La grille Syntec des frais de déplacement | Rippling

Gérer ses frais de déplacement sous la convention Syntec peut sembler compliqué pour les salariés comme pour les employeurs. Comment s'assurer que les indemnités kilométriques, les frais de repas et d'hébergement sont correctement remboursés conformément aux règles en vigueur ? La grille des frais de déplacement Syntec établit un cadre précis garantissant que le salarié ne supporte aucune charge financière supplémentaire lors de ses missions professionnelles.

Découvrez dans cet article les principes fondamentaux, les barèmes applicables et les modalités pratiques pour optimiser la gestion de vos frais professionnels.

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C'est quoi la convention collective Syntec ?

La convention collective Syntec définit le cadre juridique des relations entre employeurs et salariés au sein des bureaux d’études techniques, des cabinets d’ingénierie‑conseil et des sociétés de conseil. Issue de l’accord initial des principales organisations syndicales du secteur, elle a été enrichie par de multiples avenants portant notamment sur la rémunération, la formation professionnelle, la durée du travail et les conditions de rupture du contrat. Ses dispositions s’imposent à toutes les entreprises relevant de son champ d’application, même si elles ne sont pas affiliées aux organisations patronales signataires.

Principes des frais de déplacement selon la convention Syntec

Définition et cadre juridique

La convention Syntec encadre les frais de déplacement pour les salariés en mission hors du lieu de travail habituel. Ce dispositif définit précisément les conditions de remboursement et protège les droits des employés lors de leurs déplacements professionnels. La convention collective Syntec établit un cadre juridique clair pour ces indemnisations.Le principe fondamental établi par la convention Syntec est qu'aucun déplacement professionnel ne doit occasionner de charge financière supplémentaire pour le salarié ou une réduction de la rémunération. L'employeur doit donc prendre en charge les frais engagés dans le cadre de la mission, incluant transport, hébergement et restauration.

Ordre de mission et formalités

L'ordre de mission constitue le document contractuel important encadrant tout déplacement professionnel. Établi par l'employeur avant le départ, il précise les conditions du déplacement, la durée prévue de la mission ainsi que les modalités spécifiques de remboursement des frais engagés par le salarié.L’ordre de mission peut revêtir un caractère permanent si les fonctions mentionnées dans le contrat de travail impliquent, au cours d’une même journée, plusieurs déplacements sur différents sites.Les formalités administratives liées aux frais de déplacement doivent être anticipées et respectées rigoureusement. Avant le départ, le salarié doit prendre connaissance de l'ordre de mission et des règles de remboursement appliquées. Pendant la mission, il doit conserver tous les justificatifs nécessaires. Au retour, la constitution rapide d'une note de frais complète avec l'ensemble des pièces justificatives permettra un traitement efficace du remboursement.

Remboursement des frais de transport

Moyens de transport autorisés

La convention Syntec reconnaît différents moyens de transport pour les déplacements professionnels des salariés. Les déplacements professionnels peuvent s’effectuer par tous les moyens de transport en commun ou bien par l’utilisation du véhicule personnel du salarié.

Utilisation des transports en commun pour les déplacements professionnels

Pour les déplacements en transports en commun, ils doivent respecter les modalités suivantes (sauf mention contraire) : l’avion en classe économique, le train et le bateau en deuxième classe ou confort équivalent pour les ETAM, et en première classe ou confort équivalent pour les ingénieurs et cadres.

Utilisation du véhicule personnel pour les déplacements professionnels

L'utilisation du véhicule personnel pour les déplacements professionnels dans le cadre de la convention Syntec exige un accord écrit préalable entre l'employeur et le salarié. Cette autorisation formelle constitue une protection pour les deux parties.Avant d'accorder cette autorisation, l'employeur doit vérifier plusieurs éléments importants concernant les documents requis pour conduire et l'assurance du salarié. Le véhicule personnel doit être couvert par une police d'assurance garantissant sans limitation la responsabilité civile pour les déplacements professionnels. L'employeur a l'obligation de s'assurer que le salarié possède un permis de conduire valide et que son certificat d'immatriculation est en règle.En cas de modification ultérieure de la situation, le salarié doit en informer l’employeur. Et il doit aussi s’engager à respecter les règles du code de la route.

