Die 8 Warnzeichen für eine Fehlklassifizierung Ihrer Auftragnehmer

Die Fehlklassifizierung von Mitarbeitern als unabhängige Auftragnehmer ist weiter verbreitet, als den meisten Menschen bewusst ist. Firmen sind oft bereit, das Risiko der Fehlklassifizierung einzugehen, weil es billiger ist, Auftragnehmer/Subunternehmer einzustellen als Mitarbeiter. Es gibt auch eine weit verbreitete Mentalität von „mir wird das nicht passieren – meine Firma wird nicht geprüft werden.”

Fehlklassifizierungen können jedoch erhebliche Risiken sowohl für Arbeitgeber als auch für Mitarbeiter mit sich bringen.

• Für Arbeitgeber kann eine Fehlklassifizierung zu rechtlichen und finanziellen Verbindlichkeiten führen, einschließlich Strafen für die Nichteinhaltung von Arbeitsrecht, Nachzahlungen für Löhne und Sozialleistungen und Klagen von Mitarbeitern. 

• Für Mitarbeiter kann eine Fehlklassifizierung zum Verlust wichtiger Vorteile und Schutzmaßnahmen führen, wie Mindestlohn, Überstundenbezahlung, Unfallversicherung und Arbeitslosenversicherung, sowie die Möglichkeit, kollektiv für bessere Arbeitsbedingungen zu verhandeln. 

Unternehmen aller Größen können haftbar gemacht werden für die Verletzung von Arbeitsgesetzen – mit massiven Strafen:

• Im Jahr 2020 wurde das Kurierunternehmen im Vereinigten Königreich CitySprint angewiesen, Urlaubsgeld an fünf Kuriere nachzuzahlen, die fälschlicherweise als selbständige Auftragnehmer/Subunternehmer klassifiziert wurden. CitySprint hatte in den Jahren 2019 und 2017 bereits ähnliche Fehlklassifizierungsrechtfälle verloren.

• In 2019 erklärte sich Handy Technologies, ein New Yorker Unternehmen für Reinigungs- und Handwerkerdienste, bereit, 1,2 Millionen Dollar zu entrichten, um eine Klage zu begleichen, die ihnen vorwarf, Arbeiter fälschlicherweise als selbstständige Auftragnehmer bzw. Subunternehmer eingestuft und ihnen dadurch Ansprüche auf Mindestlohn und Überstundenentlohnung vorenthalten zu haben. Zu jenem Zeitpunkt beschäftigte Handy weniger als 1.000 Mitarbeiter.

Es ist entscheidend, dass Firmen die Warnzeichen einer Fehlklassifizierung kennen – und sich dazu verpflichten, ihre Mitarbeiter richtig zu klassifizieren.

Einer der wesentlichen Unterschiede zwischen Angestellten und selbstständigen Auftragnehmern bzw. Subunternehmern besteht darin, dass Angestellte typischerweise einer stärkeren Kontrolle und Überwachung durch das Unternehmen unterliegen, während selbstständige Auftragnehmer und Subunternehmer eine größere Autonomie in Bezug auf ihre Arbeitsweise genießen. Sollte ein Unternehmen selbstständige Auftragnehmer oder Subunternehmer in einer Art und Weise behandeln, die eher für Angestellte typisch ist, könnte dies ein Indiz für eine Fehlklassifizierung sein.

In unserer eigenen Analyse haben wir acht Anzeichen für Fehlklassifizierungen identifiziert, die Ihr Unternehmen in Gefahr bringen können. Beachten Sie, dass kein einzelnes dieser Merkmale definitiv auf eine Fehlklassifizierung hindeutet. Treffen jedoch mehrere dieser Merkmale auf einen Ihrer Mitarbeiter zu, empfiehlt es sich, die Einstufung dieser Person zu überprüfen – insbesondere dann, wenn Sie eine signifikante Anzahl von Auftragnehmern/Subunternehmern in einem bestimmten Land beschäftigen.

