Zeiterfassung in Deutschland: Was Arbeitgeber 2026 wissen müssen

Beschäftigen Sie Mitarbeitende in Deutschland? Dann sind Sie gesetzlich verpflichtet, deren Arbeitszeit zu erfassen: Beginn, Ende und Überstunden. Und das täglich, für jede einzelne Person in Ihrem Unternehmen.

Das ist keine Regel, auf die Sie sich erst in Zukunft einstellen müssen. Sie gilt bereits, und zwar seit einem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022.

Allerdings arbeitet die Bundesregierung derzeit an einem aktualisierten Gesetzentwurf, der diese Pflicht direkt im Arbeitszeitgesetz verankern und um weitere Anforderungen ergänzen würde. Die Reform ist noch nicht beschlossen. Warten Sie trotzdem nicht darauf, um Ihre Prozesse in Ordnung zu bringen.

Hier erfahren Sie, was heute gilt, was wahrscheinlich als Nächstes kommt und wie Sie sich frühzeitig darauf vorbereiten.

Das Wichtigste in Kürze

Bereits geltendes Recht:

• Die Arbeitszeiterfassung ist für jeden Arbeitgeber in Deutschland Pflicht, unabhängig von Unternehmensgröße oder Branche.

• Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer des Arbeitstags jedes einzelnen Mitarbeitenden erfassen, nicht nur die Überstunden.

• Bei Verstößen drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Fall, in schweren Fällen ist auch eine strafrechtliche Haftung möglich.

Geplante Änderungen, noch in der Verhandlung:

• Ein Gesetzentwurf zur Reform des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG) sieht vor, die elektronische Zeiterfassung zum Standard zu machen und mehrere Arbeitszeitgrenzen anzupassen.

• Wichtig: Die vorgeschlagenen Änderungen sind noch nicht formell verabschiedet.

Wie es in Deutschland dazu kam

Den Ausgangspunkt setzte ein europäisches Urteil, kein deutsches. Im Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (Rechtssache C-55/18), dass EU-Staaten Arbeitgeber verpflichten müssen, die tägliche Arbeitszeit objektiv, verlässlich und zugänglich zu erfassen. Deutschland zögerte mit der Umsetzung, weshalb das Bundesarbeitsgericht im September 2022 selbst tätig wurde.

In einem Verfahren, das ein Betriebsrat angestoßen hatte (Az. 1 ABR 22/21), stellte das Gericht fest: Arbeitgeber sind bereits nach dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz, ausgelegt im Licht des EU-Rechts, zur vollständigen Arbeitszeiterfassung verpflichtet, nicht nur zur Erfassung von Überstunden und Sonntagsarbeit, wie es das alte Arbeitszeitgesetz vorsah.

Seither versucht die Bundesregierung, den Rückstand aufzuholen. Ein erster Entwurf lag nach April 2023 jahrelang auf Eis, und über eine neue Fassung von Juni 2026 wird weiterhin gestritten. Die Richtung steht fest, der Zeitplan nicht. In jedem Fall hängt die Erfassungspflicht nicht vom neuen Gesetz ab. Sie gilt bereits seit 2022.

Was Sie als Arbeitgeber tracken müssen

Für jeden Mitarbeitenden brauchen Sie eine einheitliche Methode, um Beginn, Ende und Gesamtdauer des Arbeitstags zu erfassen. Die aktuellen Regeln schreiben kein bestimmtes Werkzeug vor. Formal reichen also noch Papierlisten, eine Excel-Tabelle oder ein Online-System. Wie die geplante Reform das ändern würde, zeigt der nächste Abschnitt.

Die Erfassung sollte zeitnah erfolgen, im Idealfall noch am selben Tag. Mitarbeitende können jederzeit Einsicht in ihre eigenen Aufzeichnungen verlangen, und Sie müssen diese vollständig transparent vorlegen können.

Fast alle Mitarbeitenden fallen darunter. Es gibt nur wenige, eng gefasste Ausnahmen, vor allem für leitende Angestellte und einzelne Rollen, die das Arbeitszeitgesetz ausdrücklich ausnimmt. Gehen Sie im Zweifel davon aus, dass Ihre Mitarbeitenden erfasst werden müssen.

