Liste de contrôle pour les nouvelles recrues : un guide étape par étape pour l'intégration des employés aux Pays-Bas

Après une longue série d'entretiens, vous avez trouvé le salarié néerlandais parfait pour votre entreprise aux Pays-Bas. Avec toute cette excitation, il est temps de se concentrer sur le processus d'intégration !

Un processus d'intégration fluide, bien au-delà du premier jour du salarié, peut augmenter leur taux de fidélisation de 25% et améliorer leur productivité de 11%. L'affectation de ressources à l'amélioration de votre processus d'intégration peut également vous permettre d'économiser de l'argent à long terme, car il est plus rentable de conserver les employés que d'en embaucher de nouveaux. En effet, le remplacement d'un employé à temps plein qui démissionne peut coûter jusqu'à 1,5 fois son salaire annuel.

De la complétion des papiers nécessaires et la préparation du contrat de travail au respect des permis de travail, et aux matériels et avantages, il y a beaucoup à suivre pendant les premiers 90 jours. Notre liste de contrôle pour l'intégration vous aidera à vous préparer pour leur date de début et à leur offrir une expérience positive qui se prolongera bien au-delà de leur premier jour.

Avant leur premier jour

• Faites une vérification des antécédents du candidat. Faire une vérification des antécédents pour vérifier l'historique d'emploi est généralement la norme aux Pays-Bas. Mais assurez-vous de respecter le RGPD pour protéger les données personnelles de votre nouveau salarié, et obtenez leur consentement avant de recueillir toute information. Apprenez-en plus grâce à notre guide sur la vérification des antécédents pour les Pays-Bas.

• Vérifiez si des permis de travail sont nécessaires. Confirmez que l'employé peut légalement travailler aux Pays-Bas, ils doit être citoyens de l'union européenne, de l'espace économique européen (EEE) ou de Suisse. Sinon, ils auront besoin d'un permis de séjour, et l'agence d'assurance des employés (UWV) peut émettre un permis de travail pour eux. Consultez plus de détails sur le processus de permis de travail ici.

• Envoyez le contrat de travail. Le contrat de travail, ou offre d'emploi, doit inclure des détails comme la date de début, la période d'essai, les heures de travail, le salaire, l'allocation de vacances, les contributions à la sécurité sociale, le titre, les avantages, et tout autre détail pertinent pour votre entreprise. Voici comment créer des lettres d'offre pour les salariés néerlandais.

• Complétez tous les documents nécessaires à l'emploi néerlandais. Assurez-vous de compléter tous les documents d'emploi avant le premier jour, y compris les documents fiscaux, le contrat d'emploi, l'inscription aux avantages et les demandes de permis de travail. Pour protéger les secrets commerciaux et la PI de votre entreprise, faites signer au nouveau salarié un accord de non-divulgation qui explique la politique de confidentialité de votre entreprise.

Rippling vous permet d'envoyer, signer et stocker tout document dans un seul système

Découvrez Rippling

• Inscrivez les nouvelles recrues dans la paie. Pour inscrire la nouvelle recrue dans la paie, vous aurez besoin de leur nom, date de naissance, adresse complète, et numéro d'assurance citoyen (BSN), et si applicable, un formulaire d'autorisation de retenue d'impôt signé appelé “Déclaration modèle de données pour les taxes sur les salaires” dans laquelle l'employé autorise l'employeur à retenir les impôts sur le salaire, les avantages. Avec ces informations recueillies, vous pouvez ensuite soumettre le formulaire approprié à l'administration fiscale et douanière néerlandaise.

• Configurer l'accès matériel. Avant leur premier jour, commandez un ordinateur et tout autre appareil nécessaire pour préparer le nouveau salarié au succès. Assurez-vous de configurer leurs appareils pour qu'ils puissent commencer dès le premier jour sans aucun problème.

• Créez des identifiants pour tous les logiciels et applications nécessaires. Les nouveaux employés ont déjà beaucoup à suivre… ils ne devraient pas avoir à demander l'accès à l'email ou à Slack en commençant. Aidez vos nouvelles recrues en configurant leurs comptes d'application à l'avance, pour qu'ils puissent se connecter rapidement le premier jour.

• Assurez-vous de rassembler toutes les ressources nécessaires dont ils peuvent avoir besoin, y compris :

  • Une copie de l'agenda de la première semaine

  • Le répertoire des membres de l'équipe

  • Une copie de la description de leur rôle et des tâches

  • Une copie de leur plan 30-60-90

  • Le manuel de culture d'entreprise et d'employé

  • ID d'employé et carte d'entrée (si nécessaire)

  • Toute autre ressource spécifique à l'emploi

• Planifiez un e-mail de bienvenue. Créez un e-mail de bienvenue pour la nouvelle recrue avec des détails sur ce à quoi s'attendre le premier jour, l'accès au matériel et aux logiciels, les informations sur le collègue d'intégration, et le code vestimentaire. Aux Pays-Bas, le code vestimentaire est plutôt décontracté ; on ne voit des tenues formelles, comme des costumes, qu'au niveau exécutif.

• Planifiez la première semaine de réunions. Préparez un ordre du jour avec des réunions avec chaque chef de département et les membres d'équipe pertinents afin que le nouvel employé puisse trouver ses marques dans l'entreprise plus rapidement. Les réunions néerlandaises ont tendance à être informelles, donc encouragez la nouvelle recrue à exprimer son opinion si elle a une idée ou une nouvelle perspective.

