Wie man Mitarbeiter im Vereinigten Königreich durch einen Employer of Record (EOR) einstellt [2025 Leitfaden]

Mitarbeitereinstellungen in Großbritannien? Großbritannien ist eine hervorragende Wahl für Unternehmen, die international expandieren möchten, aufgrund seiner unternehmensfreundlichen Umgebung und des großen Pools an vielfältigen und hochqualifizierten Talenten. Ein weiterer Vorteil: Die Hauptsprache ist Englisch, was es zu einer beliebten Wahl für Unternehmen auf der ganzen Welt macht, insbesondere für diejenigen, die in den USA und Kanada ansässig sind.

Ausländische Arbeitgeber können ihre Expansion beginnen, indem sie britische Auftragnehmer einstellen und internationale Zahlungen senden. Wenn Sie jedoch Vollzeitmitarbeiter einstellen möchten, müssen Sie entweder eine Rechtseinheit in Großbritannien gründen oder durch einen Employer of Record (EOR) einstellen.

Während das Companies House – die Regierungsbehörde, die das Register der Unternehmen in Großbritannien führt – den Prozess der Unternehmensregistrierung im Vergleich zu anderen Ländern relativ vereinfacht hat, sobald Sie Ihr Unternehmen etabliert haben, benötigen Sie umfassende Kenntnisse über Arbeits- und Steuergesetze des Vereinigten Königreichs. Ein Fehler kann Sie leicht in Schwierigkeiten mit Seiner Majestät Revenue and Customs (HMRC) bringen.

Alternativ können Sie einen "Employer of Record" (EOR) verwenden, der sich um die britische Lohnabrechnung, Steuern und Compliance-Anforderungen kümmert. Durch Rippling EORs Einheiten können Sie schnell und konform mit Mitarbeitern in Großbritannien einstellen und arbeiten.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Anstellung durch einen EOR in Großbritannien.

Schritt für Schritt: Wie man durch einen Employer of Record in Großbritannien anstellt

Schritt 1: Entscheiden zwischen einem britischen EOR und einer Rechtseinheit

Sollten Sie britische Mitarbeiter durch einen EOR anstellen oder den Prozess durchlaufen, Ihre eigene Einheit einzurichten? Die Antwort auf diese Frage hängt weitgehend von den Ressourcen Ihres Unternehmens (einschließlich Zeit und Geld), Größe und Expansionsplänen ab.

• Rechtseinheit in Großbritannien. Wenn Sie diesen Weg wählen, müssen Sie sich bei den lokalen Behörden registrieren, sich über das PAYE-Schema informieren und herausfinden, ob Sie automatisch für die Körperschaftssteuer registriert sind oder nicht, und sich von lokalen Experten beraten lassen, um sicherzustellen, dass Sie im Einklang mit britischen Steuer- und Arbeitsgesetzen sind.

• Britischer EOR. Ein EOR ist ein Drittanbieterservice, der im Namen eines Unternehmens als Arbeitgeber agiert – was bedeutet, dass Sie Ihre eigene Einheit nicht einrichten müssen. Neben der Möglichkeit,

  Vollzeitmitarbeiter in Großbritannien einzustellen, kümmern sich EORs um alle rechtlichen Voraussetzungen, um mit den britischen Gesetzen für Lohnabrechnung, Verträge und Sozialleistungen zu konform. EOR-Dienstleistungen umfassen auch die Berechnung und Einbehaltung von Steuern, Onboarding, Verwaltung von Mitarbeitern und Durchführung der Lohnabrechnung.

Vor- und Nachteile von EORs vs. das Einrichten einer Rechtseinheit

Schritt 2: So wählen Sie den besten Arbeitgeber für Ihr Unternehmen aus

Mehrere EORs auf dem Markt, einschließlich Deel, Papaya Global und Rippling, können helfen, Mitarbeiter im Vereinigten Königreich einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten. Bevor Sie eine Plattform wählen, sollten Sie die Dienstleistungen, die Sie benötigen, und wie viel Sie planen, Ihre globale Einstellungspräsenz zu vergrößern, in Betracht ziehen.

