Lista para nuevos empleados: Una guía paso a paso para incorporar empleados en el Reino Unido

Así que has expandido tu negocio al Reino Unido y has contratado a tu primer empleado. ¡Felicidades!

Una vez completado, es momento de enfocarse en crear una experiencia de incorporación positiva para preparar a tu nuevo empleado para el éxito. Las estadísticas muestran que una excelente experiencia de incorporación aumenta la retención de empleados en el Reino Unido en un significativo 82%. La retención de empleados no solo tiene implicaciones para la moral; también te ahorra dinero. La investigación de Oxford Economics muestra que el costo promedio de rotación por miembro del equipo es de más de £30,000.

Una experiencia de incorporación de alta calidad es un proceso de varios meses, pero lograrlo vale totalmente la pena. Nuestra lista de verificación para la incorporación de empleados cubre lo que necesitas saber, incluyendo un útil plan de incorporación de 90 días, papeleo y cumplimiento, dispositivos y acceso a aplicaciones, y entrenamiento, para asegurar que tu nuevo empleado sea exitoso durante su permanencia en tu compañía.

Antes de su primer día

• Recoge los documentos necesarios de tu nuevo empleado. Para un proceso de incorporación sin problemas, solicita papeleo para nuevos empleados que verificará el derecho del empleado a trabajar y los configurará en la nómina. Los siguientes documentos son necesarios para asegurar que el empleado tenga el derecho legal a trabajar en el Reino Unido:

Si no estás seguro exactamente de qué documentos necesitas, puedes verificarlos en gov.uk.

Para configurar al empleado en la nómina, pide su P45–este formulario muestra la cantidad de impuestos que han pagado de su salario hasta ahora ese año.

• Involucrar a RRHH. Una vez que hayas tomado tu decisión de contratación y el proceso de selección haya terminado, envía la solicitud del nuevo empleado a tu departamento de Recursos Humanos. Además de asegurarse de que el nuevo empleado tenga el derecho legal a trabajar en el Reino Unido, también determinarán si el individuo necesita pasar por una verificación del DBS (Disclosure and Barring Service check, anteriormente conocida como verificación CRB). Las verificaciones del DBS son necesarias para empleados que trabajarán con individuos vulnerables o en posiciones donde serán responsables de la seguridad.

• Obtén el consentimiento y realiza una verificación de antecedentes. RRHH también puede ayudarte a realizar una verificación de antecedentes del empleado, que es obligatoria bajo la ley de Verificación de Antecedentes de Empleados de 2008 y exige a los empleadores verificar referencias y crédito y realizar una verificación de antecedentes penales antes de comenzar el proceso de incorporación. Una nota final, pero importante a tener en cuenta: Debes obtener el consentimiento del nuevo empleado antes de realizar cualquier evaluación previa al empleo. Lee nuestra guía completa sobre verificaciones de antecedentes de empleo en el Reino Unido para aprender más.

• Envía una carta de oferta. También conocida como declaración escrita o contrato de empleo, una carta de oferta debe enviarse a cualquier nuevo empleado que vayas a emplear por más de un mes. Para cumplir con la ley, las cartas de oferta de trabajo deben contener la fecha de inicio del empleado, título del puesto, descripción del trabajo, sus horas de trabajo, su compensación y beneficios, detalles de la política de confidencialidad de la compañía y un acuerdo de no divulgación (NDA), y políticas de la empresa sobre terminación. Para una lista completa de lo que se debe incluir en una carta de oferta en el Reino Unido, consulta nuestra guía.

• Registra al nuevo empleado con HM Revenue and Customs. Para comenzar a pagar a tu empleado, debes registrarlos con HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs) para que puedas inscribirlos en el esquema PAYE (Pay-as-You-Earn, Pagar según se Gana) del Reino Unido. Para hacer esto, necesitarás completar una Presentación de Pago Completo (FPS) para HMRC. Incluye la siguiente información:

Esta información debe estar en manos del HMRC el día de pago o antes. Además, necesitas darle a tu empleado una identificación de nómina.