Zeichen #1: Nutzung einer Firmen-E-Mail

Es kommt zwar häufig vor, dass ein Auftragnehmer oder Subunternehmer eine Firmen-E-Mail-Adresse von einem Kunden erhält, in der Regel aus Gründen des Zugangs.

Jedoch kann die Nutzung einer Firmen-E-Mail-Adresse durch einen Arbeitnehmer darauf hindeuten, dass er stärker in die internen Abläufe des Unternehmens eingebunden ist und eventuell einer intensiveren Kontrolle durch das Unternehmen unterliegt, als dies bei einem selbstständigen Auftragnehmer oder Subunternehmer der Fall wäre. Während Angestellte üblicherweise Firmen-E-Mail-Adressen nutzen, greifen selbstständige Auftragnehmer und Subunternehmer normalerweise auf ihre eigenen privaten oder geschäftlichen E-Mail-Adressen zurück. Dieses Merkmal ist besonders bedenklich, wenn es in Kombination mit weiteren Indizien auftritt.

Zeichen #2: Kontinuierliches Arbeiten über längere Zeiträume, wie mehr als 12 Monate

Im Allgemeinen arbeiten Mitarbeiter für ein Unternehmen für eine unbestimmte Zeit, während selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer typischerweise für ein spezifisches Projekt oder einen festgelegten Zeitraum angestellt werden, ohne Garantie auf fortlaufende Arbeit.

Deshalb, wenn ein Arbeiter kontinuierlich für längere Zeiträume, wie mehr als 12 Monate, für ein Unternehmen arbeitet, könnte das darauf hinweisen, dass sie eher ein Mitarbeiter als ein selbständiger Auftragnehmer/ Subunternehmer sind.

Zeichen #3: Erhalten von Eigenkapital

Die Vergütung in Form von Eigenkapital, wie beispielsweise Aktienoptionen oder Restricted Stock Units, wird häufig eingesetzt, um Arbeitnehmer zu motivieren und ihre Interessen an den Erfolg des Unternehmens zu binden. Eine solche Entlohnung durch Unternehmensanteile erfordert in der Regel eine längere Bindungsfrist, was Arbeitnehmern einen Anreiz bietet, langfristig in ihren Positionen zu verbleiben.Sollten Programme existieren, die es selbstständigen Auftragnehmern oder Subunternehmern ermöglichen, Firmenanteile zu erwerben, könnte eine fortgesetzte Beschäftigung über mehrere Jahre, wie zuvor beschrieben – also das Erfüllen einer Bindungsfrist – ein deutliches Warnsignal dafür sein, dass der selbstständige Auftragnehmer oder Subunternehmer möglicherweise fehlklassifiziert wurde.

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Zeichen #4: Regelmäßige Zahlungsintervalle

Allgemein werden Mitarbeiter regelmäßig und konsistent bezahlt, wie wöchentlich, alle zwei Wochen oder monatlich. Selbständige Auftragnehmer/Subunternehmer hingegen werden üblicherweise pro Projekt oder Lieferobjekt bezahlt, statt einer regelmäßigen und konsistenten Basis. Im Gegensatz zu Mitarbeitern wird von selbständigen Auftragnehmern/ Subunternehmern erwartet, dass sie ihren Fortschritt bei Lieferobjekten, Projektmeilensteinen oder Projekstunden verfolgen. Sie verhandeln auch häufig die Häufigkeit der Bezahlung und stellen Rechnungen an ihre Kunden, bevor sie bezahlt werden.

Zeichen #5: Ausgabenrückerstattung

Typischerweise werden Mitarbeitern geschäftsbezogene Ausgaben erstattet, die im Rahmen ihrer Beschäftigung anfallen. Selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer hingegen sind für ihre eigenen Ausgaben verantwortlich, da sie als ihr eigenes Geschäft betreibend angesehen werden. Daher bauen sie entweder Ausgaben in ihre verhandelten Tarife ein oder stellen sicher, dass ihr Vertragsabkommen die ausgabenbezogenen Gebühren umreißt, die ihre Kunden zahlen werden.

