Le guide facile des vérifications des antécédents des employés au Canada

Lors de l'embauche d'employés au Canada, la vérification des antécédents est une étape cruciale. Non seulement une vérification des antécédents confirme les qualifications de votre nouvelle recrue, mais elle peut également aider à éliminer les risques d'une éventuelle menace pour votre entreprise.

Mais pour les entreprises internationales qui embauchent des employés au Canada, naviguer dans le processus de vérification des antécédents peut être intimidant. Vous devez savoir ce qui est autorisé en vertu des règles et lois canadiennes, mais aussi comment vous êtes obligé de gérer et de stocker les données sensibles de vos employés, et plus encore.

Si vous cherchez un guide pour effectuer des vérifications d'antécédents complètes des employés et conformes aux lois du Canada, vous êtes au bon endroit, continuez à lire pour en savoir plus.

Table des matières

• Êtes-vous légalement obligé d'effectuer des vérifications d'antécédents sur les employés canadiens ?

• Est-il légal d'effectuer des vérifications d'antécédents sur les prestataires canadiens ?

• Quels types de vérifications d'antécédents les entreprises effectuent-elles couramment sur les employés et prestataires canadiens ?

• Quelles vérifications d'antécédents sont illégales au Canada ?

• Quand devez-vous effectuer des vérifications d'antécédents des employés canadiens ?

• La manière la plus simple d'effectuer une vérification d'antécédents sur un employé ou prestataire canadien

• Les erreurs de vérification d'antécédents à éviter au Canada

• Questions fréquentes sur les vérifications d'antécédents au Canada

Êtes-vous légalement obligé d'effectuer des vérifications d'antécédents sur les employés canadiens ?

Il n'est pas obligatoire d'effectuer des vérifications d'antécédents pour les employés au Canada, mais la plupart des employeurs canadiens le font.

Les employeurs ont le droit de demander des informations pertinentes pour le poste à un candidat à un emploi. Ils peuvent également procéder à la vérification du casier judiciaire, la vérification des diplômes, ainsi que l'historique d'emploi.

Il est essentiel pour les employeurs d'obtenir le consentement éclairé des candidats avant de conduire des vérifications d'antécédents. Il est de la responsabilité de l'employeur de protéger les informations personnelles du candidat et de maintenir leur confidentialité, et d'utiliser les informations recueillies uniquement à des fins légitimes.

Est-il légal d'effectuer des vérifications d'antécédents sur les prestataires canadiens ?

Si vous avez le consentement du prestataire, oui, il est légal d'effectuer des vérifications d'antécédents sur les prestataires au Canada.

• Casier judiciaire. Les vérifications du casier judiciaire national sont effectuées par la Gendarmerie royale du Canada (GRC). Les vérifications du casier judiciaire provincial et territorial sont réalisées par des recherches dans les tribunaux locaux.

• Antécédents professionnels. Vous pouvez contacter les services des ressources humaines ou de la paie des employeurs précédents d'un nouvel employé pour vérifier ses dates d'emploi, son salaire et la raison de son départ.

• Vérification des références. Vous pouvez contacter toutes les références fournies par un nouvel employé.

• Autorisation de travail. Vous pouvez demander la preuve que le nouvel employé est légalement autorisé à travailler au Canada. Il peut s'agir d'une preuve de citoyenneté ou d'un visa de travail.

• Historique de l'éducation. Les employeurs peuvent contacter les lycées, les collèges, les universités et d'autres établissements d'enseignement pour demander la date d'obtention du diplôme, des informations sur le programme d'études, le titre ou le diplôme obtenu et la moyenne générale (GPA).

• Rapports de situation. Les vérifications de crédit ne sont pas un type commun de vérification des antécédents des employés, mais elles sont autorisées pour vérifier l'identité et l'arrière-plan d'une nouvelle recrue.

• Profils sur les réseaux sociaux. Les employeurs peuvent examiner toute information publique sur les réseaux sociaux postée par une nouvelle recrue. Ils peuvent demander d'accéder aux profils privés, mais les candidats ne sont pas tenus de se conformer.

• Dossiers de conduite. Si un emploi nécessite de conduire, les employeurs peuvent accéder aux records de conduite via un bureau de permis de conduire pour vérifier que le permis du candidat est valide et qu'il n'y a pas de réclamations contre lui.

• Dossiers médicaux. Les employeurs ne peuvent pas discriminer ou refuser un emploi à quiconque au Canada sur la base d'informations médicales. Cependant, si une nouvelle recrue demande des ajustements ou des aménagements basés sur un handicap ou une condition médicale, son employeur peut demander qu'ils fournissent une note de docteur.

Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux au Canada ?

