Lista de verificación para nuevos empleados: Guía paso a paso para la incorporación de empleados en Irlanda

Contratar a tu primer empleado en Irlanda es emocionante y te acerca un paso más a crear tu equipo internacional. A continuación, necesitas incorporarlo, lo que implica llenar el papeleo adecuado para comenzar, presentarles a sus compañeros de trabajo, enseñarles sobre los valores de tu empresa, y mucho más.

Si haces bien el proceso de incorporación, prepararás a tu nuevo empleado para el éxito: de hecho, un programa de incorporación robusto y exitoso asegura que el 69% de los empleados permanezcan en la empresa durante tres años. Y asegurarte de que tu programa es excelente te da una ventaja sobre la competencia.

Aunque la implementación real depende de ti, esta guía te proporcionará la lista de incorporación que necesitas para cuidar todo, desde el papeleo y el cumplimiento hasta dispositivos, acceso a aplicaciones, capacitación y un plan de 90 días para asegurar que tus nuevos empleados tengan éxito más allá de su primer día.

Antes de su primer día

• Realizar una verificación de antecedentes laborales. Las verificaciones de antecedentes en Irlanda son un tema frustrante para muchos empleadores, principalmente porque no hay una orientación uniforme sobre si necesitas hacer una o no. Dicho esto, son legales, y para asegurar que el solicitante es quien dice ser, los empleadores suelen verificar lo siguiente:

Aprende más sobre verificaciones de antecedentes laborales en Irlanda, incluyendo casos en los que podrías solicitar historial de antecedentes penales o informes de aptitud médica, en nuestra guía.

• Enviar una carta de oferta. Una carta de trabajo formal permite a tu nuevo empleado saber qué esperar de su nueva posición y asegura que permaneces legalmente conforme a las leyes laborales irlandesas. Como mínimo, la carta de oferta debe incluir: el título del puesto, descripción del trabajo y fecha de inicio; compensación y prestaciones; horas de trabajo; tiempo de vacaciones; baja por enfermedad; la política de la empresa sobre la terminación; y una cláusula de confidencialidad (también conocida como acuerdo de no divulgación). Lee nuestra guía completa sobre cómo crear cartas de oferta para empleados en Francia.

• Completar los documentos necesarios. Los documentos que llenas dependen enteramente de si el individuo ha trabajado en Irlanda antes o no. Si no han sido previamente empleados en Irlanda:

Si han trabajado previamente en Irlanda: 

• Tú (el empleador) debes solicitar una nueva RPN para el empleado. Te dirá cómo operar la nómina para ellos.

• Incluye su fecha de inicio la primera vez que envíes la nómina para ellos.

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• Inscribirlos en prestaciones. Los planes de pensiones/contribuciones a la jubilación, el seguro de trabajadores, la baja por enfermedad pagada, la licencia parental, la licencia anual pagada y los días festivos bancarios son todos beneficios obligatorios en Irlanda. Para mantenerse competitivos, algunos empleadores eligen ofrecer beneficios suplementarios. Aprende más en nuestra guía sobre prestaciones para empleados en Irlanda.

• Agregarlos a la nómina. Los empleadores son responsables de inscribirse en el esquema PAYE (Paga-como-Ganas) de Irlanda, junto con notificar a Revenue en el momento que contraten personal. Esto se puede hacer fácilmente a través del portal MyEnquires en Servicio en Línea de Revenue (ROS), pero debe hacerse antes de escribir a alguien un cheque de pago.

Como empleador, serás responsable de deducir lo siguiente de los cheques de pago:

• Impuesto sobre la renta

• Seguro Social Relacionado con el Pago (PRSI)

• Carga Social Universal (USC)

• Impuesto Local a la Propiedad (LPT)

Consulta nuestra guía completa para gestionar la nómina de empleados en Irlanda.

• Ordena y configura sus dispositivos. Es crucial causar una buena primera impresión en tu nuevo empleado, y tener sus dispositivos listos y esperándolos es la manera perfecta de hacerlo. Independientemente de donde trabajen (en la oficina o desde casa), asegúrate de ordenar y configurar cualquier dispositivo tan pronto como sean contratados.

• Configura sus cuentas de aplicaciones. Tu nuevo empleado debe sentirse como parte del equipo desde el principio, así que asegúrate de que sea fácil para ellos ponerse en contacto con sus compañeros de trabajo y que no se pierdan ninguna comunicación importante el primer día. Antes de su primer día, haz que IT configure sus cuentas de aplicaciones, como email, Zoom, Slack, Asana y Figma.

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• Prepara cualquier recurso que necesitarán. Estos pueden incluir:

• Envía un correo electrónico de bienvenida. La comunicación es un componente crucial al hacer negocios en Irlanda, así que un correo electrónico de bienvenida te pondrá en el camino correcto. Sé amigable pero no demasiado informal, y enfócate en las cosas que tu empleado necesitará para tener éxito en su primer día, como información sobre con quién deben registrarse al llegar, cómo pasar la seguridad, dónde pueden aparcar y cualquier material extra que deban traer consigo cuando vengan por primera vez. Lee nuestra guía sobre crear un correo electrónico de bienvenida aquí.

• Asígnales un mentor de incorporación. Antes del primer día del nuevo empleado, pide a uno de sus compañeros de trabajo, preferiblemente un gerente o un miembro directo del equipo, que actúe como mentor de incorporación para ellos. Esto ayudará al nuevo a aclimatarse a su equipo, darles una cara amigable para asegurar que se sientan bienvenidos y proporcionarles la oportunidad de hacer preguntas. Asegúrate de asignar el compañero de incorporación bien antes del primer día para que puedan tener la oportunidad de prepararse. 

