Gestionando dispositivos de empleados remotos en el extranjero: desde la incorporación hasta la salida

En una época de trabajo remoto, los administradores de IT no siempre pueden caminar por un pasillo de la oficina y preparar manualmente el ordenador de un nuevo empleado. Hoy en día, las empresas están repartidas en oficinas en casa que pueden abarcar continentes, dejando a los empleadores con la gran tarea de gestionar cientos de dispositivos dispares, cada uno con configuraciones específicas adaptadas al empleado individual.

Mientras que el renacimiento del trabajo desde casa inducido por la pandemia ha abierto oportunidades de contratación global y ha dado a los trabajadores del conocimiento más autonomía, también ha introducido un nuevo problema logístico: la gestión del equipo de los empleados. ¿Cómo puedes enviar un dispositivo a un nuevo empleado en el extranjero antes de que comience a trabajar, mantenerlo protegido contra ciberataques, actualizarlo según cambie su rol, recuperarlo una vez que se vaya y luego replicar el proceso en todo tu equipo global ad infinitum?

Te guiamos por el camino de menor resistencia para minimizar cualquier dolor de cabeza y asegurar que estás cumpliendo con las reglas internacionales.

Paso #1: Entender las necesidades de dispositivos de tus empleados

Los empleadores son típicamente responsables de proporcionar el equipo que los empleados necesitan para hacer su trabajo. Pero hay un poco de área gris con los miembros del equipo remoto trabajando desde oficinas en casa.

Las empresas no siempre tienen que proporcionar portátiles y otros dispositivos a los nuevos empleados remotos. Algunas empresas instauran una política de traer tu propio dispositivo (BYOD) donde los empleados remotos suministran sus propios ordenadores. Aunque el uso de dispositivos personales reduce costos, puede dejar a los empleadores vulnerables a riesgos de seguridad.

Deberías comprobar los requisitos locales antes de decidir sobre tu política de dispositivos, ya que diferentes países tienen diferentes reglas. Croacia y Chile, por ejemplo, ambos requieren que los empleadores reembolsen todo el equipo de oficina en casa. En los EE. UU., California tiene una política de reembolso similar. Irlanda, por otro lado, no lo manda, pero ofrece a los empleados remotos deducciones fiscales por gastos de trabajo remoto, que pueden incluir su factura de teléfono e conexión a internet.

Incluso si no es requerido, es común que los empleadores proporcionen estipendios para trabajar desde casa para los empleados remotos para compensar el costo de los suministros de oficina en casa. Y si tu empleado no tiene su propio dispositivo y necesita un ordenador de trabajo, deberías proporcionar uno.

Paso #2: Comprar y enviar los dispositivos

Las necesidades de dispositivos de tus empleados remotos dependen de su rol. Un teléfono celular de la empresa (y auriculares) puede funcionar como un sustituto inteligente del teléfono de escritorio para que los vendedores se comuniquen con los clientes. También puede ayudar a los gerentes de redes sociales a supervisar las cuentas de la marca, y se puede dar a equipos enteros, incluso a compañeros de trabajo a través de diferentes zonas horarias, para asegurar la consistencia en el mismo sistema operativo y acceso fácil a aplicaciones de colaboración.

Como un beneficio adicional, también podrías invertir en equipo de trabajo ergonómico para disminuir la posibilidad de lesiones en el cuello, espalda y hombros, como un teclado y ratón externos. Algunas jurisdicciones tienen requisitos ergonómicos que influyen en el tipo de equipo que deberías comprar. Según las regulaciones de Salud y Seguridad del Reino Unido, los empleadores necesitan realizar una Evaluación de Equipos de Pantalla de Visualización (DSE) para los empleados remotos y en persona para asegurar que sus espacios de trabajo tienen teclados inclinados y monitores ajustables (así como una silla ergonómica y otros muebles de oficina que ayudan a prevenir lesiones musculoesqueléticas).