• Questions sur l'ethnicité, le sexe ou l’âge. Les vérifications préalables à l'embauche ne peuvent pas porter sur ces caractéristiques protégées.

• Vous pouvez effectuer une vérification de casier judiciaire, mais il vous est légalement interdit de discriminer des candidats sur la base d'une infraction mineure (comme l'assemblée illégale ou l'intrusion).

• Sauf si une nouvelle recrue demande des aménagements basés sur un handicap, il est déconseillé de demander une vérification de ses antécédents médicaux. En effet, au Canada, il est illégal de refuser un emploi à une personne en raison de ses antécédents médicaux.

La façon la plus simple de vérifier les antécédents d'un employé ou d'un prestataire canadien

Il existe plusieurs entreprises différentes qui peuvent effectuer des vérifications des antécédents sur les employés au Canada, incluant Rippling, TritonCanada, Hireright et BackCheck. La plus simple de toutes est Rippling, car les vérifications des antécédents sont directement intégrées dans le processus d'intégration.

Il suffit d'entrer les informations de base sur l'embauche comme le salaire et la date de début, et Rippling enverra la lettre d'offre et les documents pour le nouvel employé, et exécutera automatiquement une vérification des antécédents conforme à la loi et vérifiera les résultats électroniquement. Voir Rippling aujourd'hui.

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Erreurs à éviter lors des vérifications des antécédents au Canada

• Supposer que les vérifications des antécédents au Canada sont les mêmes qu'aux États-Unis. Le Canada et les États-Unis sont voisins, mais le processus de vérification des antécédents est très différent. Le Canada oblige les employeurs à collecter la quantité minimale de données nécessaire pour les vérifications des antécédents, tandis que les États-Unis ont un ensemble standard de données que la plupart des employeurs collectent, indépendamment de la nécessité pour l'industrie ou le rôle.

• Collecter trop de données. À cet égard, il est absolument essentiel que les employeurs prennent connaissance des lois canadiennes sur la protection de la vie privée et de l'importance qu'elles accordent à la collecte d'un minimum de données. Cela signifie qu'il ne faut recueillir que les données qui sont absolument nécessaires pour le rôle du nouvel employé.

• Ne pas obtenir le consentement de l'employé. Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée exigent également que les employeurs obtiennent un formulaire de consentement de la part des candidats avant d'entamer le processus. Les entreprises doivent également être franches avec les candidats quant aux données utilisées pour vérifier leurs antécédents, aux personnes avec lesquelles leurs informations personnelles sont partagées et aux raisons de ce partage.

• Ne pas obtenir la bonne identification. Pour certains types de vérifications d'antécédents, comme la vérification du casier judiciaire par le Centre d'information de la police canadienne (CIPC), le candidat doit signer un formulaire de consentement spécial et fournir deux pièces d'identité. Cela permet de s'assurer que les informations renvoyées lors de la vérification des antécédents concernent la bonne personne.

• Obtenir le numéro d'assurance sociale (NAS) du candidat. Si la collecte d'un numéro de sécurité sociale pour une vérification des antécédents professionnels est une pratique courante aux États-Unis, la collecte du NAS d'un employé n'est pas une pratique courante au Canada. Vous ne devez le recueillir que si vous avez une raison précise de le faire.

• Omettre la vérification des antécédents. En raison de toutes les règles et exigences différentes, la vérification des antécédents des employés recrutés à l'étranger peut sembler insurmontable et il peut être tentant de l'omettre complètement. Mais la vérification des antécédents est un élément important de l'intégration des employés et contribue à votre protection et à celle de votre entreprise.

Rippling rend facile la réalisation des vérifications des antécédents au Canada.

Questions fréquemment posées sur les vérifications des antécédents au Canada

Les vérifications des antécédents sont-elles légales au Canada ?

Oui, les vérifications d'antécédents sont légales au Canada, à condition qu'elles soient effectuées dans le respect des lois canadiennes sur la protection de la vie privée, de la législation sur les droits de l'homme et d'autres réglementations applicables.

Les employeurs sont autorisés à demander aux candidats des informations pertinentes pour le poste à pourvoir, y compris la vérification du casier judiciaire, de la formation et des antécédents professionnels. Toutefois, les employeurs doivent également obtenir le consentement éclairé des candidats à l'emploi avant de procéder à la vérification de leurs antécédents, protéger leurs informations personnelles et en préserver la confidentialité, et n'utiliser les informations recueillies qu'à des fins légitimes. Les employeurs doivent également s'assurer qu'ils n'exercent pas de discrimination à l'encontre des candidats à l'emploi sur la base de motifs protégés, tels que la race, le sexe, la religion ou les antécédents criminels.

Quelle langue utilisez-vous pour les vérifications des antécédents au Canada ?