Die Arbeitszeitregeln im Überblick

Die Erfassung ist wichtig, weil damit konkrete Grenzwerte verbunden sind. Diese Grenzen gelten schon heute:

Der reguläre Arbeitstag ist auf 8 Stunden begrenzt, kann aber auf 10 Stunden ausgedehnt werden, solange der Durchschnitt über sechs Monate bei 8 Stunden bleibt.

Nach 6 Stunden Arbeit ist eine Pause von 30 Minuten vorgeschrieben, nach 9 Stunden steigt sie auf 45 Minuten.

Zwischen zwei Schichten stehen Mitarbeitenden 11 Stunden ununterbrochene Ruhezeit zu.

Was die geplante Reform voraussichtlich ändern wird

Setzen sich die vorgeschlagenen Änderungen durch, wird die elektronische Zeiterfassung zum Standardverfahren, mit wenigen Ausnahmen und Übergangsfristen je nach Unternehmensgröße.

Tarifverträge könnten die Obergrenze für tarifgebundene Betriebe von einer täglichen auf eine wöchentliche Grenze umstellen. Das würde längere einzelne Arbeitstage erlauben, solange der Wochendurchschnitt eingehalten wird. Für alle anderen Betriebe steht diese Flexibilität derzeit jedoch nicht zur Debatte, nachdem die Bundesregierung eine breiter angelegte Version der Änderung aus ihrem Reformpaket gestrichen hat.

Auch der Ausgleichszeitraum für Überstunden über 48 Wochenstunden hinaus könnte sich verkürzen, von einem längeren Zeitraum auf vier Monate.

Und was ist mit Vertrauensarbeit?

Arbeiten Ihre Teams ergebnisorientiert statt nach festen Stempelzeiten, können Sie das so beibehalten. Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin erlaubt. Die Verantwortung für die eigene Zeiterfassung an Mitarbeitende zu übertragen, entlässt Sie als Arbeitgeber aber nicht aus der Pflicht.

Sie müssen weiterhin wissen, wenn jemand die tägliche Höchstarbeitszeit überschreitet oder eine vorgeschriebene Ruhezeit auslässt. Dafür brauchen Sie einen Mechanismus, etwa automatische Warnmeldungen aus Ihrem System oder regelmäßige Stichproben.

Was ein Verstoß kostet

Nach § 22 des Arbeitszeitgesetzes drohen Bußgelder von bis zu 30.000 Euro pro Verstoß. Gefährdet ein Verstoß die Gesundheit eines Mitarbeitenden oder wiederholt er sich, kann daraus eine strafrechtliche Haftung werden, in besonders schweren Fällen mit bis zu einem Jahr Freiheitsstrafe.

Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, hat dieser ebenfalls ein Wort mitzureden. Die Einführung oder Änderung eines Zeiterfassungssystems unterliegt der Mitbestimmung. Sie müssen den Betriebsrat also in die Entscheidung einbeziehen, nicht erst informieren, wenn das System bereits steht.

5 Tipps, um compliant zu bleiben

1. Wählen Sie ein System, das Beginn, Ende und Dauer pro Mitarbeitendem erfasst, und steigen Sie auf elektronische Prozesse um, falls noch nicht geschehen.

2. Erklären Sie Ihrem Team den Prozess klar und verständlich, auch wie es Zugriff auf die eigenen Aufzeichnungen erhält.

3. Haben Sie einen Betriebsrat, binden Sie ihn frühzeitig in die Entscheidung ein, statt ein fertiges System zu präsentieren.

4. Behandeln Sie die Aufzeichnungen als personenbezogene Daten. Sie unterliegen der DSGVO, also klären Sie Speicherung, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte.

5. Richten Sie Kontrollen ein, auch einfache reichen, um Verstöße gegen Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten zu erkennen.

Die einfachste Lösung

Zeiterfassung sollte kein separates Problem neben Ihrem HR- und Payroll-Setup sein. Deshalb erfasst Rippling die Arbeitszeiten automatisch und speist sie direkt in die Lohnabrechnung ein. Es gibt nichts händisch abzugleichen und keine Excel-Tabelle, die verloren gehen kann.

Da Compliance direkt in der Plattform steckt und nicht nachträglich angeflanscht wurde, erhalten Sie DSGVO-konforme Datenverarbeitung und einen lückenlosen Audit-Trail, ohne zusätzliche Tools oder zusätzlichen Aufwand. Jetzt erfahren, wie das für Ihr Unternehmen funktioniert.