• Attribuez-leur un collègue d'intégration. L'un des meilleurs aspects de commencer dans une nouvelle entreprise est de créer des liens significatifs avec vos collègues. Un collègue d'intégration peut aider la nouvelle recrue à se sentir plus à l'aise dans la culture de l'entreprise et à apprendre plus rapidement les ficelles du métier. Assurez-vous de désigner cette personne à l'avance pour qu'elle ait le temps de se préparer pour l'arrivée de la nouvelle recrue.

Le premier jour

• Envoyez un e-mail de bienvenue. Première chose le matin, envoyez un e-mail de “bienvenue dans l'équipe” présentant votre nouvelle recrue au reste de l'entreprise. Assurez-vous de fournir une brève biographie de leur nouveau collègue et encouragez le reste de l'équipe à venir dire bonjour, s'ils travaillent en présentiel.

• Préparez un poste de travail pour eux au bureau. Maintenant que leur matériel et leurs logiciels sont entièrement configurés, assurez-vous que leur espace de travail est prêt à l'emploi avec tout autre fourniture dont ils pourraient avoir besoin. Pour une touche amusante, vous pouvez ajouter une note de bienvenue à leur bureau. 

• Fournissez un dossier d'accueil et un agenda pour la semaine. Si vous n'avez pas déjà inclus un agenda dans l'e-mail de bienvenue, assurez-vous de donner une copie à votre nouvelle recrue le premier jour afin qu'elle sache à quoi s'attendre pendant la première semaine. Ils se sentiront beaucoup plus rassurés en commençant un nouveau rôle avec un plan établi.

• Faites une visite du bureau. Faites visiter le bureau au nouvel employé pour qu'il sache où se trouvent les fournitures de bureau, les machines à café, les salles de pause, les toilettes et tout autre détail concernant l'espace qui pourrait l'aider à l'avenir.

• Prenez le temps pour un rassemblement d'équipe ou un événement de connaissance. S'il y a du temps pendant leur premier jour, planifiez un rassemblement d'équipe avec autant de membres d'équipe que possible pour qu'ils aient l'occasion de se mêler. Un déjeuner d'équipe est une solide option ; ou un passage décontracté pour un café. 

• Planifiez un 1:1 avec leur superviseur. Le premier 1:1 avec un superviseur peut définir le ton pour le reste de la semaine (et potentiellement pour la durée de vie de l'employé dans l'entreprise). Cela donnera à votre nouvelle recrue l'occasion de se connecter directement avec leur manager et de répondre à toute question immédiate relative à leur rôle. La culture du travail néerlandaise encourage généralement les retours d'informations de tous les niveaux, c'est donc un excellent moment pour discuter des tâches et de tout changement.

Pendant leurs premiers 90 jours

• Fixez des objectifs pour le trimestre. Tandis que définir des objectifs clairs est utile pour maintenir votre nouvelle recrue sur la bonne voie, faites attention à ne pas les submerger avec trop de travail alors qu'ils commencent à peine. Élaborez un plan 30-60-90 pour que votre employé monte en puissance progressivement au cours des premiers mois. Suivre un cadre de définition d'objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Atteinable, Réaliste et Temporellement défini) est une excellente manière d'aborder le plan.

• Programmez des séances de formation. Les séances de formation sont clés pendant les 30 premiers jours car elles aident à établir les compétences et le contexte nécessaires pour atteindre tous les OKR ou objectifs pour le trimestre et au-delà. Les séances de formation peuvent être des appels avec des cadres, des gestionnaires et d'autres membres de l'équipe, ainsi qu'à des certifications et de l'observation.

• Encouragez la collaboration transversale avec d'autres équipes. Tandis qu'une hiérarchie existe dans le monde du travail néerlandais, leur culture tend à encourager davantage un consensus concernant les décisions commerciales et un retour ouvert de la part de tout le monde, indépendamment de la position. Encouragez le nouvel employé à collaborer avec d'autres équipes pour aider à sa croissance.

• Créez des invitations bi-hebdomadaires pour des points d'étape avec le manager. Faire le point régulièrement pendant la période d'essai (d'un maximum de deux mois) aidera le manager à identifier rapidement tout problème de performance. C'est aussi un moment pour l'employé de vérifier l'avancement de ses objectifs et de poser d'éventuelles questions.

• Demandez un retour sur l'expérience d'intégration. Encouragez le nouvel employé à donner un retour sur son expérience d'intégration à son manager et aux ressources humaines. Ce retour sera utile pour améliorer le processus pour les futures recrues.

Intégrer de nouveaux employés aux Pays-Bas est facile et rapide avec Rippling

Si vous souhaitez embaucher des employés, des sous-traitants ou des travailleurs à distance aux Pays-Bas, vous avez besoin de plus qu'une simple liste de contrôle pour les nouveaux embauchés : vous avez besoin de Rippling.

Rippling facilite l'embauche et la gestion des employés et des sous-traitants dans le monde entier, grâce à un système unique qui vous aide à respecter les lois et réglementations locales en matière d'emploi.

Et avec Rippling, intégrer de nouveaux employés est un jeu d'enfant. Effectuez et vérifiez les vérifications d'antécédents, rédigez et envoyez des lettres d'offre, envoyez, signez et stockez des documents numériques, et localisez les documents d'intégration dans le pays d'origine de votre nouvel employé, le tout à partir d'un emplacement centralisé.