Lohnabrechnung in Deutschland einfach erklärt

Die Lohnabrechnung in Deutschland lässt zwischen Steuerrecht, Sozialversicherungsrecht samt DEÜV-Meldepflichten sowie weiteren regulatorischen Anforderungen  keinerlei Spielraum für Fehler. Ob Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung oder Payroll: gemeint ist derselbe monatliche Prozess. Dieser Ratgeber zeigt, was auf eine Gehaltsabrechnung gehört, warum DATEV der Standard ist, wo das Schnittstellenproblem entsteht und welche drei Tooling-Modelle der Mittelstand heute nutzt.

Was auf eine Gehaltsabrechnung in Deutschland gehört

Wer in Deutschland Löhne abrechnet, muss bestimmte Pflichtangaben ausweisen – geregelt in § 108 der Gewerbeordnung (GewO), für die sozialversicherungsrechtliche Entgeltbescheinigung zusätzlich in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV). Gemeint ist hier das Abrechnungsdokument selbst, der Payslip – nicht der gesamte Abrechnungsprozess.

Lohnabrechnung, Gehaltsabrechnung, Entgeltabrechnung: Bezeichnungen gibt es viele, einen einheitlichen Behördenbegriff nicht. Das Dokument weist nach, wie aus dem Brutto-Lohn der Netto-Betrag entsteht und welche Steuern und Sozialabgaben abgeführt werden. Die folgenden Pflichtangaben sind gesetzlich vorgegeben. 

Aufbau der Gehaltsabrechnung: von den Stammdaten bis zum Auszahlungsbetrag

Jede Abrechnung folgt demselben Schema:

• Allgemeine Angaben (Kopf): Stammdaten von Arbeitgeber und Mitarbeitenden wie Name, Adresse, Personalnummer, Geburtsdatum, Eintrittsdatum und Abrechnungszeitraum – dazu die steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Merkmale (Steuerklasse, Konfession, Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Beitragsgruppen).

• Bruttobezüge: Grundlohn plus Zulagen, Sachbezüge und Einmalzahlungen ergeben das Gesamtbrutto – getrennt nach steuer- und sozialversicherungspflichtigen Anteilen.

• Abzüge: Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung – daraus ergibt sich das Netto.

• Netto-Verrechnung und Auszahlung: Netto-Be- und Abzüge wie Auslagenersatz, vermögenswirksame Leistungen oder Pfändungen werden verrechnet. Das Ergebnis ist der finale Auszahlungsbetrag.

Brutto-Netto und die Pflichtabzüge

Steuern und Sozialabgaben fallen nur auf die pflichtigen Gehaltsbestandteile an – steuer- und beitragsfreie Bezüge bleiben unberührt. Auf der Steuerseite stehen die Lohnsteuer (gestaffelt nach Steuerklasse), der Solidaritätszuschlag (5,5 % der Lohnsteuer, sofern diese eine Freigrenze übersteigt) und, bei Kirchenmitgliedschaft, 8 bis 9 % Kirchensteuer.

Hinzu kommen die Sozialversicherungsbeiträge – nach Angaben der Deutschen Rentenversicherung gelten 2026 diese Sätze:

• Krankenversicherung: 14,6 % plus durchschnittlich 2,9 % Zusatzbeitrag

• Rentenversicherung: 18,6 %

• Pflegeversicherung: 3,6 % (4,2 % für Kinderlose)

• Arbeitslosenversicherung: 2,6 %

Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung teilen sich Arbeitgeber und Mitarbeitende je zur Hälfte. Bei der Pflegeversicherung gilt das nicht durchgängig: Den Kinderlosenzuschlag von 0,6 % trägt allein der Arbeitnehmer, ab dem zweiten Kind sinkt nur dessen Anteil, und in Sachsen zahlt er 0,5 Prozentpunkte mehr als der Arbeitgeber. 

Sonderfälle wie Minijobs, Midijobs im Übergangsbereich oder Werkstudierende folgen eigenen Abrechnungsregeln – eine zertifizierte Payroll-Lösung kennt sie und rechnet sie korrekt ab. 

Was am Ende netto bleibt, lässt sich vorab mit dem Lohnsteuer-Rechner des Bundesfinanzministeriums oder einer zertifizierten Payroll-Software ermitteln.

