5 Wege, wie KI die HR-Betriebskosten in Europa senkt

HR bekommt seit zwei Jahren erzählt, dass KI das Budgetproblem lösen wird. Was davon in der Praxis tatsächlich ankommt, zeigen die Daten.

Jede Abteilung soll aktuell mehr mit weniger schaffen: mehr Einstellungen, mehr Onboarding, mehr Engagement, und das mit weniger Personal und einem schrumpfenden Budget.

Gerade in Europa gibt es dafür keine einfache Abkürzung. Arbeitnehmerschutz und lokale Arbeitsgesetze bedeuten, dass die schwierigeren Entscheidungen weiterhin einen Menschen brauchen. Die Einsparungen müssen also woanders herkommen.

Wir haben über 1.000 HR-Verantwortliche in Europa, Kanada und Australien gefragt, wo sie die größten Effizienz- und Kostenvorteile sehen. Hier zeigen wir, was sich verändert und was das für Ihre Abteilung bedeuten könnte.

Recruiting läuft mit weniger Personal

Die Vorauswahl von Kandidatinnen und Kandidaten ist aktuell der häufigste KI-Einsatz in HR: 44 Prozent der Teams nutzen sie, mehr als jede andere Anwendung.

Unsere Studie zeigt außerdem: 40 Prozent der Recruiting-Verantwortlichen sagen, dass sie dadurch schneller einstellen, und 33 Prozent haben ihr Einstellungsvolumen erhöht, ohne die HR-Kapazitäten entsprechend aufzustocken.

Das ist die eigentliche Ersparnis. KI sichtet Lebensläufe zwar schneller, aber vor allem kann ein Team dadurch mehr offene Stellen abdecken, ohne eine weitere Person im Recruiting einzustellen. Für Teams mit gleichbleibender Personalstärke entscheidet das darüber, ob Recruiting intern bleibt oder Budget an Personalvermittlungen abfließt.

Onboarding wird schneller (und günstiger)

56 Prozent der HR-Abteilungen sagen, dass KI die Onboarding-Zeit verkürzt hat, die Hälfte spricht von direkt gesunkenen Betriebskosten. Beides hängt eng zusammen: Von den Teams, deren Onboarding schneller wurde, geben 40 Prozent an, dass die Kosten dadurch deutlich gesunken sind.

Am deutlichsten zeigt sich das bei britischen Teams: Sie sagen 36 Prozent häufiger als der Durchschnitt, dass KI ihr Onboarding verbessert hat. Der Effekt beginnt schon vor dem ersten Arbeitstag. Die meisten Unternehmen brauchen für das Pre-Boarding, also den Papierkram vor dem eigentlichen Start, noch ein bis zwei Wochen. Teams mit fortgeschrittener KI-Nutzung schaffen das 50 Prozent häufiger als der Durchschnitt in weniger als einer Woche.

Für ein ausgelastetes Team heißt das: eine Koordinationsstelle weniger, die extra dafür eingestellt werden muss, um neue Mitarbeitende einzuarbeiten.

Wiederkehrende Fragen landen nicht mehr bei einer Person

42 Prozent der HR-Teams setzen KI für Helpdesk- und Support-Chatbots ein, der zweithäufigste Anwendungsfall der Studie nach Recruiting.

Das klingt unspektakulär, trifft aber genau den Teil der Arbeit, der am meisten ungeplante Zeit kostet: dieselbe Handvoll Fragen zu Resturlaub, Gehaltsterminen und Richtlinien, die von immer neuen Personen wieder und wieder gestellt werden.

Jede Frage, die ein KI-Assistent beantwortet, landet nicht im Postfach von HR oder einer Führungskraft und reißt sie nicht aus etwas anderem heraus. Als einzelne, große Ersparnis fällt das nicht auf. Aber es schafft Freiraum für den menschlichen Teil der Arbeit, statt zum fünfzigsten Mal dieselbe E-Mail zu beantworten.

Fehler in der Lohnabrechnung fallen auf, bevor sie teuer werden

Bei der Lohnabrechnung über mehrere Länder hinweg schleichen sich für europäische HR-Teams meist die höchsten Kosten ein, versteckt in unterschiedlichen Steuerregeln, Währungsumrechnungen und Bürokratie. Und meist gleicht jemand das alles von Hand ab, bevor ein Zahlungslauf abgeschlossen wird.

Diese Arbeit übernimmt KI zunehmend. 36 Prozent der HR-Teams nutzen sie inzwischen für die Analyse von Lohnabrechnung und Vergütung und erkennen einen falschen Satz oder eine nicht freigegebene Zeiterfassung, bevor daraus eine Korrektur wird, statt erst danach.

Die Ersparnis wirkt unspektakulär, summiert sich aber. Weniger Fehler bedeuten weniger Stunden für die nachträgliche Korrektur und weniger Risiko für die Art von Fehlern, die bei Lohnabrechnung über mehrere Länder schnell teuer werden.

Personalplanung wird weniger zum Ratespiel

Personalplanung und Forecasting gehören inzwischen zu den häufigeren KI-Einsatzfeldern in HR, mit 40 Prozent Nutzung auf demselben Niveau wie Onboarding.

Es ist außerdem einer der heimtückischsten Kostenpunkte im Budget. Überbesetzung bedeutet, für Personal zu zahlen, bevor es gebraucht wird. Unterbesetzung bedeutet Hetze nach Zeitarbeit oder Überstunden, wenn die Nachfrage schneller steigt als geplant.

Besseres Forecasting beseitigt dieses Risiko nicht, verkleinert es aber. Teams erkennen klarer, wohin sich der Personalbedarf tatsächlich entwickelt, statt Budget für verfrühte Neueinstellungen zu binden oder den richtigen Zeitpunkt zu verpassen und später teuer nachzuziehen.

Für europäische Teams entscheidet das darüber, ob sie Budget für tatsächlich benötigtes Personal einplanen oder am Ende für eine Fehleinschätzung nachzahlen.

Das Gesamtbild

Das ist alles andere als hypothetisch. Das berichten Abteilungen, die KI bereits in ihre Arbeitsabläufe integriert haben.

Der gemeinsame Nenner: Die Einsparungen zeigen sich am schnellsten, wenn KI nicht nachträglich an ein separates System angeflanscht wird, sondern mit denselben HR-, Lohn- und Personaldaten arbeitet, die ein Team bereits hat.

Den vollständigen Bericht können Sie unten herunterladen. Er zeigt, wo HR-Verantwortliche bei KI-Entscheidungen eine Grenze ziehen, welche Compliance-Lücken Teams noch ausbremsen und wie die fortgeschrittensten Unternehmen der Konkurrenz davonziehen.