Liste de contrôle pour les nouvelles recrues : un guide étape par étape pour l'intégration des employés au Royaume-Uni

Vous avez agrandi votre entreprise au Royaume-Uni et embauché votre premier employé. Félicitations !

Maintenant que c'est fait, il est temps de se concentrer sur la création d'une expérience d'intégration positive pour préparer votre nouvel employé au succès. Les statistiques montrent qu'une excellente expérience d'intégration augmente la fidélisation des employés au Royaume-Uni de 82% . La fidélisation des employés n'a pas seulement un impact sur le moral ; elle vous permet également d'économiser de l'argent. Les recherches d'Oxford Economics montrent que le coût moyen de rotation par collaborateur est de plus de 30 000 £.

Une expérience d'intégration de qualité supérieure est un processus qui dure plusieurs mois, mais bien le faire est très avantageux. Notre liste de contrôle pour l'intégration des employés couvre ce que vous devez savoir, y compris un plan d'intégration utile de 90 jours, la paperasse et la conformité, les appareils et l'accès aux applications, et la formation, pour s'assurer que votre nouvelle recrue réussisse pendant son mandat dans votre entreprise.

Avant leur premier jour

• Rassemblez les documents nécessaires de votre nouvel employé. Pour un processus d'intégration fluide, demandez les documents d'embauche pour vérifier le droit de travail de l'employé et l'inscrire dans la paie. Les documents suivants sont nécessaires pour assurer que l'employé a le droit légal de travailler au Royaume-Uni :

  • Passeport

  • Carte d'identité nationale

  • Numéro d'assurance nationale

  • Visa de travail, qui devrait inclure leur Visa Tier 2, ou Visa Général

  • Un certificat d'enregistrement attestant qu'ils sont un citoyen Britannique naturalisé ou un qui certifie qu'ils sont légalement un résident permanent

Si vous n'êtes pas sûr des documents nécessaires, vous pouvez les vérifier sur gov.uk.

Pour configurer l'employé dans le système de paie, demandez-lui son P45 - ce formulaire indique le montant de l'impôt qu'il a payé sur son salaire jusqu'à la fin de l'année.

• Impliquez les RH. Une fois que vous avez pris votre décision d'embauche et que le processus de recrutement est terminé, envoyez la candidature du nouvel employé à votre département des ressources humaines. En plus de s'assurer que le nouvel employé a le droit légal de travailler au Royaume-Uni, ils détermineront également si l'individu doit passer un contrôle DBS (Disclosure and Barring Service check, anciennement connu sous le nom de vérification CRB). Les contrôles DBS sont nécessaires pour les employés qui travailleront avec des personnes vulnérables ou dans des positions où ils seront responsables de la sécurité.

• Obtenez le consentement et effectuez une vérification des antécédents. Les RH peuvent également vous aider à effectuer une vérification des antécédents des employés, qui est requise en vertu de l'Employment Background Check Act de 2008 et oblige les employeurs à vérifier les références et le crédit et à effectuer une vérification des antécédents criminels avant de commencer le processus d'intégration. Une note finale, mais importante à garder en tête : vous devez obtenir le consentement du nouvel employé avant de lancer tout contrôle préalable à l'emploi. Lisez notre guide complet sur les vérifications des antécédents des employés au Royaume-Uni pour en savoir plus.

• Envoyez une lettre d'offre. Aussi connue sous le nom de déclaration écrite ou contrat de travail, une lettre d'offre doit être envoyée à tout nouvel employé que vous allez employer pendant plus d'un mois. Pour être conforme à la loi, les lettres d'offre d'emploi doivent contenir la date de début de l'employé, le titre du poste, la description du poste, leurs heures de travail, leur rémunération et avantages, les détails de la politique de confidentialité de l'entreprise et un accord de non-divulgation (NDA), et les politiques de l'entreprise sur la résiliation. Pour une liste complète de ce qui devrait être inclus dans une lettre d'offre au Royaume-Uni, consultez notre guide.

• Inscrivez le nouvel employé auprès de His Majesty's Revenue and Customs. Pour commencer à payer votre employé, vous devez l'inscrire auprès de HMRC (His Majesty's Revenue and Customs) pour pouvoir l'enrôler dans le système PAYE (Pay-as-You-Earn) du Royaume-Uni. Pour ce faire, vous aurez besoin de remplir une Soumission de Paiement Complète (FPS) pour HMRC. Incluez les informations suivantes :

  • Leur code fiscal et le formulaire de déclaration de nouveau starter (s'ils n'ont pas de P45)

  • Les informations que vous avez collectées à partir de leur P45 ou de leur P46 (une liste de vérification pour les nouveaux starters qu'ils doivent remplir s'ils n'ont pas de P45)

  • Leur salaire, leur assurance nationale, les déductions fiscales, et les prêts étudiants (si applicable) depuis qu'ils ont commencé à travailler pour vous

Ces informations doivent être entre les mains de la HMRC soit le jour de leur premier salaire, soit avant. De plus, vous devez donner à votre employé un identifiant de paie.