Warum DATEV in deutschen Unternehmen so verbreitet ist

All diese Angaben korrekt zu berechnen, zu buchen und zu melden, verlangt spezialisierte Software. In Deutschland führt an DATEV praktisch kein Weg vorbei. Über DATEV LOHN UND GEHALT und DATEV LODAS deckt das System nahezu jeden Abrechnungs-Spezialfall ab, vom Baulohn bis zum öffentlichen Dienst.

Der Grund dafür ist, dass Steuerberater:innen fast ausnahmslos in DATEV arbeiten. Deshalb ist die Übergabe der Lohndaten im DATEV-Format Marktstandard – als Datei, die die Kanzlei importiert, nicht als direkter System-Push in die DATEV-Cloud.

Das wird dabei oft übersehen:

• DATEV ist kein HR-System. Module wie DATEV Personal direkt sind Erfassungsoberflächen für die Abrechnung – Onboarding, Abwesenheiten und digitale Personalakten liegen außerhalb.

• Die ITSG-Zertifizierung ist Standard. Jede zugelassene Lohnsoftware – DATEV ebenso wie moderne Cloud-Lösungen – ist ITSG-systemuntersucht; nur damit dürfen DEÜV- und Beitragsmeldungen elektronisch an die Sozialversicherungsträger gehen.  

In der Praxis heißt das: Unternehmen brauchen DATEV für Finanzbuchhaltung und Steuerberatung – und ein separates HR-Tool für die Personalverwaltung. Genau an dieser Naht entsteht das Schnittstellenproblem.

Das Schnittstellenproblem: Wo Zeit und Datenqualität verloren gehen

Wer ein HR-Tool neben DATEV einsetzt, verbindet zwei Welten – über einen Dateiexport oder eine API-Schnittstelle. Beide Wege funktionieren, aber beide haben einen Preis: manuelle Kontrolle und einen Datenstand, der zwischen HR und Payroll auseinanderläuft.

Dateibasierter Export (CSV/ASCII)

Der klassische Weg: Das HR-Team exportiert Stammdaten, Fehlzeiten, Arbeitszeiten und variable Entgelte als CSV- oder ASCII-Datei und spielt sie in DATEV ein – manuell oder per Upload. Das kostet Zeit. 

In der Praxis berichten HR-Teams von zwei bis vier Arbeitstagen pro Lohnlauf allein für Datenaufbereitung und Fehlerbereinigung. Hinzu kommt, dass DATEV dann hinterherhinkt: Eine Stammdatenänderung vom 28. landet erst beim nächsten Export in DATEV.

API-Anbindung (DATEV-Datenservices)

Moderne HR-Tools nutzen die DATEV-Datenservices – Cloud-Schnittstellen im DATEV-Rechenzentrum. Dazu zählen der Lohnimportdatenservice (LIDS) für Stamm- und Bewegungsdaten, der Lohnaustauschdatenservice inklusive elektronischer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung und der Buchungsdatenservice.

Reibungsfrei ist auch das nicht. Komplexe Fälle wie betriebliche Altersvorsorge, Firmenwagen oder Pfändungen brauchen oft manuelle Ergänzungen direkt in DATEV. Validiert wird erst beim Import – ein Fehler kann den Lauf stoppen und erzwingt Korrekturen samt erneuter Übertragung.

Genau deshalb suchen immer mehr Mittelständler nach Lösungen, die Systembrüche von vornherein vermeiden.

Drei Wege zur Lohnabrechnung im Mittelstand

Welches Modell passt, hängt von Größe, Komplexität und Wachstumsplänen des Unternehmens ab. Im deutschen Mittelstand haben sich drei Modelle etabliert – jedes mit klarem Anwendungsfall und klaren Grenzen:

• Steuerkanzlei mit DATEV (klassisch): Eine Steuerkanzlei übernimmt die Abrechnung komplett – meist über DATEV LODAS oder DATEV LOHN UND GEHALT; das Unternehmen liefert nur die Daten zu. Für viele kleinere Betriebe ist das die pragmatische Lösung; welche Software die Kanzlei nutzt, ist dabei zweitrangig, solange die Abrechnung stimmt. Grenze: wenig Transparenz, Ergebnisse erst zum Monatsabschluss, Abstimmungsschleifen mit der Kanzlei.