• Programa su orientación. Antes de su primer día, programa la orientación de la empresa de tu nuevo empleado. Deben reunirse, como mínimo, con su gerente directo, su equipo y su mentor de incorporación. Una vez que la orientación está programada, envía por correo electrónico una agenda del primer día a tu nuevo empleado y anímales a hacer cualquier pregunta que puedan tener.

En el Día 1

• Comienza la orientación. El nuevo empleado debe pasar una buena parte de su primer día reuniéndose con su gerente directo, miembros del equipo y mentor de incorporación. Asegúrate de programar la orientación para finales de la mañana o la tarde; el tráfico matutino en Irlanda puede ser una pesadilla, y no quieres hacer esperar a tu nuevo empleado. Para romper el día, haz que su mentor de incorporación se reúna con ellos para almorzar o tomar una cerveza en un pub local, ambos ambientes son comunes para reuniones en Irlanda.

• Asegúrate de que su espacio de trabajo esté configurado. Ya que has ordenado y configurado sus dispositivos, esto no debería llevar mucho tiempo. Si están trabajando en la oficina, muéstrales dónde está su espacio y asegúrate de que tengan todo lo que necesitan. Si van a trabajar principalmente desde casa, ten una lista frente a ti para referirte y asegurarte de que están completamente equipados. 

• Envía un correo electrónico al equipo. ¡Deja que el resto de la empresa sepa que el nuevo empleado está comenzando! Envía un correo electrónico con el nombre de la persona, título del trabajo, dirección de correo electrónico y handle de Slack y anima al equipo a presentarse cuando tengan oportunidad. Aprende a elaborar el correo electrónico de bienvenida al equipo perfecto con nuestra guía.

• Deja que el equipo vote sobre el evento de "llegar a conocerse". Aunque organizar un evento de romper el hielo es bastante común en países como EE. UU. y Canadá, no es una ocurrencia universal en Irlanda. Es mejor dejar que el equipo vote si le gustaría hacer algo especial o no. En cualquier caso, una reunión más informal, como visitar el pub local después del trabajo juntos, podría ser una mejor alternativa. 

• Da un tour por la oficina. Siempre es útil un recorrido por la oficina, incluso si tu nuevo empleado solo será una presencia ocasional en el lugar de trabajo. Es una gran oportunidad para que muestren su rostro, conozcan a otros compañeros de trabajo con los que de otra manera no tendrían la oportunidad de trabajar, y aprendan dónde están las comodidades y las instalaciones.

• Proporcionales una lista de contactos. Envía un correo electrónico a tu nuevo empleado con una lista de nombres, roles, números de teléfono, correos electrónicos y nombres de usuario de Slack para que sepa cómo contactar a los compañeros de trabajo con los que interactuará regularmente, y así pueda encontrar a la persona adecuada para responder a preguntas específicas.

Durante sus primeros 90 días

• Programa sesiones de formación organizacional y específicas del puesto. Durante los primeros 30 días, tu nuevo empleado tiene dos objetivos: aprender sobre su nuevo lugar de trabajo y los detalles de su puesto. Es mejor comenzar presentándoles los objetivos, propósito y valores de la empresa. Luego, pasa a entrenarlos en su posición específica. Averigua qué formación necesitarán para reforzar su experiencia previa y ayudarles a aprender las habilidades e información que necesitarán para tener éxito.

• Asigna trabajo y ayúdales a establecer objetivos. Establecer objetivos claros garantizará que tu nuevo empleado sepa exactamente qué esperas de él. Una excelente manera de establecer objetivos al principio es usando un marco como objetivos SMART—estableciendo objetivos que son Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporales. A medida que comiences a asignarles tareas para completar por su cuenta, esto les ayudará a tener objetivos claros hacia los cuales trabajar para que sepan que van en la dirección correcta.

• Exposición Multifuncional. Organiza oportunidades para que el nuevo empleado interactúe con equipos o departamentos más allá del suyo. Esta exposición puede fomentar una comprensión más profunda de la organización y promover la colaboración.

• Programa chequeos regulares para ayudarles a mantenerse en el camino correcto. Las reuniones regulares son cruciales, particularmente durante los primeros 90 días de tu nuevo empleado. Son una excelente manera de responder a cualquier pregunta que la persona pueda tener, señalar lo que está haciendo bien y trabajar en lo que se puede mejorar. Aún mejor, tu nuevo empleado no tendrá que preguntarse si estás satisfecho con su desempeño durante los primeros meses. Comienza con un chequeo a los 30 días, 60 días y 90 días, pero mantén flexibilidad en caso de que quieran programar reuniones más frecuentes.

• Desarrollo Profesional. Habla sobre el enfoque de la organización hacia el desarrollo profesional y las oportunidades de crecimiento. Anima al nuevo empleado a establecer objetivos de desarrollo personal y explorar posibles formaciones, talleres o cursos.

• Busca su retroalimentación sobre cómo puedes mejorar la experiencia de incorporación. La retroalimentación de un empleado hacia ti es tan valiosa como la tuya hacia ellos. Dedica tiempo para aprender sobre la experiencia de tu nuevo empleado durante el proceso de incorporación para entender cómo se puede mejorar en el futuro.

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Si vas a contratar empleados, contratistas o trabajadores remotos en Irlanda, necesitas más que solo una lista de verificación para nuevos empleados: necesitas Rippling.

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Y con Rippling, incorporar nuevos empleados es muy fácil. Completa y verifica las verificaciones de antecedentes, escribe y envía cartas de oferta, envía, firma y almacena documentos digitales, y localiza materiales de incorporación al país de origen de tu nuevo empleado, todo desde una ubicación centralizada.

Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, contable o legal. Este material ha sido preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no debe ser utilizado para consejos fiscales, legales o contables. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.