Comment créer des lettres d'offre pour les employés en Irlande

Une offre d'emploi est une étape cruciale lorsque vous essayez d'embaucher un employé en Irlande. Non seulement cela vous donne l'opportunité de préciser les spécificités du poste et de commencer le processus de négociation du salaire et des avantages sociaux avec le candidat, mais cela vous protège également des difficultés légales auxquelles vous pourriez faire face en ne restant pas conforme avec le droit du travail irlandais.

Voici tout ce que vous devez intégrer dans une lettre d'offre légalement conforme afin d'embaucher un employé à temps plein en république d'Irlande.

Liste des obligations pour une lettre d'offre en Irlande

• Le poste (titre du poste), la description du travail, la date de début et la période d'essai. Informez la nouvelle recrue qu'elle sera soumise à une période d'essai initiale pour s'assurer qu'elle convient au poste et indiquez combien de temps cela va durer. Selon la loi irlandaise, six mois est la durée maximale de probation au travail.

• Le lieu. Précisez si l'employé effectuera ses tâches depuis chez lui, au bureau ou un mélange des deux. Si l'employé doit se déplacer, fournissez l'adresse. Cela garantira qu'il sait où se rendre le premier jour.

• Les avantages sociaux liés à la santé et compensation.

  • Le salaire. En plus du montant du salaire annuel de l'employé, indiquez la période de référence de paiement, s'ils sera payé à la semaine, toutes les deux semaines ou mensuellement, et comment il peut s'attendre à recevoir les fonds (chèque ou dépôt direct).

  • Le régime de retraite. Informez la nouvelle recrue des régimes de retraite que votre entreprise offre, y compris si le plan a été mis en place par l'organisation elle-même ou via un contrat avec un fournisseur PRSA, avec qui ils doivent contracter pour mettre en place leur régime, et combien de temps elle a pour s'inscrire après sa date de début initiale.

  • Les avantages sociaux. Bien que des informations spécifiques sur les avantages sociaux pour les employés ne sont pas attendues jusqu'au contrat de travail, c'est une bonne idée d'aborder les avantages que votre entreprise fournit en termes généraux dans la lettre d'offre d'emploi initiale. En république d'Irlande, les avantages sociaux suivants sont prévus pour les employés à temps plein :

• Les congés annuels. Indiquez clairement la quantité de congés que l'employé peut attendre chaque année, surtout si votre entreprise offre plus que l'entitlement statutaire légalement requis de quatre semaines de congés payés annuels. Incluez la politique de votre organisation pour demander du temps libre au travail et laissez l'employé savoir combien de temps à l'avance il devrait être prêt à donner.

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• Les heures de travail. Précisez à l'employé ses heures de travail attendues ainsi que les politiques de l'entreprise concernant les heures supplémentaires. Selon la législation irlandaise sur le travail, la semaine de travail moyenne est de 48 heures. Ce nombre peut sensiblement varier d'une semaine à l'autre, mais pour être conforme au code juridique irlandais, lorsque l'employé calcule combien d'heures il a travaillé chaque semaine sur une période de référence définie, la moyenne doit être de 48 heures. De plus, tous les travailleurs ont droit à un salaire supplémentaire s'ils travaillent le dimanche. Pour en savoir plus sur les heures de travail et les heures supplémentaires, lisez notre guide sur l'embauche en Irlande.

• Les congés maladie. La loi irlandaise sur l'emploi a récemment changé concernant les congés maladie payés par l'employeur. Depuis le 1er janvier 2023, tous les travailleurs ont droit à 3 jours de congé maladie payés par an, conformément à la loi sur les congés maladie. Ce nombre passera à 5 jours en janvier 2024, puis à 7 jours en janvier 2025, jusqu'à atteindre 10 jours à partir de janvier 2026. Si vous proposez plus de jours que le minimum légal, indiquez votre politique de congés maladie dans la lettre d'offre. Assurez-vous également de mettre à jour tous vos modèles d'offres afin d'être en adéquation avec les nouvelles lois.

• La confidentialité. Incluez les clauses de confidentialité et de non-divulgation de votre entreprise dans l'offre.

• Les politiques de rupture du contrat de travail. Expliquez clairement les politiques de votre entreprise concernant le licenciement, y compris les raisons pour lesquelles les employés peuvent être licenciés et le préavis auquel ils peuvent s'attendre. Vous devez également indiquer où ils peuvent trouver les procédures écrites de griefs et de discipline de votre organisation, comme l'exige le comité des relations de travail.

• Les conditions préalables. Si l'offre d'emploi nécessite que l'employé remplisse certaines conditions, cela doit être indiqué dans l'offre dans une section intitulée « conditions préalables ». Soyez clair sur ce que sont exactement ces conditions. Les exemples courants sont par exemple les preuves d'expérience appropriées, l'inscription auprès d'organisations professionnelles pertinentes, la vérification de l'historique d'emploi par la Garda, ou fournir un certificat médical. Spécifiez également ce qui se passera si l'employé ne remplit pas ces exigences.

• Les informations de contact. Fournissez des coordonnées pour que la nouvelle recrue puisse vous contacter en cas de questions ou si elle a besoin d'assistance supplémentaire pendant le processus d'intégration.

• L'emploi parallèle. La législation irlandaise sur l'emploi protège désormais les travailleurs qui occupent deux emplois ou plus simultanément contre toute action de la part de leurs employeurs. Cependant, il existe quelques exceptions à cette règle. Vous pouvez exiger que les membres de votre personnel travaillent exclusivement pour votre entreprise dans le cas ou leur second emploi pourrait :

  • Porter atteinte à leur santé ou présenter un risque pour leur sécurité

  • Entraîner un conflit d'intérêts avec votre entreprise

  • Violer les termes de la clause de confidentialité

  • Nuire à leur productivité

  • Affecter votre conformité et/ou la leur avec les obligations légales applicables

Si vous vous opposez à ce qu'ils aient un emploi secondaire, vous devez clairement l'indiquer dans la lettre d'offre et expliquer pourquoi.

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