Lista de nueva contratación: Guía paso a paso para incorporar empleados en Canadá

¡Buenas noticias, has contratado a tu primer empleado en Canadá! El siguiente paso es su proceso de incorporación, que puede marcar la diferencia entre una transición suave y un comienzo difícil en su nuevo rol.

Si aciertas en el proceso de incorporación, prepararás a tu nuevo empleado para prosperar: el 69% de los trabajadores canadienses es más probable que se queden con su empleador si tienen una experiencia de incorporación sólida y atractiva. Pero si te equivocas, arriesgas más que tener un empleado desmotivado: podrías incurrir en cientos de miles de dólares en multas por no cumplir con las leyes laborales canadienses.

Una experiencia de incorporación de primera categoría tiene muchas partes móviles, y lleva más tiempo que el primer día (o semana, o incluso mes) de tu nuevo empleado. Pero nuestra lista cubre lo que necesitas saber, desde el papeleo y el cumplimiento hasta dispositivos, acceso a aplicaciones, capacitación y un plan de 90 días para asegurar que tus nuevos empleados tengan éxito mucho más allá de su primer día.

Antes de su primer día

• Realiza una verificación de antecedentes laborales. Las verificaciones de antecedentes son legales en Canadá siempre que obtengas el consentimiento informado de los solicitantes de empleo primero y recolectes la menor cantidad de datos necesarios para asegurarte de que el posible empleado sea un buen ajuste para su rol. Lee nuestra guía completa sobre verificación de antecedentes laborales en Canadá para saber más.

• Envía una carta de oferta. Una carta de oferta, referida en Canadá como un contrato de empleo, es un contrato legal entre un nuevo empleado y su empleador. Asegúrate de que incluya la información correcta para cumplir con las leyes laborales canadienses: información del empleado (incluyendo la posición del nuevo empleado y la información de contacto), sus horarios de trabajo, compensación y beneficios, tu política de terminación y cualquier otro detalle relevante para tu empresa. Una carta de oferta debe firmarse antes de que un empleado comience su primer día de trabajo. Lee nuestra guía completa sobre cómo crear cartas de oferta para empleados en Canadá.

• Realiza el papeleo necesario. Más allá del contrato de empleo, los formularios comunes incluyen documentos fiscales, acuerdos legales y acuerdos de confidencialidad. Dependiendo de tu software de incorporación, configurar estos documentos podría involucrar múltiples cadenas de correo electrónico con partes interesadas y firmantes a lo largo de la organización.

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• Inscríbelos en beneficios. Las pensiones, el seguro de empleo y el tiempo de vacaciones son beneficios obligatorios en Canadá, y las cantidades varían por estado y territorio (encuentra el desglose en nuestra guía de beneficios para empleados en Canadá).

• Agrégales a la nómina. Tienes que pagar a los empleados con base en Canadá en dólares canadienses (CAD) a menos que hayas obtenido específicamente su permiso por escrito para pagarles en una moneda diferente. Según la ley canadiense, también necesitarás solicitar formularios de créditos fiscales para asegurarte de calcular las deducciones de nómina de cada empleado de tiempo completo correctamente. Consulta nuestra guía completa sobre cómo manejar la nómina para empleados en Canadá.

• Ordena y configura sus dispositivos. Ya sea que tu nuevo empleado vaya a trabajar en el sitio o a distancia, necesita las herramientas adecuadas para su trabajo. Antes de su primer día, ordena y configura cualquier dispositivo que necesiten para que tu nuevo empleado pueda comenzar con buen pie.

• Configura sus cuentas de aplicaciones. ¿Hay algo más frustrante que intentar comenzar a trabajar y darte cuenta de que aún necesitas acceso al correo electrónico... y Slack... y Zoom... y Figma... etc.? Ayuda a tus nuevos empleados configurando sus cuentas de aplicaciones antes de su primer día, para que todo esté listo para un inicio de sesión suave (y rápido) cuando llegue su fecha de inicio.

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• Prepara cualquier recurso que necesitarán. Estos pueden incluir:

• Organiza su orientación (¡y un evento para conocer al equipo!). Programa los eventos de orientación de tu nuevo empleado, como reuniones uno a uno con su gerente, reuniones con su equipo o incluso eventos para conocerse en su primer día. Envía invitaciones ahora, así todos los que necesiten asistir pueden reservar su tiempo.

• Asígnales un compañero o mentor para la incorporación. La incorporación será más sencilla si tu nuevo empleado tiene una persona de contacto que pueda guiarlo en el proceso, responder sus preguntas y hacer presentaciones. Asigna esa persona antes de su primer día para que tenga tiempo de prepararse para dar la bienvenida a una nueva cara en el equipo.

• Envía un correo electrónico de bienvenida. A medida que se acerca el primer día de tu nuevo empleado, crea un correo electrónico de bienvenida con todos los detalles sobre qué esperar en su primer día. Esto puede incluir una agenda para el primer día, notas sobre el código de vestimenta de tu oficina, preguntas frecuentes sobre su primer día, lo que sea que necesiten para sentirse cómodos y emocionados por comenzar su nuevo trabajo.