Toda la variabilidad entre los requisitos regionales y las necesidades para diferentes trabajos puede hacer difícil elegir y enviar dispositivos, especialmente a gran escala, cuando quieres gestionar todos ellos. Sin embargo, es importante asegurarse de que tus empleados remotos tengan los dispositivos que necesitan antes de su fecha de inicio o promoción. Por lo tanto, es una buena idea buscar una solución que permita a los gerentes de contratación comprar y enviar dispositivos rápidamente como parte del proceso de incorporación.

Paso n.º 3: Configurar el acceso y los permisos de los empleados

Antes de que los empleados remotos puedan trabajar en sus nuevos dispositivos, necesitas asegurarte de que estén configurados con todas las aplicaciones, herramientas e integraciones que tu compañía usa y que puedas gestionarlos desde lejos. El dispositivo debe estar configurado para el soporte IT y protecciones de ciberseguridad, al mismo tiempo que permite a los empleadores aprovisionar y desaprovisionar aplicaciones de forma remota dependiendo del ciclo de vida del empleado.

Con Rippling, puedes configurar y asegurar instantáneamente las cuentas de los empleados, sabiendo que cada empleado tiene el acceso y los permisos necesarios desde el primer día. Rippling proporciona un lugar unificado para configurar, gestionar y deshabilitar todas tus aplicaciones de empleados, desde Google Workspace hasta Slack.

Automatizar el aprovisionamiento en dispositivos remotos

See Rippling

Paso n.º 4: Asegurar que los dispositivos permanezcan seguros y actualizados

Una vez que tus empleados remotos tienen sus dispositivos de trabajo configurados para el trabajo, necesitas asegurarte de que estén protegidos. Busca soluciones IT que puedan ocultar actualizaciones de OS hasta que verifiques que son confiables y luego implementarlas remotamente en los dispositivos de la compañía. También quieres una plataforma de protección de punto final (EPP) confiable que detecte ciberataques y los prevenga de extenderse.

Además, los empleadores deberían ser alertados cuando haya una amenaza de seguridad. Rippling se integra con SentinelOne, que señala violaciones (puedes configurar notificaciones por correo electrónico o Slack) y permite a los administradores poner en cuarentena archivos y proteger información sensible. Rippling también puede extraer de sus extensos datos de empleados para ejecutar informes sobre dispositivos encriptados e instalaciones de seguridad en todos los dispositivos conectados. Los empleadores pueden saber qué dispositivos están siendo amenazados y qué empleados, equipos y ubicaciones están afectados por ello.

Paso n.º 5: Recuperar los dispositivos de los empleados cuando se van

Si proporcionas a los empleados dispositivos de la empresa cuando comienzan a trabajar, necesitas recoger esos mismos dispositivos cuando dejan de trabajar. Cuando un empleado en o cerca de la sede de la empresa se va, esto es relativamente sencillo (aunque tedioso); pueden entregar personalmente todo el equipo que obtuvieron cuando comenzaron o enviarlo de vuelta. 

Con Rippling, puedes usar Gestión de Inventario para eliminar cualquier trabajo tedioso. Este “armario de TI en la nube” envía automáticamente una caja de devolución y una etiqueta de envío prepaga al empleado, la envía a un almacén seguro para que se limpie y se evalúe y, si cumple con los estándares, la envía a un nuevo empleado. También puedes construir un flujo de trabajo personalizado de devolución de dispositivos en el HRIS de Rippling, que notifica a los administradores de TI una vez que un empleado está saliendo si no se ha organizado una devolución automática de dispositivos.

Gestionar las computadoras de los empleados de forma remota

La huella de TI de tu empresa no necesita estar confinada a un solo espacio físico de oficina. Gestiona toda tu flota, de principio a fin, desde un único panel de control. Usa Rippling para:

• Configurar aplicaciones y establecer permisos.

• Instalar automáticamente actualizaciones seguras de OS y detectar amenazas cibernéticas

• Limpiar dispositivos, luego enviarlos a nuevos empleados.

Aprende más sobre la gestión de dispositivos móviles de Rippling y elimina el trabajo tedioso para tu fuerza laboral remota.

Descargo de responsabilidad: Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material ha sido preparado solo con fines informativos y no está destinado a proporcionar, y no debe considerarse como, asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.