Liste de contrôle pour les nouvelles recrues : un guide étape par étape pour l'intégration des employés au Canada

Excellente nouvelle, vous avez embauché votre premier employé au Canada ! La prochaine étape est le processus d'intégration, qui peut faire la différence entre une transition en douceur et un début difficile dans ses nouvelles fonctions.

Si vous réussissez le processus d'accueil, vous donnerez à votre nouvel employé les moyens de s'épanouir : 69 % des travailleurs canadiens sont plus susceptibles de rester chez leur employeur s'ils bénéficient d'une expérience d'accueil solide et attrayante. Mais si vous vous trompez, vous risquez plus qu'un employé désengagé : vous pourriez encourir des centaines de milliers de dollars d'amende pour non-respect du droit du travail canadien.

Une expérience d'intégration de premier ordre comporte de nombreux éléments mobiles, et cela prend plus de temps que le premier jour (ou la première semaine, voire le premier mois) de votre nouvel employé. Mais notre liste de contrôle couvre tout ce que vous devez savoir, des formalités administratives à la conformité, en passant par les appareils, l'accès aux applications, la formation et un plan de 90 jours pour garantir la réussite de vos nouveaux employés bien au-delà de leur premier jour.

Avant leur premier jour

• Effectuez une vérification des antécédents professionnels. La vérification des antécédents est légale au Canada, à condition d'obtenir au préalable le consentement éclairé des candidats à l'emploi et de recueillir le minimum de données nécessaires pour s'assurer que l'employé potentiel correspondra bien à son poste. Pour en savoir plus, lisez notre guide complet sur la vérification des antécédents professionnels au Canada.

• Envoyez une lettre d'offre. Une lettre d'offre, appelée contrat de travail au Canada, est un contrat légal entre un nouvel employé et son employeur. Veillez à ce qu'elle contienne les informations nécessaires pour être conforme au droit du travail canadien : informations sur l'employé (y compris son poste et ses coordonnées), ses heures de travail, sa rémunération et ses avantages sociaux, votre politique en matière de licenciement et tout autre détail pertinent pour votre entreprise. Une lettre d'offre doit être signée avant que l'employé ne commence son premier jour de travail. Lisez notre guide complet sur la rédaction de lettres d'offre pour les employés au Canada.

• Effectuez les démarches administratives nécessaires. Outre le contrat de travail, les formulaires courants comprennent les documents fiscaux, les accords juridiques et les accords de non-divulgation. En fonction de votre logiciel d'intégration, la mise en place de ces documents peut nécessiter plusieurs chaînes d'e-mails avec les parties prenantes et les signataires de toute l'organisation.

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• Inscrivez-les à des avantages sociaux. La retraite, l'assurance-emploi et les congés sont des prestations obligatoires au Canada, dont les montants varient selon les États et les territoires (voir notre guide des avantages sociaux au Canada).

• Ajoutez-les à la liste de paie. Vous devez payer les employés basés au Canada en dollars canadiens (CAD), sauf si vous avez obtenu leur autorisation écrite de les payer dans une autre devise. En vertu de la loi canadienne, vous devez également demander des formulaires de crédit d'impôt pour vous assurer que vous calculez correctement les retenues salariales de chaque employé à temps plein. Consultez notre guide complet sur la gestion de la paie des employés au Canada.

• Commandez et configurez leurs appareils. Que votre nouvel employé travaille sur site ou à distance, il a besoin des bons outils pour son travail. Avant son premier jour de travail, commandez et configurez les appareils dont il a besoin pour qu'il soit opérationnel dès son arrivée.

• Configurez leurs comptes d'applications. Y a-t-il quelque chose de plus frustrant que d'essayer de commencer à travailler et de se rendre compte que l'on a toujours besoin d'accéder à son adresse électronique… et à Slack… et à Zoom… et à Figma… etc. Aidez vos nouveaux employés en configurant leurs comptes d'applications avant leur premier jour, afin que tout soit prêt pour une connexion facile (et rapide) lorsqu'ils atteindront leur date d'entrée en fonction.

