôles réguliers pour les aider à rester sur la bonne voie. Des réunions régulières sont essentielles, en particulier au cours des 90 premiers jours de votre nouvel employé. C'est un excellent moyen de répondre aux questions de l'intéressé, de noter ce qu'il fait de bien et de travailler sur ce qui peut être amélioré. Mieux encore, votre nouvel employé n'aura pas à se demander si vous êtes satisfait de ses performances au cours des premiers mois. Commencez par faire le point au bout de 30, 60 et 90 jours, mais restez flexible au cas où il souhaiterait des réunions plus fréquentes.

• Développement professionnel. Discutez de l'approche de l'organisation en matière de développement professionnel et d'opportunités de croissance. Encouragez le nouvel employé à se fixer des objectifs de développement personnel et à explorer les possibilités de formation, d'ateliers ou de cours.

• Demandez-leur leur avis sur la manière dont vous pouvez améliorer l'expérience d'intégration. Les commentaires d'un employé à votre égard sont tout aussi précieux que les vôtres le sont pour lui. Prenez le temps de vous renseigner sur l'expérience de votre nouvel employé au cours du processus d'intégration afin de comprendre comment vous pouvez l'améliorer à l'avenir.

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