Hier ist ein Vergleich von Rippling EOR mit Deel im Vereinigten Königreich:

Die meisten EOR-Plattformen sind keine Human Resource Information Systems (HRIS). Sie wurden mit dem ausdrücklichen Zweck entwickelt, international Menschen einzustellen und zu bezahlen. Sie sammeln lokale Payroll-Anbieter in jedem Land und übertragen manuell Ihre Gehaltsabrechnungsdateien an sie. Dieser Ansatz bringt viele Einschränkungen mit sich.

Normalerweise ist die Gründung einer Unternehmenseinheit im Ausland ein langwieriger und kostspieliger Prozess. Mit den Unternehmen von Rippling EOR können Sie jedoch schnell und konform mit der Einstellung und Zusammenarbeit von Mitarbeitern im Ausland beginnen.

Schritt 3: Wie Sie Ihre Mitarbeiter im Vereinigten Königreich einstellen und onboarden

Sie haben ein EOR ausgewählt, das im Vereinigten Königreich funktioniert. Jetzt ist es an der Zeit, den Onboarding-Prozess für Ihre neuen Mitarbeiter zu starten.

Zuerst stellen Sie sicher, dass jeder neue Mitarbeiter das legale Recht hat, im Vereinigten Königreich zu arbeiten. Sie können ihr Recht auf Arbeit nachweisen, indem sie Ihnen eine Kopie ihres Passes oder eines relevanten Visums vorlegen oder zeigen, dass sie Bürger Großbritanniens, der EU oder der Schweiz sind. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Kopie des vorgelegten Dokuments in ihrer Mitarbeiterakte ablegen: Dies ist nach britischem Gesetz erforderlich.

Wenn Sie diesen Schritt überspringen und jemanden einstellen, der illegal im Vereinigten Königreich arbeitet, selbst wenn sie ihre Unterlagen gefälscht haben und Sie nicht daran beteiligt waren, kann Ihr Unternehmen mit einer enormen Strafe von £20.000 pro Mitarbeiter belegt werden, und Sie könnten sogar bis zu fünf Jahre Gefängnis riskieren. Zusätzlich könnte der Name Ihres Unternehmens von der Einwanderungsbehörde veröffentlicht werden.

Als Nächstes müssen Sie HMRC darüber informieren, dass Sie jemanden neu eingestellt haben, und Ihren Mitarbeiter im PAYE-System einrichten, um sicherzustellen, dass die richtigen Beträge für Steuern und nationale Versicherung von ihrem Gehalt abgezogen werden. Sie benötigen die folgenden Informationen von Ihrem Mitarbeiter, um diesen Schritt abzuschließen:

• Name

• Geburtsdatum, Adresse und Geschlecht

• Eintrittsdatum

• Letzter Arbeitstag bei ihrem vorherigen Job

• Nationale Versicherungsnummer

• Aktueller Steuercode

• Studentendarlehensabzugsstatus

• Gesamtes Gehalt und Steuerbeiträge für das bisherige Jahr

Viele dieser Informationen können von der P45 des Mitarbeiters stammen, einem Formular, das ein Arbeitgeber bereitstellen muss, wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Sein Hauptzweck besteht darin zu zeigen, wie viel Steuern der Mitarbeiter gezahlt hat sowie sein Jahresgehalt. Der nächste Schritt besteht darin, Ihrem Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag anzubieten, ein formelles Angebotsschreiben, das wichtige Arbeitsbedingungen umreißt. Ein EOR kann Arbeitsverträge automatisch lokalisieren und verteilen. Jede Einstellung im Vereinigten Königreich wird einen gesetzeskonformen Vertrag haben, der gesetzliche Anforderungen an Probezeiten, Arbeitszeiten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Kündigungsrichtlinien wie Abfindungen und Kündigungsfristen bietet.

Beispiel: Nehmen wir an, Sie stellen einen Mitarbeiter im Vereinigten Königreich ein. Zusätzlich zum Sammeln ihrer P45 und dem korrekten Abziehen der richtigen Beträge für Steuern und nationale Versicherung von ihren Gehältern müssen Sie Ihre eigenen Verantwortlichkeiten als Arbeitgeber verstehen.

