Digitale Personalakte: was hineingehört, welche Pflichten gelten und wie die Umstellung gelingt
In diesem Artikel
Das Wichtigste in Kürze:
Zentral statt verstreut: Die digitale Personalakte bündelt alle personenbezogenen Mitarbeiterunterlagen rechtssicher in einer Software.
Begriffe: Digitale und elektronische Personalakte meinen dasselbe; die digitale Entgeltakte ist ein abgegrenzter Teilbereich für entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente.
Pflicht ab 2027: Die Personalakte als Ganzes ist nicht digitalisierungspflichtig - ab dem 01.01.2027 müssen aber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch bereitstehen (§ 8 BVV).
Was gehört hinein? Was hineingehört, richtet sich nach dem Personalbezug; besonders sensible Daten wie Gesundheit oder Schwerbehinderung gehören in getrennte Teilakten.
Datenschutz: Rollen- und Rechtekonzept, Protokollierung und definierte Löschfristen entscheiden über die Rechtssicherheit.
Einführung: Die Umstellung gelingt schrittweise, inklusive Altakten-Migration und Einbindung des Betriebsrats.
Arbeitsverträge im Aktenschrank, Bescheinigungen auf dem Netzlaufwerk, Urlaubsanträge im Postfach: In vielen Personalabteilungen wird jede Auskunft zu einer kleinen Suchaktion. Die Personalakte begleitet jedes Arbeitsverhältnis vom ersten Vertrag bis zum Zeugnis und wird zunehmend digital geführt.
Der Druck steigt zusätzlich durch die Gesetzeslage. Ab 2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch bereitstehen. Für viele Unternehmen ist das der Anlass, die Aktenführung grundsätzlich neu aufzustellen.
Was ist eine digitale Personalakte?
Eine digitale Personalakte ist die softwaregestützte, zentrale Verwaltung aller personenbezogenen Unterlagen einer beschäftigten Person – vom Arbeitsvertrag über Stammdaten bis zu Bescheinigungen und Zeugnissen. Sie ersetzt Papierakte und verstreute Ordner durch eine strukturierte Ablage mit geregeltem Zugriff. Der Unterschied zur analogen Aufbewahrung liegt genau darin: Struktur, Zugriffskontrolle, Protokollierung und Versionierung.
Was die digitale Personalakte umfasst
In der digitalen Akte liegen alle Dokumente eines Arbeitsverhältnisses – durchsuchbar und rollenbasiert freigegeben. Berechtigte Personen greifen ortsunabhängig zu, Mitarbeitende sehen ihre eigenen Unterlagen im Self-Service. So bündelt die Akte den gesamten Lebenszyklus vom digitalen Onboarding bis zum Austritt an einer Stelle.
Digitale oder elektronische Personalakte – gibt es einen Unterschied?
Grundsätzlich meinen beide Begriffe dasselbe: eine digital geführte Personalakte. Einen sachlichen Unterschied gibt es nicht. Abzugrenzen ist dagegen die digitale Entgeltakte – ein spezieller Teilbereich für entgelt-, payroll- und sozialversicherungsrelevante Dokumente. Sie kann Teil der Personalakte sein, sollte aber klar getrennt geführt werden.
Welche Dokumente gehören in die digitale Personalakte und welche nicht?
Eine abschließende gesetzliche Liste, was in die Personalakte gehört, gibt es nicht. Der Maßstab ist der sachliche Personalbezug: Aufgenommen wird, was für das konkrete Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Wie gut eine Akte strukturiert ist, entscheidet später über Auffindbarkeit und Rechtssicherheit.
Diese Dokumente gehören in die digitale Personalakte
Typische Inhalte lassen sich nach Phasen des Arbeitsverhältnisses ordnen:
Phase | Beispiele |
Bewerbung & Eintritt | Bewerbungsunterlagen, Arbeitsvertrag, Stammdaten |
Laufendes Arbeitsverhältnis | Bescheinigungen, Gehaltsdokumente, Weiterbildungsnachweise, Beurteilungen |
Konflikt & Austritt | Abmahnungen, Kündigung, Zeugnis, Austrittsunterlagen |
Was nicht in die Personalakte gehört
Nicht alles, was über eine beschäftigte Person bekannt ist, darf abgelegt werden. Nicht in die Akte gehören:
Private Informationen ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis
Gerüchte und subjektive Notizen ohne nachvollziehbaren Zweck
Vertrauliche Daten Dritter, etwa anderer Mitarbeitender
Besonders sensible Daten wie Gesundheitsangaben, Unterlagen zum betrieblichen Eingliederungsmanagement oder zur Schwerbehinderung gehören nach dem Erforderlichkeitsprinzip in getrennte, geschützte Teilakten.