*Nota: Los contratistas que están haciendo la transición a empleados no tendrán un P45, por lo que necesitarán usar su formulario de autoevaluación y los empleados también pueden usar su última nómina de su empleador anterior, ya que los P45 pueden emitirse hasta un mes después de que el empleado se vaya y el empleador querrá obtener esta información antes de su primera nómina para asegurar que el empleado no pague más impuestos de los necesarios.

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• Inscríbelos en prestaciones. El plan de pensiones del lugar de trabajo, el pago por enfermedad estatutario, las vacaciones anuales y el pago por redundancia estatutario son solo algunas de las prestaciones obligatorias que reciben los empleados en el Reino Unido. Puedes encontrar más información sobre prestaciones estatutarias y suplementarias en nuestra guía para el Reino Unido.

• Ordena y configura sus dispositivos. Tanto si trabajan en el sitio como desde casa, los empleados necesitan las herramientas y el equipo adecuados para realizar su trabajo. Antes de su fecha de inicio, ordena y configura cualquier dispositivo, como laptops o teléfonos móviles, para que su primer día transcurra sin inconvenientes.

• Configura sus cuentas de aplicaciones. Nada ralentiza más un primer día de trabajo como contactar a IT y a tu nuevo supervisor para configurar tu dirección de correo electrónico, Slack, Figma, Asana y/o Zoom. Evita estos dolores de cabeza ayudando a los nuevos empleados a configurar sus cuentas de aplicaciones antes de su fecha de inicio.

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• Prepara cualquier recurso que necesiten. Estos pueden incluir:

• Envía un correo electrónico de bienvenida. Un correo electrónico de bienvenida es imprescindible cuando se trata de un proceso de incorporación completo y de causar una buena primera impresión. El Reino Unido es bien conocido por su estilo informal y relajado en cuanto al trabajo, así que mantén el lenguaje de tu correo electrónico de bienvenida casual. Si quieres, puedes incluir una agenda para los primeros días de tu empleado para que sepan qué esperar, y anímalos a hacer cualquier pregunta.

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En el Día 1

• Asegúrate de que su espacio de trabajo esté preparado. Si tu nuevo empleado trabaja en la oficina, pasa por allí y verifica que tenga un escritorio, un laptop funcionando, suministros de oficina y tal vez incluso una tarjeta de bienvenida lista antes de que llegue. Si trabajan desde casa, establece una llamada por Zoom para ver si necesitan algo y dales un breve recorrido en video para que estén listos para empezar con todo. Incluso podrías enviarles una cesta de bienvenida o una tarjeta para hacerles sentir apreciados desde el primer día.

• Anima a tu equipo a contactar a su nuevo compañero de trabajo. Ya sea el día antes de que el nuevo empleado comience o la mañana de, envía un correo electrónico al resto de la compañía animándolos a decir hola y presentarse. Si el nuevo empleado trabaja desde casa, sugiere enviar un correo electrónico o un mensaje de Slack. Si trabajan en persona, organiza un almuerzo de la empresa para que todos tengan la oportunidad de mezclarse. Para obtener ayuda para redactar el correo electrónico de bienvenida perfecto, consulta nuestra guía.

• Programa su orientación. Presenta a tu nuevo empleado tanto tu lugar de trabajo como a tu equipo programando una orientación para su primer día. Esto debe incluir, como mínimo, un 1:1 con su gerente directo, una reunión con el equipo con el que trabajarán y cualquier otra cosa que puedan necesitar para comenzar.

• Organiza un evento para conocerse. Para construir camaradería y asegurarte de que tu nuevo empleado no se sienta como un extraño en su primer día, organiza un evento social con los miembros más cercanos de su equipo. Las estadísticas muestran que el 79% de los empleados les encantaría asistir a eventos en persona para conocer a sus compañeros de trabajo y sentirse parte del equipo. Como el Reino Unido es bien conocido por sus pubs, una idea es programar un happy hour durante la primera semana del nuevo empleado.

• Asígnales un compañero de incorporación o mentor. El sistema de compañeros funciona tan bien en el lugar de trabajo como lo hizo en la escuela primaria. Antes de que comiencen su nuevo trabajo, asigna a un miembro del equipo que actuará como persona de contacto para tu nuevo empleado. Programa un 1:1 con esta persona en su primer día para que tengan una cara amigable y una guía para mostrarles los alrededores. Pueden responder preguntas sobre la política de la empresa, ayudar al nuevo empleado a instalarse y presentarles a otros miembros del equipo.