Arbeitgeber im Vereinigten Königreich wird erwartet, dass sie 15,05% auf alle Löhne über £179 pro Monat für ihre nationale Versicherungsbeiträge zahlen, sowie eine zusätzliche Sozialleistungssteuer zahlen und jeden Mitarbeiter automatisch in ihr Unternehmensrentensystem eintragen (Arbeitgeber Mindestbeitrag 3%, Arbeitnehmer Mindestbeitrag 5%). Wenn entdeckt wird, dass Sie oder Ihr Mitarbeiter unterbeitragen und nicht den britischen Steuergesetzen entsprechen, sind Sie - nicht der Mitarbeiter - verantwortlich, die Differenz an HMRC zu zahlen.

Ein letzter Hinweis: Nehmen Sie nicht an, dass zwei Mitarbeiter im Vereinigten Königreich dasselbe Steuerband haben werden. Steuerbänder unterscheiden sich zwischen Schottland, Wales, England und Nordirland.

Rippling EOR markiert automatisch nicht konforme Krankheitsurlaubspolitiken und sagt Ihnen, wie Sie dies beheben können. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mehr Urlaub geben möchten, um den Richtlinien in anderen Ländern zu entsprechen, können Sie das auch tun. Siehe Rippling.

Schritt 4: Gehaltsabrechnung durchführen

Für das A-bis-Z zur globalen Gehaltsabrechnung lesen Sie unseren Leitfaden zur Durchführung der globalen Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter im Vereinigten Königreich.

Sobald Sie die Informationen eines neuen Mitarbeiters gesammelt haben und beide Parteien den Arbeitsvertrag unterzeichnet haben, wird ein EOR Ihre UK-Mitarbeiter in GBP bezahlen und gesetzlich vorgeschriebene Steuern vom Gehalt abziehen. Dies umfasst Beiträge zu:

• Nationale Versicherung

• Einkommenssteuer

• Rentensystem

Beachten Sie, dass viele EOR-Unternehmen Gehaltsaggregatoren sind, was bedeutet, dass sie Mitarbeiter über Drittanbieter bezahlen. Dies führt zu langsameren Bearbeitungszeiten und Kopfschmerzen, wenn es darum geht, internationale Mitarbeiter unter demselben System zu verwalten.

Rippling EOR hingegen vereinfacht die globale Beschäftigung, indem es native Gehaltsabrechnungssoftware verwendet, um Geld zu senden und Steuern zu handhaben, sodass Sie UK-Mitarbeiter zusammen mit Ihrem lokalen Personal bezahlen können - alles in einem einzigen Zahlungslauf.

Im Folgenden finden Sie eine Vorschau, wie das Ein-Klick-System für globale Gehaltsabrechnung von Rippling funktioniert:

Der nächste Schritt besteht darin, Ihrem Mitarbeiter einen Arbeitsvertrag anzubieten, ein formelles Angebotsschreiben, das wichtige Arbeitsbedingungen umreißt. Ein EOR kann Arbeitsverträge automatisch lokalisieren und verteilen. Jede Einstellung im Vereinigten Königreich wird einen gesetzeskonformen Vertrag haben, der gesetzliche Anforderungen an Probezeiten, Arbeitszeiten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Kündigungsrichtlinien wie Abfindungen und Kündigungsfristen bietet.

Häufig gestellte Fragen zur Einstellung von Mitarbeitern durch einen Employer of Record im Vereinigten Königreich

Wie viel kostet ein Employer of Record?

Im Allgemeinen haben Sie eine von zwei Preisstrukturen zur Auswahl:

• Eine feste monatliche Gebühr pro Mitarbeiter.

• Ein Prozentsatz von der Gehaltsabrechnung plus anwendbare Steuern.

Beachten Sie, dass Sie, egal welche Methode Sie wählen, auch Verwaltungsgebühren, Gebühren für das Onboarding und die Kosten für alle zusätzlichen Funktionen, die Sie hinzufügen möchten, bezahlen müssen.