Vorteile der digitalen Personalakte für HR und Unternehmen
Der größte Gewinn einer digitalen Personalakte ist gewonnene Zeit. Wo Unterlagen bislang aus Ordnern, Laufwerken und Postfächern zusammengesucht werden mussten, liegt nun jede Information an einem Ort. Das entlastet die Personalabteilung und beschleunigt Auskünfte an Führungskräfte und Mitarbeitende.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Weniger Suchaufwand: Interne und externe Anfragen sind schneller beantwortet.
Ortsunabhängiger Zugriff: Berechtigte arbeiten von überall, Mitarbeitende nutzen Self-Service.
Rechts- und Revisionssicherheit: Versionierung und Zugriffshistorie erhöhen die Nachvollziehbarkeit.
Effizientere Workflows: Automatische Zuordnungen, Wiedervorlagen und Erinnerungen verhindern Medienbrüche.
Kostenersparnis: Praxisrechnungen zeigen, dass die Vollkosten pro Akte von grob 20 bis 35 Euro auf Papier auf etwa 8 bis 12 Euro jährlich sinken.
Statt getrennter Systeme und doppelter Pflege: Rippling verbindet HR, IT und Payroll nativ – inklusive deutscher Lohnabrechnung, DATEV-Integration und ITSG-Zertifizierung.
Ist die digitale Personalakte Pflicht? Rechtslage und Aufbewahrung
Die Personalakte als Ganzes muss niemand digitalisieren. Unternehmen dürfen sie weiter auf Papier führen. Wenn von einer „Pflicht ab 2027" die Rede ist, geht es um einen eng umrissenen Teil: bestimmte Entgeltunterlagen für die Sozialversicherung. Diese Unterscheidung ist wichtig, weil das Thema oft verkürzt dargestellt wird.
Was ab 2027 wirklich verpflichtend wird
Ab dem 01.01.2027 müssen sozialversicherungsrelevante Entgeltunterlagen elektronisch geführt und maschinell auswertbar bereitgestellt werden. Grundlage ist § 8 Abs. 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) – Stichwort digitale Entgeltakte für die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung.
Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber. Bisher ließ sich eine Befreiung beim Prüfdienst der Rentenversicherung beantragen; sie entfällt zum Jahreswechsel 2026/2027. Weiterhin eingehende Papierunterlagen sind dann zu digitalisieren.
Aufbewahrungsfristen und revisionssichere Archivierung
Wie lange Unterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt vom Dokumententyp ab. Lohn- und Gehaltsunterlagen zählen in der Regel als Buchungsbelege und unterliegen in der Regel einer Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 257 HGB in Verbindung mit dem BEG IV). Wer digital archiviert, muss die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD) erfüllen: Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit.
Datenschutz und Zugriffsrechte: die digitale Personalakte DSGVO-konform führen
Personaldaten sind besonders schützenswert. Rechtsgrundlage für ihre Verarbeitung ist vor allem § 26 BDSG in Verbindung mit der DSGVO: Erlaubt ist, was für das Arbeitsverhältnis erforderlich ist. Für besondere Datenkategorien wie Gesundheitsdaten gelten die strengeren Vorgaben aus Art. 9 DSGVO.
Vier Bausteine machen eine digitale Personalakte datenschutzkonform:
Rollen- und Rechtekonzept: Zugriff nach dem Need-to-know-Prinzip, regelmäßig überprüft.
Protokollierung und Versionierung: Jeder Zugriff und jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
Technische Sicherheit: Verschlüsselung, sicheres Hosting und kontrollierte Bereitstellung statt E-Mail-Anhang.
Aufbewahren und Löschen im Gleichgewicht: Die GoBD-Aufbewahrungspflicht und die DSGVO-Löschpflicht müssen beide prozessual abgebildet sein.
Digitale Personalakte einführen: So gelingt die Umstellung
In der Praxis gelingt die Umstellung am besten schrittweise mit einem klar umrissenen Anfang statt eines großen Wurfs. Wer früh Struktur, Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten klärt, spart sich später Nacharbeit.
In wenigen Schritten zur digitalen Personalakte
Ein bewährter Ablauf umfasst fünf Schritte:
Ist-Analyse: Erfassen, welche Unterlagen wo liegen und wo Medienbrüche entstehen.