*Note : Les prestataires qui passent à des postes d'employés n'auront pas de P45 donc ils devront utiliser leur formulaire d'auto-évaluation et les employés peuvent aussi utiliser leur dernier bulletin de paie de leur précédent employeur, car les P45 peuvent être délivrés jusqu'à un mois après que l'employé ait quitté et l'employeur voudra obtenir ces informations avant leur première paie pour s'assurer que l'employé ne paie pas plus d'impôts que nécessaire.

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• Inscrivez-les aux avantages sociaux. Le régime de retraite de l'entreprise, l'indemnisation maladie statutaire, les congés annuels et l'indemnité de licenciement statutaire sont juste quelques-uns des avantages obligatoires que les employés au Royaume-Uni reçoivent. Vous pouvez trouver plus d'informations sur les avantages statutaires et complémentaires dans notre guide UK.

• Commandez et configurez leurs appareils. Les employés travaillant sur site ou à domicile ont besoin des bons outils et équipements pour performer dans leur travail. Avant leur date de début, commandez et configurez tous les appareils, comme des ordinateurs portables ou des téléphones mobiles, pour que leur premier jour se déroule sans accroc.

• Configurez leurs comptes d'application. Rien ne ralentit plus un premier jour au travail que de contacter l'IT et votre nouveau superviseur pour obtenir votre adresse email, Slack, Figma, Asana et/ou Zoom. Évitez ces maux de tête en aidant les nouveaux employés à configurer leurs comptes d'application avant leur date de début.

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• Préparez toutes les ressources dont ils auront besoin. Elles peuvent inclure :

  • Un manuel de l'employé qui indique clairement les politiques de l'entreprise, ainsi que tous les documents supplémentaires dont ils pourraient avoir besoin

  • Une présentation autoguidée sur la déclaration de mission de votre entreprise, votre culture d'entreprise et vos valeurs

  • Une liste de contacts

  • Une copie de leur description de poste et des priorités principales à leur départ

  • Toutes autres ressources spécifiques à leur rôle dont ils pourraient avoir besoin

• Envoyez un e-mail de bienvenue. Un e-mail de bienvenue est indispensable pour un processus d'intégration complet et pour faire une bonne première impression. Le Royaume-Uni est bien connu pour son style informel et détendu en ce qui concerne le travail, alors gardez le langage de votre e-mail de bienvenue décontracté. Si vous voulez, vous pouvez inclure un agenda pour les premier et deuxième jour de votre employé afin qu'ils sachent à quoi s'attendre, et encouragez-les à poser des questions.

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Au jour 1

• Assurez-vous que leur espace de travail soit prêt. Si votre nouvel employé travaille dans le bureau, passez vérifier qu'il a un bureau, un ordinateur portable fonctionnel, des fournitures de bureau et peut-être même une carte de bienvenue prêts avant son arrivée. S'ils travaillent à domicile, organisez un appel Zoom pour voir s'ils ont besoin de quelque chose, et donnez-leur une rapide visite vidéo pour qu'ils soient prêts à commencer du bon pied. Vous pourriez même vouloir leur envoyer un panier de bienvenue ou une carte pour les faire sentir appréciés dès le premier jour.

• Encouragez votre équipe à contacter leur nouveau collègue. Soit la veille du début du nouvel employé, soit le matin même, envoyez un email au reste de l'entreprise les encourageant à dire bonjour et à se présenter. Si le nouvel employé travaille à domicile, suggérez d'envoyer un email ou un message Slack. S'ils travaillent en personne, organisez un déjeuner d'entreprise pour que tout le monde ait l'occasion de se mêler. Pour de l'aide à rédiger l'email de bienvenue parfait, consultez notre guide.

• Planifiez leur orientation. Présentez votre nouvelle recrue à votre lieu de travail et à votre équipe en planifiant une orientation pour leur premier jour. Elle devrait inclure, au minimum, un entretien individuel avec leur manager direct, une réunion avec l'équipe avec laquelle ils travailleront, et tout ce dont ils pourraient avoir besoin pour commencer.

• Organisez un événement pour faire connaissance. Pour construire la camaraderie et assurer que votre nouvelle recrue ne se sente pas comme un étranger le premier jour, organisez un événement social avec les membres de l'équipe les plus proches. Les statistiques montrent que 79% des employés aimeraient assister à des événements en personne pour rencontrer leurs collègues et se sentir partie intégrante de l'équipe. Comme le Royaume-Uni est bien connu pour ses pubs, une idée est de planifier un happy hour pendant la première semaine de la nouvelle recrue.

