Lista de nuevo empleado: Guía paso a paso para la incorporación de empleados en Polonia

¡Felicidades por contratar a tu primer empleado en la República de Polonia! Ahora, es el momento de concentrarse en el proceso de incorporación, que impacta significativamente en su transición al nuevo rol.

Realizar correctamente el proceso de incorporación ayuda a tu nuevo empleado a integrarse sin problemas en tu empresa, y es bueno para el negocio. En 2015, el costo de reclutar a un solo trabajador fue de 2500 PLN ($602, €557). Esos costes pueden sumarse rápidamente si estás contratando constantemente. Cifras globales muestran que experiencias de incorporación eficaces aumentan la retención de empleados en un 69% hasta por tres años, ahorrándote mucho dinero y tiempo.

Para ayudarte a crear una experiencia de incorporación de primera categoría que servirá a tus nuevos empleados durante el proceso de varios meses, consulta nuestra lista de verificación de incorporación comprehensiva. Incluye todo, desde manejar papeleo y asegurar el cumplimiento hasta proporcionar dispositivos, otorgar acceso a aplicaciones, realizar capacitación e implementar un plan de 90 días para ayudar a tus empleados a encontrar éxito a largo plazo.

Antes de su primer día

• Completa una verificación de antecedentes laborales. Aunque las verificaciones de antecedentes son legales en Polonia, el solicitante de empleo debe dar su consentimiento. Los empleadores deben recopilar solo la cantidad mínima de datos para asegurar que el trabajador es quien dice ser y es adecuado para el puesto. Debes cumplir con las regulaciones de protección de datos de Polonia y la UE. Aprende más en nuestra guía sobre verificación de antecedentes laborales en Polonia.

• Envía una carta de oferta. Una carta de oferta, conocida como contrato de empleo en Polonia, es un acuerdo legal entre el trabajador y el empleador. Debe contener la información correcta para ser considerada válida bajo la ley laboral polaca. La información esencial incluye: información de contacto de todas las partes, término del contrato (se requiere un contrato separado para un período de prueba), contingencias (examen médico, capacitación de salud y seguridad), posición (título del trabajo), descripción del trabajo, fecha de inicio, horas, compensación, prestaciones, política de terminación y otros detalles relevantes. Nuestra guía sobre crear cartas de oferta para empleados en Polonia puede ayudarte a navegar esta tarea.

• Completa el papeleo requerido. Además del contrato de empleo, hay otros formularios y documentación a tratar. Estos incluyen: documentos de impuestos sobre la renta, acuerdos legales y acuerdos de confidencialidad (NDAs). Para los extranjeros, asegúrate de que tengan los permisos de trabajo y visas adecuados (por ejemplo, una visa Schengen o una visa nacional tipo D) para poder vivir y trabajar en Polonia. La facilidad de este proceso depende de tu software de incorporación y puede incluir llamadas telefónicas e intercambios de emails con firmantes y partes interesadas en diferentes departamentos de la empresa.

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• Inscríbelos en prestaciones. Hay una serie de prestaciones obligatorias para los empleados en Polonia. Estas incluyen: seguro de pensión, seguro de discapacidad, seguro de accidentes de trabajo, inscripción en el Plan de Capital del Empleado (PPK, que es un plan de ahorros para la jubilación), seguro de salud, formación en salud y seguridad laboral, baja por enfermedad y vacaciones. La Institución de Seguros Sociales (ZUS) recopila las contribuciones y asegura que las prestaciones se paguen. Descubre más sobre prestaciones para empleados en Polonia con nuestra guía útil.

• Agrégales a la nómina. La mayoría de los empleados en Polonia se pagan en zloty polaco (PLN). Sin embargo, si ambas partes están de acuerdo, los salarios pueden pagarse en otras monedas. Muchos trabajadores de TI polacos prefieren ser pagados en euros (EUR) o dólares estadounidenses (USD). Como empleador, eres responsable de calcular y retener los impuestos del trabajador y de pagar tus impuestos a la Administración Nacional de Ingresos de Polonia (KAS). Nuestra guía para llevar la nómina de empleados en Polonia está llena de consejos prácticos.

• Ordena y configura sus dispositivos. Independientemente de si tu nuevo empleado trabajará en el sitio o de manera remota, es esencial equiparlo con las herramientas necesarias. Antes de su primer día, asegúrate de ordenar y configurar cualquier dispositivo que necesitarán, para que puedan comenzar su trabajo sin demoras.

• Configura sus cuentas de aplicaciones. Todos sabemos lo frustrante que es comenzar un nuevo trabajo y no tener acceso al correo electrónico, Slack, Zoom y otras plataformas y software relacionados con el trabajo. Puedes ayudar a tu nuevo empleado configurando sus cuentas de aplicaciones antes de que comiencen. De esta manera, todo estará listo cuando lleguen el primer día.

• Prepara cualquier recurso que necesitarán.Estos pueden incluir:

• Programa su orientación. Para darle a tu nuevo empleado una idea de qué esperar en el primer día y más allá, prepara una agenda de los eventos de orientación. Incluye cosas como reuniones individuales con su gerente o supervisor y reuniones con el resto del equipo para que todos tengan la oportunidad de conocerse.

• Asígnales un compañero de incorporación. Para asegurar una experiencia de incorporación sin contratiempos, designa un único punto de contacto para tu nuevo empleado. Esta persona les guiará a través del proceso de incorporación, responderá preguntas que puedan tener e introducirá a otros miembros del equipo. Asegúrate de asignar a esa persona bien antes del primer día del nuevo empleado, para que tenga tiempo de prepararse.