Struktur festlegen: Dokumententypen und Aktenreiter definieren.
Zugriffsrechte klären: Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen.
Migration planen: Vorgehen für die Altakten bestimmen.
Roll-out: Mit einem klaren Anwendungsfall starten, dann ausweiten.
Bei der Softwareauswahl zählen Benutzerfreundlichkeit, Sicherheit, Datenschutz und die Integration in bestehende HR-Software und Lohnabrechnungssoftware. Wichtig ist die Mitbestimmung: Der Betriebsrat hat nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG in der Regel ein Mitbestimmungsrecht und sollte früh eingebunden werden.
Altakten digitalisieren: das ist zu beachten
Bestehende Papierakten lassen sich per Stichtag durch vollständiges Scannen überführen. Beim ersetzenden Scannen nach der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN gilt die digitale Version als rechtlich anerkannt, sodass Unternehmen nicht dauerhaft doppelt archivieren müssen. Ob die Papieroriginale danach vernichtet werden dürfen, hängt vom Dokumententyp ab.
Von der Aktenablage zur HR-Datenbasis
Die digitale Personalakte ist kein Selbstzweck. Sie ist der Anfang optimierter, digitalisierter HR-Prozesse; von Onboarding über Zugänge bis zur Lohnabrechnung.
Der Unterschied zeigt sich im Zusammenspiel: Werden Akte, Onboarding, Zugriffe und Lohnabrechnung auf getrennten Systemen geführt, muss jede Änderung mehrfach gepflegt werden. Dort schleichen sich Lücken und Fehler ein.
Bei Rippling laufen HR, IT und Lohnabrechnung auf einer gemeinsamen Datenbasis in einer All-in-one HR Software. Stammdaten, Dokumente und Zugänge bleiben synchron, statt zwischen Insellösungen zu pendeln. Wie das für Ihr Unternehmen aussehen kann, zeigt das Team gerne in einem Live-Walkthrough.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Welche Personalunterlagen müssen trotz Digitalisierung im Original aufbewahrt werden?
Für die meisten Dokumente genügt die revisionssichere digitale Führung. Eine Ausnahme bilden schriftformbedürftige Unterlagen nach § 126 BGB: Befristete Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungen sind nur mit eigenhändiger Unterschrift wirksam und sollten daher im Papier-Original bleiben oder mit qualifizierter elektronischer Signatur erstellt werden.
Dürfen wir die Papierakten nach dem Einscannen vernichten?
In der Regel ja. Beim ersetzenden Scannen nach der BSI-Richtlinie TR-RESISCAN dürfen die Originale nach dem Scannen vernichtet werden, sofern der Prozess in einer Verfahrensdokumentation nachvollziehbar festgehalten ist. Ausgenommen bleiben die schriftformbedürftigen Dokumente, die im Original aufzubewahren sind.
Was kostet eine digitale Personalakte pro Mitarbeitendem?
Cloud-Lösungen liegen im Mittelstand meist bei rund 3 bis 8 Euro pro Mitarbeitendem und Monat, umfangreichere HR-Suiten eher bei 5 bis 10 Euro. Hinzu kommen einmalige Kosten für Einrichtung und Migration. Für einen belastbaren Vergleich zählen Lizenz-, Migrations- und Schulungskosten zusammen und nicht nur der Monatspreis.
Was passiert mit der digitalen Personalakte nach dem Austritt?
Die Akte bleibt nicht unbegrenzt bestehen. Im Zuge des Offboardings wird sie gesperrt und nach Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Die Fristen richten sich nach dem Dokumententyp. Wichtig ist ein dokumentierter, regelmäßig durchgeführter Löschprozess, damit keine Daten länger gespeichert bleiben als nötig.
Reicht ein Ordner auf dem Netzlaufwerk als digitale Personalakte?
In der Regel nicht. Ein Netzlaufwerk speichert zwar Dateien, bietet aber keine strukturierte Ablage, kein detailliertes Rechtekonzept, keine Protokollierung und keine Versionierung. Für eine rechts- und revisionssichere Personalakte ist es eine spezialisierte Lösung.
Haftungsausschluss
Rippling und seine verbundenen Unternehmen bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht als Rechts-, Buchhaltungs- oder Steuerberatung gedacht und sollte nicht als solche herangezogen werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Buchhaltungs- und Rechtsberater konsultieren, bevor Sie damit verbundene Aktivitäten oder Transaktionen durchführen.
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