Sie müssen nicht für alle Ihre Mitarbeiter einen Employer of Record verwenden. Sie können sich entscheiden, ihn für einen Teil Ihrer Beschäftigten zu implementieren, und Sie werden nur für die Mitarbeiter, die durch den Employer of Record beschäftigt sind, berechnet.

Was ist der Unterschied zwischen einem Employer of Record und einem PEO?

Eine Professional Employer Organization (PEO) funktioniert als ein Co-Arbeitgeber Ihrer Beschäftigten. Sie kümmern sich um administrative Aufgaben wie die Bezahlung von Mitarbeitern, die Handhabung von Compliance und die Einreichung von Gehaltssteuern. Ihr Unternehmen und die PEO sind gemeinsam für Ihre Mitarbeiter verantwortlich. Wenn Sie jedoch mit einer PEO arbeiten, können Sie keine Mitarbeiter in anderen Ländern einstellen, in denen Sie keine lokale Entität registriert haben.

Ein Employer of Record ist der alleinige Arbeitgeber der Mitarbeiter, für die Sie ihn verwenden. Sie übernehmen alle Verbindlichkeiten, die mit der Einstellung von Mitarbeitern einhergehen und ermöglichen es Ihnen, Arbeiter in Ländern einzustellen, in denen Sie keine lokale Entität registriert haben.

Schützt ein Employer of Record Ihre sensiblen und vertraulichen Informationen?

Ja und nein. Sie sollten immer beachten, dass Sie, wenn Sie Ihre Daten mit einem Drittanbieter teilen, zusätzlichen Risiken für Datendiebstähle ausgesetzt sind. Es gibt jedoch EORs, die Datenschutz priorisieren. Sie ergreifen zusätzliche Maßnahmen zur Sicherstellung der Sicherheit, einschließlich:

• Einhaltung von branchenüblichen Datenschutzvorschriften in verschiedenen Ländern.

• Sichere Infrastruktur mit ständiger Wartung.

• Sorgfältig überprüftes IT-Personal.

Für zusätzliche Sicherheit, etablieren Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit einem Gehaltsabrechnungsdienst. Diese Vereinbarung schützt Sie im Falle von rechtlichen Problemen und fordert das Unternehmen auf, solide Sicherheitsmaßnahmen zu ergreifen.

Hilft ein Employer of Record bei der Einreichung von Steuern im Vereinigten Königreich?

Rippling kann automatisch Ihre Steuern im Vereinigten Königreich berechnen und einreichen. Zum Beispiel ist Rippling ein autorisierter Gehaltsabrechnungsdienstleister durch das HMRC. Im Namen Ihres Unternehmens kann es Ihre Mitarbeiter in das UK PAYE-System aufnehmen und sicherstellen, dass die richtigen Steuerbeträge von ihren Gehältern abgezogen werden. Dazu gehören:

• Nationalversicherung

• Einkommenssteuer

• Rentensystem

Was sind die obligatorischen Vorteile für Mitarbeiter im Vereinigten Königreich?

Mitarbeiter im Vereinigten Königreich haben Anspruch auf die folgenden gesetzlichen Leistungen:

• Betriebsrente

• Gesetzliche Krankentage

• Gesetzliches Krankengeld

• Gesetzlicher Mutterschafts-/Vaterschafts-/Eltern-/Partnerelternurlaub und -geld sowie Adoptionsurlaub

• Jährlicher Urlaubsanspruch

• Gesetzliches Abfindungsgeld (abhängig von der Dauer der Betriebszugehörigkeit).

Für weitere Informationen zu obligatorischen Vorteilen im Vereinigten Königreich, lesen Sie unseren kompletten Leitfaden.

Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, die Nationalversicherung von den Gehaltsabrechnungen ihrer Mitarbeiter abzuziehen. Die Beiträge der Mitarbeiter hängen von ihrem Gehalt ab und reichen von 0% bis 13,8%.

Mitarbeiter müssen auch Einkommenssteuer zahlen. Die Tarife für 2023/24 sind unten aufgeführt:

Bitte verwenden Sie diesen Link, um die Tarife und Schwellenwerte für Schottland zu überprüfen.