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• Préparez les ressources dont ils auront besoin. Il peut s'agir des éléments suivants :

  • Leur propre exemplaire de votre liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants

  • Un manuel de l'employé et des copies de toutes autres politiques de l'entreprise qu'ils doivent connaître

  • La déclaration de mission de votre entreprise et un résumé de votre culture et de vos valeurs d'entreprise

  • Un annuaire d'équipe

  • Un aperçu de leur premier jour

  • La description de leur poste et les priorités principales

  • Toutes autres ressources spécifiques à leur rôle dont ils pourraient avoir besoin

• Planifiez son orientation (et un événement pour faire connaissance avec l'équipe !). Planifiez les activités d'orientation de votre nouvel employé, des rencontres individuelles avec son supérieur, des réunions avec son équipe ou même des activités pour faire connaissance lors de son premier jour de travail. Envoyez les invitations dès maintenant, afin que tous ceux qui doivent y assister puissent bloquer leur emploi du temps.

• Assignez-lui un collègue d'intégration ou un mentor. L'intégration se déroulera plus facilement si votre nouvel employé a une personne de référence qui peut le guider tout au long du processus, répondre à ses questions et faire les présentations. Désignez cette personne avant le premier jour afin qu'elle ait le temps de se préparer à accueillir un nouveau visage dans l'équipe.

• Envoyez un e-mail de bienvenue. À l'approche du premier jour de travail de votre nouvel employé, créez un e-mail de bienvenue contenant tous les détails sur ce qui l'attend le premier jour. Il peut s'agir d'un programme pour le premier jour, de notes sur le code vestimentaire de votre bureau, d'une foire aux questions sur le premier jour, tout ce dont il peut avoir besoin pour se sentir à l'aise et enthousiaste à l'idée de commencer son nouveau travail.

Le 1er jour

• Assurez-vous que son espace de travail est aménagé. Si votre nouvel employé travaille en personne, assurez-vous que son bureau ou son espace de travail est prêt pour son premier jour avec ses appareils et peut-être quelques décorations amusantes pour lui souhaiter la bienvenue dans l'équipe. Un environnement de travail accueillant crée une excellente première impression en aidant votre nouvel employé à se sentir apprécié dès le départ.

• Envoyez un e-mail de "bienvenue dans l'équipe". Au début de la première journée, c'est le moment idéal pour envoyer un e-mail au reste de l'entreprise afin de l'encourager à saluer son nouveau collègue. Apprenez à rédiger le parfait e-mail de "bienvenue dans l'équipe" à l'aide de notre guide.

• Donnez-lui un programme ou un plan pour l'aider à démarrer. Si l'e-mail de bienvenue ne contenait pas d'agenda ou de plan pour les premiers jours, préparez-les pour votre nouvel employé lorsqu'il arrivera le jour de son entrée en fonction. Il se sentira beaucoup plus en confiance s'il sait exactement à quoi s'attendre le premier jour et les jours suivants.

• Planifiez une rencontre individuelle avec son gestionnaire. L'une des premières choses qu'un nouvel employé devrait faire le premier jour est d'avoir un entretien individuel avec son superviseur ou son gestionnaire. Cela lui donne l'occasion d'être accueilli comme il se doit et d'obtenir des réponses à toutes les questions immédiates qu'il peut se poser alors qu'il s'apprête à prendre ses nouvelles fonctions.

• Planifiez un entretien individuel avec son collègue d'intégration ou son mentor. L'étape suivante est une rencontre individuelle avec la personne qui guidera votre nouvel employé tout au long de l'expérience d'intégration. Prévoyez du temps pour que votre nouvel employé puisse la rencontrer et faire connaissance.

• Organisez un événement pour faire connaissance avec son équipe ou ses pairs les plus proches. Si vous en avez le temps le premier jour, organisez une rencontre avec le plus grand nombre possible de personnes avec lesquelles le nouvel employé travaillera en étroite collaboration. Il peut s'agir d'un événement décontracté ; un déjeuner d'équipe est une excellente option.