En el Día 1

• Asegúrate de que su espacio de trabajo esté preparado. Si tu nuevo empleado trabaja en persona, asegúrate de que su oficina, escritorio o espacio de trabajo esté preparado para su primer día con sus dispositivos, y quizás algunas decoraciones divertidas para darle la bienvenida al equipo. Un ambiente de trabajo acogedor crea una excelente primera impresión al ayudar a tu nuevo empleado a sentirse apreciado desde el principio.

• Envía un correo electrónico de "bienvenido al equipo". Al principio de su primer día es el momento ideal para enviar un correo electrónico al resto de la empresa para animarles a saludar a su nuevo compañero de trabajo. Aprende a redactar el correo electrónico de bienvenida al equipo perfecto con nuestra guía.

• Proporciónales una agenda o plan para ayudarles a empezar. Si su correo de bienvenida no incluía una agenda o plan para sus primeros días, ten eso listo para tu nuevo empleado cuando llegue en su fecha de inicio. Se sentirán mucho más seguros de comenzar si saben exactamente qué esperar en el primer día y en adelante.

• Programa una reunión uno a uno con su gerente. Una de las primeras cosas que un nuevo empleado debe hacer en su primer día es tener una reunión uno a uno con su supervisor o gerente. Esto les da la oportunidad de ser recibidos adecuadamente y obtener respuestas a cualquier pregunta inmediata que puedan tener mientras se sumergen en su nuevo trabajo.

• Programa una reunión uno a uno con su compañero o mentor de incorporación. A continuación, es el momento de una reunión uno a uno con la persona que guiará a tu nuevo empleado a través de la experiencia de incorporación. Programa tiempo para que tu nuevo empleado se reúna y se familiarice con ellos.

• Organiza un evento para conocer a su equipo o compañeros más cercanos. Si hay tiempo en el primer día de tu nuevo empleado, programa un evento para conocerse con tantas personas con las que trabajarán estrechamente como sea posible. Esto puede ser informal, un almuerzo de equipo es una gran opción.

• Da un recorrido por la oficina. Si tu nuevo empleado va a trabajar en el sitio, asegúrate de darle un recorrido por la oficina en su primer día. No olvides información importante de seguridad, como dónde están los baños, las áreas de descanso y los extintores de incendios.

• Proporciónales una lista de contactos. Finalmente, proporciona a tu nuevo empleado una "ficha de ayuda" de las personas en el equipo a las que pueden acudir por ayuda mientras aprenden las cuerdas. También es una gran idea anotar el departamento, el rol y la información de contacto de cada miembro del equipo (número de teléfono, correo electrónico, identificador de Slack y cualquier otra cosa que sea relevante en tu empresa), para que el nuevo empleado pueda encontrar a la persona adecuada para responder a preguntas específicas.

Durante sus primeros 90 días

• Programar formación organizacional y específica del puesto. Ten en cuenta que el objetivo de tu nuevo empleado en los primeros meses debería ser aprender sobre su nueva empresa y su propósito dentro de ella. Comienza con una formación organizacional, donde se les asigna la tarea de aprender sobre la empresa, sus objetivos, su propósito y sus valores. Luego, cambia lentamente a una formación específica del puesto que les ayudará a aprender habilidades e información específicas que necesitarán para tener éxito en su posición.

• Asignar trabajo y ayudarles a establecer objetivos. Un nuevo empleado solo puede hacer y aprender hasta cierto punto: espera que haya una curva de aprendizaje y ten cuidado de no sobrecargarlos con demasiado trabajo en sus primeros meses. Una excelente manera de establecer objetivos al principio es usando un marco como objetivos SMART: establecer objetivos que sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporizados. Esto ayudará a dar a tu nuevo empleado objetivos claros hacia los cuales trabajar para que no caigan en la trampa de no saber exactamente qué hacer en sus primeras semanas y meses en su rol.

• Programar comprobaciones regulares y mentoría para ayudarles a mantenerse en el camino. Reserva tiempo con tu nuevo empleado para discutir el progreso en sus objetivos y responder cualquier pregunta nueva que puedan tener. Una comprobación a los 30, 60 y 90 días es un buen punto de partida, pero mantente flexible en caso de que deseen programar reuniones más frecuentes que eso.

• Ofrecer retroalimentación regular mientras se van adaptando. No dejes a tu nuevo empleado preguntándose sobre su rendimiento durante sus primeros meses. Dales retroalimentación regular para que sepan cuando están en el camino correcto, y cuándo necesitan redirigir para poder cumplir mejor con sus objetivos.

• Buscar sus comentarios sobre cómo puedes mejorar la experiencia de incorporación. Y finalmente, ten en cuenta que la retroalimentación va en ambos sentidos. Busca comentarios de todos los nuevos empleados sobre su experiencia de incorporación y cómo se puede mejorar para futuras incorporaciones.

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Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, contable o legal. Este material ha sido preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no debe ser utilizado como asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.