• Ofrece un recorrido por la oficina. Un recorrido por la oficina es una necesidad para los nuevos empleados que trabajan en el sitio. No solo les dará la oportunidad de conocer a algunos de sus compañeros de trabajo, sino que también aprenderán dónde están los baños, las áreas de descanso y las salas de reuniones.

• Formación sobre salud y seguridad. Asegúrate de que el empleado reciba formación sobre salud y seguridad. Esto incluye mostrar al empleado dónde están las salidas de emergencia, colocar el cartel de salud y seguridad en un área común; explicar al empleado cuáles son las responsabilidades del empleador y del empleado; dar al empleado una visión general del proceso de salida de emergencia; señalar dónde está el botiquín de primeros auxilios; asesorar quiénes son los bomberos y los primeros en responder; mostrar las ubicaciones de los extintores de incendios y el punto de reunión de emergencia.

Durante sus primeros 90 días

• Programa entrenamiento específico para su rol. La marca distintiva de un gran proceso de incorporación es darle al nuevo empleado la formación que necesita (en todos los aspectos) para cumplir con sus objetivos. Durante los primeros 30 días, debería recibir mucho entrenamiento práctico para asegurarse de que sabe cómo usar el software que necesitará, entender la jerarquía de la empresa, y tener un conocimiento completo de sus responsabilidades laborales y expectativas del rol. Convierta estos objetivos en una lista de metas, y haga que el nuevo empleado se reúna regularmente con su gerente para ayudarlo a mantenerse en el camino.

• Asígneles trabajo. Después del primer mes de entrenamiento, empiece a asignarle algunos proyectos al nuevo empleado. Asegúrese de monitorear su progreso cuidadosamente. Después de todo, naturalmente va a haber una curva de aprendizaje, y este es el momento para que cometan errores y obtengan claridad. También establezca objetivos para este periodo de tiempo. Un marco como metas SMART—poner metas que son Específicas, Medibles, Alcanzables, Realistas, y Temporales asegurará que el nuevo empleado tenga objetivos claros hacia los cuales trabajar, lo cual ayudará a guiar sus acciones durante este tiempo crítico y asegurará que no se sientan perdidos. Al final de los 60 días, programe un tiempo para discutir su retroalimentación sobre el proceso y dar la suya propia.

• Permita que el empleado demuestre su maestría. Durante los últimos 30 días del proceso de incorporación, dé al empleado la oportunidad de demostrar lo que ha aprendido hasta ahora. Cree oportunidades para que utilicen el conocimiento que ganaron del entrenamiento, y la experiencia que hizo que los contratara en primer lugar, para contribuir completamente al equipo en el que están trabajando.

• Ofrezca retroalimentación regular. Los recién llegados tienen más probabilidades de tener éxito y corregir errores si la retroalimentación sobre su rendimiento se comunica claramente con ellos. Configure reuniones semi-regulares para discutir cómo les está yendo, reconocer sus victorias y destacar posibles áreas de crecimiento. 

• Anime al nuevo empleado a dar su retroalimentación. Al pedir la retroalimentación honesta de un nuevo empleado sobre el proceso de incorporación, obtendrá una idea de lo que va bien y qué se puede mejorar en el futuro.

• Programe la reunión de fin del periodo de prueba. Esta reunión es para discutir el rendimiento del empleado y si el empleado pasará su periodo de prueba o no.

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Si vas a contratar empleados, contratistas o trabajadores remotos en el Reino Unido, necesitas más que solo una lista para nuevos empleados: necesitas Rippling.

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Y con Rippling, incorporar a nuevos empleados es pan comido. Completa y verifica las verificaciones de antecedentes, escribe y envía cartas de oferta, envía, firma y almacena documentos digitales, y localiza el material de incorporación al país de origen de tu nuevo empleado todo desde un lugar centralizado.

Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, contable, ni legal. Este material ha sido preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proveer, y no debe ser utilizado como un consejo fiscal, legal, o contable. Deberías consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.