• Affectez-leur un collègue ou un mentor d'intégration. Le système de collègue d'intégration fonctionne aussi bien sur le lieu de travail qu'à l'école primaire. Avant qu'ils commencent leur nouveau travail, assignez un membre de l'équipe qui agira comme personne de contact pour votre nouvelle recrue. Planifiez une réunion individuelle avec cette personne le premier jour afin qu'ils aient un visage amical et un guide pour les montrer autour. Ils peuvent répondre aux questions sur la politique de l'entreprise, aider le nouvel employé à s'intégrer, et les introduire à d'autres membres de l'équipe.

• Faites une visite de bureau. Une visite du bureau est nécessaire pour les nouvelles recrues travaillant sur site. Non seulement cela leur donnera l'opportunité de rencontrer certains de leurs collègues, mais ils apprendront où se trouvent les toilettes, les aires de repos, et les salles de réunion.

• Formation santé et sécurité. Veillez à ce que l'employé reçoive une formation en matière de santé et de sécurité. Il s'agit notamment de montrer à l'employé où se trouvent les sorties de secours, d'afficher le poster sur la santé et la sécurité dans une zone commune, d'expliquer à l'employé quelles sont les responsabilités de l'employeur et de l'employé, de donner à l'employé un aperçu du processus de sortie de secours, d'indiquer où se trouve la boîte de premiers secours, d'indiquer qui sont le(s) commissaire(s) aux incendies et le(s) premier(s) intervenant(s), de montrer l'emplacement des extincteurs et le point de rassemblement en cas d'urgence.

Pendant leurs premiers 90 jours

• Planifiez une formation spécifique à leur fonction. La caractéristique d'un bon processus d'intégration est de donner à votre nouvel employé la formation dont il a besoin (sur tous les fronts) pour atteindre ses objectifs. Au cours des 30 premiers jours, il doit recevoir de nombreuses formations pratiques pour s'assurer qu'il sait comment utiliser les logiciels dont il aura besoin, qu'il comprend la hiérarchie de l'entreprise et qu'il a une connaissance approfondie de ses responsabilités professionnelles et des attentes liées à son rôle. Transformez ces objectifs en une liste de buts et demandez au nouvel employé de rencontrer régulièrement son responsable pour l'aider à rester sur la bonne voie.

• Assignez-leur des tâches. Après le premier mois de formation, commencez à donner à votre nouvelle recrue des projets sur lesquels travailler. Assurez-vous de surveiller attentivement leur progression. Après tout, il y aura naturellement une courbe d'apprentissage, et c'est le moment pour eux de faire des erreurs et de gagner en clarté. Fixez également des buts pour cette période. Un cadre comme les objectifs SMART, fixer des objectifs qui sont Spécifiques, Mesurables, Atteinables, Réalistes, et Temporellement définis assureront que votre nouvelle recrue a des objectifs clairs vers lesquels travailler, ce qui guidera leurs actions durant cette période critique et s'assurera qu'ils ne se sentent pas perdus. À la fin des 60 jours, planifiez du temps pour discuter de leur retour sur le processus et donner le vôtre.

• Laissez l'employé démontrer ses talents. Durant les derniers 30 jours du processus d'intégration, donnez à votre employé la chance de montrer ce qu'il a appris jusqu'à présent. Créez des opportunités d'utiliser les connaissances acquises pendant la formation, et l'expertise qui vous a fait l'embaucher au départ, afin de contribuer pleinement à l'équipe dans laquelle il travaille.

• Offrez un retour régulier. Les nouveaux arrivants ont plus de chances de réussir et de corriger leurs erreurs si le retour sur leur performance est communiqué clairement avec eux. Mettez en place des réunions semi-régulières pour discuter de leurs performances, reconnaître leurs réussites, et souligner les potentiels domaines de croissance. 

• Encouragez le nouvel employé à vous donner son avis. En demandant l'avis honnête d'un nouvel employé sur le processus d'intégration, vous aurez une idée de ce qui fonctionne bien et de ce qui pourrait être amélioré à l'avenir.

• Planifiez une réunion de fin de période d'essai. Cette réunion sert à discuter de la performance de l'employé et à savoir s'ils passeront leur période d'essai ou non.

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Et avec Rippling, intégrer de nouveaux employés est un jeu d'enfant. Effectuez et vérifiez les vérifications d'antécédents, rédigez et envoyez des lettres d'offre, envoyez, signez et stockez des documents numériques, et localisez les documents d'intégration dans le pays d'origine de votre nouveau collaborateur, le tout à partir d'un seul emplacement centralisé.