• HR-Tool + DATEV-Schnittstelle (hybrid): Ein eigenes HR-System wie Personio, HiBob oder Sage HR verwaltet die Stammdaten, die Lohndaten gehen per Export oder API an DATEV. Manche Anbieter wie Personio bieten zusätzlich eine eigene Payroll-Funktion neben der reinen DATEV-Schnittstelle. Welche Systeme sich eignen, vergleicht der Überblick zu  Personio-Alternativen. Grenze: doppelte Datenpflege, schwer auffindbare Übertragungsfehler, Schnittstellen-Aufwand im HR-Team. 

All-in-One Operating System (OS): HR, IT und Payroll laufen in einem System auf einer Datenbasis – statt als Einzeltools mit Schnittstellen dazwischen. Das lohnt sich für wachsende Teams genauso wie für kleinere Unternehmen, die von Anfang an ohne Systembrüche arbeiten wollen. Vorteil: zentrale Datenbasis, Änderungen wirken in Echtzeit auf die Abrechnung, Fehler fallen bei der Eingabe auf, das HR-Team behält die Kontrolle.

“Wenn HR und Payroll auf denselben Daten laufen, fällt das ganze Hin und Her weg. Was früher mehrere Tage im Monat gekostet hat, ist bei vielen Teams ein Lauf von wenigen Stunden – die Frage ‚Stimmt der Datenstand?' stellt sich gar nicht mehr.”

Ronny Röder

Payroll-Specialist bei Rippling Deutschland

DATEV vs. All-in-One-Plattform: Der Vergleich

Die verschiedenen Modelle unterscheiden sich vor allem in diesen sechs Punkten:

DATEV richtig einsetzen – und wann es Zeit für ein All-in-One Operating System wird

Für die Finanzbuchhaltung und den Jahresabschluss bleibt DATEV ein starkes System – hier liegt seine eigentliche Stärke. Als zentrale Drehscheibe für HR und Payroll zugleich stößt es aber an Grenzen: manuelle Schnittstellen, kein Echtzeit-Datenfluss, viel Kontrollaufwand im HR-Team.

Die Frage ist also nicht „DATEV oder nicht?", sondern: Wie setzen Sie DATEV sinnvoll ein – und wo brauchen Sie mehr?

Genau dafür ist Rippling gebaut: das All-in-One Operating System, in dem HR, IT, Payroll und Finance auf einer Datenbasis laufen. Rippling führt die eigentliche Lohnabrechnung samt gesetzlicher Meldungen selbst durch, DATEV behält die nachgelagerte Finanzbuchhaltung sowie die damit verbundenen gesetzlichen Meldungen. So übernimmt jedes System das, worin es stark ist:

• Eine Datenbasis: HR und Payroll arbeiten auf denselben Daten – keine doppelte Pflege, keine Schnittstelle dazwischen.

• Echtzeit-Validierung und Kontrolle: Änderungen wirken sofort, Fehler fallen schon bei der Eingabe auf, das Unternehmen steuert den Lohnlauf selbst – statt auf den Monatsabschluss der Kanzlei zu warten.

• Gesetzliche Meldungen direkt: DEÜV- und Beitragsmeldungen gehen ITSG-systemuntersucht direkt an die Sozialversicherungsträger – ohne den Umweg über eine Export-Datei.

• Saubere DATEV-Anbindung: Die Lohnbuchungssätze stellt Rippling im DATEV-Format für das Rechnungswesen der Kanzlei bereit – fertig für die Finanzbuchhaltung. Das manuelle Erfassen oder Duplizieren der Abrechnungsdaten in DATEV LODAS oder DATEV Lohn und Gehalt entfällt damit komplett.

• Deutsches Payroll-Team: direkter, fachlicher Support, dazu EU-Datenstandort und eine DSGVO-konforme Architektur.

• Bessere Employee Experience: Mitarbeitende finden Abrechnungen, Verträge und Anträge im Self-Service-Portal – ohne Umweg über die Personalabteilung.