• Faites visiter le bureau. Si votre nouvel employé travaillera sur le site, assurez-vous de lui faire visiter le bureau dès son premier jour. N'oubliez pas les informations importantes en matière de sécurité, comme l'emplacement des toilettes, des salles de pause et des extincteurs.

• Fournissez-lui une liste de contacts. Enfin, fournissez à votre nouvel employé une liste de personnes de l'équipe qu'il peut contacter pour obtenir de l'aide pendant qu'il apprend les ficelles du métier. C'est également une bonne idée de noter le service, le rôle et les coordonnées de chaque membre de l'équipe (numéro de téléphone, courriel, poignée Slack et tout ce qui est pertinent dans votre entreprise), afin que le nouvel employé puisse trouver la bonne personne pour répondre à des questions spécifiques.

Pendant leurs premiers 90 jours

• Planifiez une formation organisationnelle et une formation spécifique à la fonction. Gardez à l'esprit que l'objectif de votre nouvel employé au cours des premiers mois doit être d'apprendre à connaître sa nouvelle entreprise et son rôle au sein de celle-ci. Commencez par une formation organisationnelle, au cours de laquelle ils seront chargés d'apprendre à connaître l'entreprise, ses objectifs, son but et ses valeurs. Ensuite, passez lentement à une formation spécifique à la fonction qui l'aidera à acquérir des compétences et des informations spécifiques dont il aura besoin pour réussir dans son poste.

• Attribuez-lui du travail et aidez-le à se fixer des objectifs. Un nouvel employé ne peut faire et apprendre qu'une quantité limitée de choses - attendez-vous à ce qu'il y ait une courbe d'apprentissage et veillez à ne pas le surcharger de travail au cours des premiers mois. Une excellente façon de fixer des objectifs au début est d'utiliser un cadre comme les objectifs SMART, des objectifs spécifiques, mesurables, atteignables, réalistes et limités dans le temps. Cela permet de donner à votre nouvel employé des objectifs clairs à atteindre afin qu'il ne soit pas pris au piège de ne pas savoir exactement ce qu'il doit faire au cours de ses premières semaines et de ses premiers mois dans son poste.

• Prévoyez des contrôles réguliers et des séances de mentorat pour l'aider à rester sur la bonne voie. Prévoyez du temps avec votre nouvel employé pour discuter des progrès accomplis dans la réalisation de ses objectifs et répondre à toute nouvelle question qu'il pourrait avoir. Une vérification après 30 jours, 60 jours et 90 jours est un bon point de départ, mais restez flexible au cas où il souhaiterait des réunions plus fréquentes.

• Offrez un retour d'information régulier au fur et à mesure qu'il s'installe. Ne laissez pas vos nouveaux employés s'interroger sur leurs performances au cours des premiers mois. Donnez-lui régulièrement des informations pour qu'il sache quand il est sur la bonne voie et quand il doit se réorienter pour mieux atteindre ses objectifs.

• Demandez-leur leur avis sur la manière dont vous pouvez améliorer l'expérience d'accueil. Enfin, n'oubliez pas que le retour d'information va dans les deux sens. Demandez à tous les nouveaux employés de vous faire part de leurs commentaires sur leur expérience d'intégration et sur la manière dont elle peut être améliorée pour les futurs employés.

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Si vous souhaitez embaucher des employés, des sous-traitants ou des travailleurs à distance au Canada, vous avez besoin de plus qu'une simple liste de contrôle pour les nouvelles embauches : vous avez besoin de Rippling.

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Et avec Rippling, l'intégration des nouveaux employés est un jeu d'enfant. Effectuez et vérifiez les vérifications d'antécédents, rédigez et envoyez des lettres d'offre, envoyez, signez et stockez des documents numériques, et localisez les documents d'intégration dans le pays d'origine de votre nouveau collaborateur, le tout à partir d'un seul emplacement centralisé.