Les indemnités des frais de déplacement

Les frais engagés pour les déplacements sont remboursés afin de compenser les coûts liés au transport via les transports en commun.En cas d’utilisation du véhicule personnel, le remboursement de ces frais prend en considération l’amortissement du véhicule, les frais de garage, les coûts de réparation et d’entretien, les frais d’assurance ainsi que, le cas échéant, les taxes afférentes au véhicule.

Indemnités de repas et d'hébergement

Les frais de restauration

Les frais de repas engagés lors des déplacements professionnels font l'objet d'un remboursement par l'employeur selon la convention Syntec. Ce principe fondamental assure que le salarié ne supporte aucune charge financière supplémentaire durant sa mission.

Les frais d'hébergement

Lorsqu'un salarié ne peut regagner son domicile durant une mission, l'employeur doit prendre en charge les frais d'hébergement. Cette disposition importante de la convention Syntec garantit des conditions de logement adaptées aux besoins du déplacement professionnel. Les procédures de réservation et de paiement des nuitées diffèrent selon les entreprises. Certaines privilégient la réservation directe par leurs services, évitant ainsi l'avance de frais par le salarié. D'autres optent pour un remboursement sur présentation de factures. Dans tous les cas, le salarié doit conserver les justificatifs originaux et les transmettre selon les modalités définies par sa politique interne de remboursement des frais professionnels.

Conclusion

La maîtrise des frais de déplacement sous la convention Syntec représente un enjeu majeur tant pour l'employeur que pour le salarié. Ce cadre réglementaire garantit une protection financière importante en établissant que les déplacements professionnels ne doivent jamais constituer une charge supplémentaire pour le travailleur. Avec des règles précises sur le remboursement des frais de transport, d'hébergement et de repas, la convention offre un équilibre entre les préoccupations économiques de l'entreprise et les droits des salariés. En adoptant une politique de frais claire, documentée et conforme aux dispositions Syntec, chaque entreprise peut transformer cette obligation en opportunité d'efficacité administrative et de satisfaction des équipes.

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FAQ

Quel est le barème des frais de déplacement ?

La convention Syntec ne fixe pas de barème kilométrique forfaitaire unique. Elle prévoit seulement que les frais de transport, d’hébergement et de restauration sont remboursés de façon à ce que le salarié ne supporte aucune charge financière supplémentaire.

Comment calculer mes frais de déplacement ?

Selon la convention Syntec :

• Au réel : en remboursant l’ensemble des dépenses effectivement engagées (transport, hébergement, repas).

• En forfait : en appliquant le montant forfaitaire établi avant le départ par accord ou décision d’entreprise.

• Pour l’usage du véhicule personnel, le calcul doit prendre en compte :

  • l’amortissement du véhicule,

  • les frais de garage, réparations et entretien,

  • les primes d’assurance,

  • et éventuellement les taxes liées au véhicule.

Quels sont les avantages de la convention Syntec ?

• Salaires minima garantis

  La convention fixe chaque année des salaires minima applicables à tous les niveaux de responsabilité.

• Congés et absences

  25 jours ouvrés de congés payés, jours supplémentaires selon l’ancienneté, congés pour événements familiaux et congé sans solde.

• Protection sociale renforcée

  Couverture complémentaire santé (hospitalisation, dentaire, optique, médecines douces…) et régime de prévoyance garantissant le maintien de salaire et l’indemnisation en cas de décès ou d’invalidité.

• Formation professionnelle

  Accès au CPF de transition, bilans de compétences, validation des acquis de l’expérience (VAE) et plan de formation annuel.

• Frais de déplacement et mobilité

  Remboursement des frais de transport, d’hébergement et de restauration.