• Envía un correo electrónico de bienvenida. Para ayudar a reducir cualquier incertidumbre sobre lo que tu nuevo empleado puede esperar, crea un correo electrónico de bienvenida para enviarles antes de su primer día. Puedes incluir cosas como una agenda para su primer día, detalles sobre el código de vestimenta (lo estándar en Polonia es informal de negocio, pero esto depende del empleador) y una sección de preguntas frecuentes. Conocer estos detalles antes de que entren por la puerta delantera los ayudará a sentirse cómodos y emocionados por comenzar su nuevo trabajo.

En el Día 1

• Asegúrate de que su espacio de trabajo esté listo para ir. Para empleados que trabajan en persona, asegúrate de que su espacio de trabajo esté organizado con antelación. Todos sus dispositivos deben estar configurados y, para dar un toque extra, puedes añadir decoraciones para darles la bienvenida al equipo. Aunque esto no es una tradición en Polonia, puede ser un buen detalle y creará una gran primera impresión. 

• Envía un correo electrónico de "bienvenido al equipo". En el primer día del nuevo empleado, preferiblemente temprano, envía un correo electrónico presentando al nuevo miembro del equipo. Anima a las personas a pasar y decir “cześć” (hola en polaco) a su nuevo compañero. Aprende cómo redactar el correo electrónico de bienvenida al equipo perfecto con nuestra guía.

• Dales un plan para empezar. Si el correo electrónico de bienvenida del nuevo empleado no incluía un plan o agenda para sus primeros días, ten uno a mano cuando lleguen por primera vez. Se sentirán mucho más seguros uniéndose al equipo si saben qué esperar. Ten cuidado de no abrumarlos, ya que el 15% de los nuevos empleados en Polonia dijo que el exceso de información fue un problema significativo en su primer día. 

• Programa una reunión con su gerente. Uno de los puntos más importantes de la agenda de un nuevo empleado en su primer día es una reunión uno a uno con su gerente o supervisor. Esto les brinda la oportunidad de ser bienvenidos a la empresa, así como obtener respuestas inmediatas a cualquier pregunta que puedan tener.

• Programa una 1:1 con su compañero de incorporación. El próximo punto en su agenda debería ser una 1:1 con la persona que guiará a tu nuevo empleado a través de su incorporación. Programa tiempo para que se conozcan.

• Ten un evento de conocimiento con su equipo o colegas más cercanos. Si el tiempo lo permite, programa un evento para que el nuevo empleado y los miembros de su equipo se conozcan. Los almuerzos de negocio son comunes en Polonia, por lo que un almuerzo de equipo informal es una gran idea. Una cafetería o restaurante local es perfecto para esto, especialmente en el moderno distrito de Mokotów en Varsovia. Ten en cuenta que en Polonia, beber alcohol durante el horario laboral no está bien visto y la persona en una posición superior inicia los apretones de manos. 

• Da un tour por la oficina. Si tu nuevo empleado va a trabajar en la oficina, asegúrate de darle un recorrido en su primer día. Muéstrales dónde están los baños y áreas de descanso e incluye información de seguridad importante como dónde se encuentran los extintores y las salidas de emergencia.

• Proporcionales una lista de contactos. Por último, ten una "ficha de ayuda" lista para tu nuevo empleado. En ella, lista los miembros del equipo a los que pueden contactar si tienen preguntas sobre el trabajo, la empresa o cuestiones de recursos humanos. Incluye el departamento de cada persona, su rol y la información de contacto (número de teléfono, correo electrónico, y manija de Slack). Con esto, podrán encontrar a la persona adecuada para responder preguntas rápidamente.

Durante sus primeros 90 días

• Programa una capacitación general y específica del puesto. El objetivo principal de tu nuevo empleado durante sus primeros meses debe ser aprender sobre la empresa y cómo encajan en la organización. Comienza con una capacitación corporativa, donde aprenden sobre la empresa, su propósito, objetivos y valores. Luego, continúa con la capacitación específica del puesto que les ayudará a aprender habilidades e información que necesitarán para tener éxito en su nuevo rol.

• Asigna trabajo y ayúdales a establecer objetivos. Debes esperar que tu nuevo empleado tarde un tiempo en arrancar. En los primeros meses de su trabajo, todavía están aprendiendo y deberías evitar sobrecargarlos con demasiado trabajo e información. Establecer objetivos y guiar son comunes en el lugar de trabajo polaco y usar un marco como objetivos SMART—establecer objetivos que sean Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y con Tiempo definido—puede ayudar en este proceso. Darle a tu nuevo empleado objetivos definidos para alcanzar evitará que pierda el enfoque y se pregunte qué debería estar haciendo en su nuevo trabajo.

• Programa revisiones regulares para seguir el progreso. Programa un tiempo con tu nuevo empleado para discutir su progreso en sus objetivos y responder cualquier nueva pregunta que haya surgido. Una revisión a los 30, 60 y 90 días es un gran punto de inicio, pero mantente flexible y pregunta si les gustaría programar reuniones más frecuentes.

• Ofrece retroalimentación regular conforme se van adaptando. Se proactivo con tu retroalimentación. Tu nuevo empleado no debería estar preguntándose cómo lo está haciendo. La retroalimentación regular les permite saber si están haciendo un buen trabajo o si necesitan hacer cambios para cumplir con sus objetivos.

• Busca su retroalimentación sobre cómo puedes mejorar la experiencia de incorporación. Recuerda que la retroalimentación es bidireccional. Contacta a los nuevos empleados sobre sus experiencias durante la incorporación y pregunta qué puedes hacer para mejorarla en el futuro.

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Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, contable o legal. Este material ha sido preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no se debe confiar en él para asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.