Zeichen #6: Teilnahme an Mitarbeiterumfragen

Die Bedingungen der Beschäftigung sind für Arbeitnehmer und selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer unterschiedlich. Daher würde jede Art von Mitarbeiterumfrage unterschiedliche Fragen an selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer als an Arbeitnehmer stellen.

Viele Unternehmen ermutigen selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer, an Mitarbeiterumfragen teilzunehmen, um die Kommunikation und das Engagement mit ihrer Vertragsarbeitnehmerschaft zu verbessern.

Wenn ein Unternehmen jedoch Mitarbeiterumfragen verwendet, um die Zufriedenheit oder Produktivität von Arbeitern zu messen, die als selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer klassifiziert sind, könnte das darauf hinweisen, dass das Unternehmen die Linie zwischen Arbeitnehmern und selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer verwischt.

Zeichen #7: Unternehmensschulungen erhalten

Das Angebot von Unternehmensschulungen an selbstständige Auftragnehmer oder Subunternehmer ist nicht per se ein Warnsignal für eine Fehlklassifizierung. Es ist durchaus üblich und oft notwendig, dass selbstständige Auftragnehmer und Subunternehmer Kontextinformationen und Einblicke von den Unternehmen erhalten, mit denen sie zusammenarbeiten. Dies dient dazu, die Anforderungen und Erwartungen an bestimmte Projekte besser zu verstehen und effizient erfüllen zu können.

Das Niveau und die Art der Schulung, die ein Unternehmen anbietet, sind entscheidende Faktoren, die bei der Bestimmung helfen können, ob eine Person als Arbeitnehmer oder als selbstständiger Auftragnehmer bzw. Subunternehmer klassifiziert werden sollte. Im Allgemeinen erhalten Arbeitnehmer umfassendere Schulungen als selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer (wie Schulungen zu bewusstem Bias, Schulungen zu sexueller Belästigung usw.), weil sie stärker in die Betriebsabläufe und Kultur des Unternehmens integriert sind.

Wenn ein Unternehmen umfangreiche Schulungen für einen Arbeiter anbietet, der als selbständiger Auftragnehmer/ Subunternehmer klassifiziert ist, könnte dies darauf hinweisen, dass sie eine Ebene der Kontrolle und Überwachung über diesen Arbeiter ausüben, die eher mit einer Beschäftigungsbeziehung übereinstimmt. Dies könnte ein weiteres, weniger bekanntes Warnzeichen einer Fehlklassifizierung sein.

Zeichen #8: Integration mit Software zur Leistungsverwaltung

Software zur Leistungsverwaltung wird oft verwendet, um die Leistung von Mitarbeitern zu verfolgen und zu bewerten. Wenn ein Unternehmen Software zur Leistungsverwaltung nutzt, um die Arbeit von selbständigen Auftragnehmer/ Subunternehmern auf ähnliche Weise zu verfolgen wie bei Mitarbeitern, könnte dies darauf hinweisen, dass das Unternehmen diese Arbeiter eher als Mitarbeiter statt als selbständige Auftragnehmer/ Subunternehmer behandelt.

Auftragnehmer nehmen nicht an typischen Unternehmensprozessen teil – wie Leistungsverbesserungsplänen oder Gehaltsüberprüfungen – oder genießen dieselben Vorteile wie Vollzeitmitarbeiter. Sie sind in der Regel für ihre eigene Arbeit und Reisekosten verantwortlich und sollten keine Ausrüstung von ihrem Arbeitgeber erhalten, um arbeitsbezogene Aufgaben auszuführen. Dies sind alles Zeichen der Integration, die auf eine Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung statt einer Auftragnehmer-Beziehung hinweisen könnten – besonders, wenn eines dieser Zeichen in Verbindung mit dem Gebrauch der Leistungsverwaltungssoftware des Kunden durch den Auftragnehmer besteht.

Eine Fehlklassifizierung kann versehentlich passieren. Mehr über Risikoszenarien und Strafen können Sie in Teil 2 unseres Leitfadens erfahren.

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