Au Canada, la plupart des vérifications d'antécédents peuvent être effectuées et documentées en anglais. La seule exception notable est le Québec, où la "Charte de la langue française" protège le français en tant que langue officielle de la province et établit des règles strictes pour les employeurs, par exemple, au Québec, toutes les demandes d'emploi et les documents connexes doivent être fournis en français.

Comment les lois sur la vie privée affectent-elles les vérifications des antécédents au Canada ?

Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée sont très strictes et ont un impact important sur les vérifications d'antécédents. Les lois canadiennes sur la protection de la vie privée s'étendent même au-delà des frontières du Canada, ce qui signifie qu'elles doivent être respectées par les organisations internationales qui recrutent des employés au Canada.

La loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) est la loi sur la protection des données qui régit les organisations impliquées dans des activités commerciales et concerne les données personnelles transférées au-delà des frontières provinciales ou au niveau international. La LPRPDE exige des organisations qu'elles limitent la collecte d'informations personnelles au strict nécessaire et qu'elles protègent les données personnelles à l'aide de mesures de sécurité appropriées. Les lois provinciales sur la protection de la vie privée peuvent également avoir une incidence sur les vérifications d'antécédents si elles sont jugées "essentiellement similaires" à la LPRPDE.

Comment les lois sur les droits de la personne affectent-elles les vérifications des antécédents au Canada?

Lorsqu'ils procèdent à des vérifications d'antécédents au Canada, les employeurs doivent tenir compte des lois sur les droits de l'homme, qui interdisent la discrimination fondée sur certaines caractéristiques, y compris les condamnations pénales. La loi canadienne sur les droits de la personne s'applique aux secteurs sous réglementation fédérale et interdit la discrimination fondée sur des facteurs tels que la race, la religion, l'âge et les condamnations pénales qui ont fait l'objet d'une réhabilitation ou d'une suspension du casier.

Les lois provinciales sur les droits de l'homme protègent un grand nombre des mêmes groupes et secteurs vulnérables, mais peuvent différer en ce qui concerne la protection des condamnations pénales. Les employeurs doivent veiller à ne pas utiliser les informations relatives aux antécédents criminels pour disqualifier globalement les candidats. Ils doivent également veiller à ce que ces informations ne soient prises en compte que lorsqu'elles sont pertinentes par rapport aux exigences du poste.

Les différents secteurs au Canada nécessitent-ils différents types de vérifications des antécédents?

Différents types de vérifications des antécédents sont autorisés selon les secteurs d'activité. La règle générale au Canada est qu'un employeur ne doit effectuer que les vérifications d'antécédents nécessaires au rôle du nouvel employé, par exemple, vous ne devez effectuer une vérification du permis de conduire que si le rôle exige de conduire.

Jusqu'à quelle période remontent les vérifications des antécédents criminels?

Les vérifications des antécédents criminels au Canada peuvent remonter à l'époque où le demandeur a atteint 18 ans et est devenu un adulte légal.

Quels sont les avantages de réaliser des vérifications des antécédents au Canada?

Les vérifications des antécédents offrent de nombreux avantages pour les employeurs, notamment :

• L'amélioration de la sécurité. Les vérifications d'antécédents peuvent aider à filtrer les candidats à l'emploi qui représenteraient une menace pour l'entreprise ou ses employés.

• La protection contre l'embauche négligente. Les entreprises peuvent être tenues pour responsables de l'embauche d'employés qui, par la suite, se sont rendus coupables de fautes publiques. Les vérifications d'antécédents révèlent les fautes commises dans le passé, ce qui contribue à atténuer ce risque.

• L'amélioration de la qualité de l'embauche. Les vérifications d'antécédents permettent de filtrer les candidats présentant des divergences ou des incohérences dans leur travail ou leur formation. Elles permettent de vérifier que les candidats sont bien ceux qu'ils prétendent être et que les qualifications qu'ils ont déclarées sont exactes.

• La protection contre la fraude professionnelle. Les vérifications d'antécédents protègent la réputation de votre entreprise en aidant à éviter les demandeurs d'emploi malhonnêtes et frauduleux.

Intégrer de nouvelles recrues et réaliser des vérifications des antécédents avec Rippling

Avec le système de gestion des talents de Rippling, vous pouvez intégrer de manière transparente de nouvelles recrues et les préparer au succès. Il suffit de saisir les informations de base sur l'embauche comme le salaire et la date de début, et Rippling fait le reste, y compris la réalisation d'une vérification des antécédents conforme à la loi, et la vérification électronique des résultats.

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Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce matériel a été préparé à des fins informatives uniquement, et ne doit pas être utilisé pour obtenir des conseils fiscaux, légaux ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.