Cómo contratar empleados en el Reino Unido a través de un Employer of Record (EOR) [Guía 2025]
En este artículo
¿Contratar en el Reino Unido? El Reino Unido es una excelente opción para las empresas que buscan expandirse internacionalmente debido a su ambiente favorable para los negocios y la gran diversidad y alto nivel de talento disponible. Otro beneficio: el idioma principal es el inglés, lo que lo convierte en una opción popular para las empresas de todo el mundo, especialmente aquellas con sede en Estados Unidos y Canadá.
Los empleadores extranjeros pueden comenzar su expansión contratando contratistas británicos y enviando pagos internacionales. Pero, si deseas contratar empleados a tiempo completo, necesitarás establecer una entidad legal en el Reino Unido o contratar a través de un EOR.
Aunque Companies House, la agencia gubernamental que mantiene el registro de empresas en el Reino Unido, ha simplificado el proceso de registro empresarial en comparación con otros países, una vez que hayas establecido tu empresa, necesitarás un conocimiento íntimo de las leyes de empleo y tributación del Reino Unido. Un error fácilmente te pondrá en problemas con His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC).
Alternativamente, puedes usar un “Employer of Record” (EOR), que maneja la nómina, los impuestos y las consideraciones de cumplimiento británicas. A través de las entidades de Rippling EOR, puedes comenzar a contratar y trabajar con empleados en el Reino Unido de manera rápida y conforme a la normativa.
Aquí tienes una guía paso a paso para contratar a través de un EOR en el Reino Unido.
Paso a paso: Cómo contratar a través de un Employer of Record en el Reino Unido
Paso n.º 1: Decidir entre un EOR del Reino Unido y una entidad legal
¿Deberías contratar empleados en el Reino Unido a través de un EOR o pasar por el proceso de establecer tu propia entidad? La respuesta a esta pregunta depende en gran medida de los recursos de tu empresa (incluyendo tanto tiempo como dinero), tamaño y planes de expansión.
Entidad legal en el Reino Unido. Si decides seguir este camino, necesitarás registrarte con las autoridades locales, aprender sobre y registrarte en el esquema PAYE, averiguar si estás automáticamente registrado para el Impuesto sobre Sociedades o no, y consultar con expertos locales para asegurarte de cumplir con las leyes tributarias y laborales del Reino Unido.
EOR del Reino Unido. Un EOR es un servicio de terceros que actúa como empleador en nombre de una empresa, lo que significa que no necesitas establecer tu propia entidad. Además de permitirte
contratar empleados a tiempo completo en el Reino Unido, los EOR manejan todos los requisitos legales para cumplir con las leyes del Reino Unido sobre nóminas, contratos y beneficios. Los servicios de EOR también incluyen calcular y retener impuestos, incorporar y gestionar empleados y ejecutar la nómina.
Ventajas e inconvenientes de los EOR frente a la creación de una entidad legal
| EOR | Entidad legal |
|---|---|---|
Costo e implementación | ✔ Requiere menos tiempo de configuración ✔ Podrás empezar a contratar en cuestión de días en lugar de meses ✘ Se vuelve más costoso a medida que aumenta la plantilla | ✘ El registro debe realizarse en el momento adecuado: no puede registrarse más de dos meses antes de la fecha en que pretende pagar a los empleados ✔ Es más rentable una vez que hayas contratado suficientes empleados en un país extranjero |
Contratación | ✔ Configure rápidamente nuevas contrataciones, a menudo en un plazo de 1 a 14 días, según el proveedor | ✔ Apoya la expansión a gran escala en un nuevo mercado |
Cumplimiento | ✔ Gestiona todo el trabajo de cumplimiento por usted, asume la responsabilidad y proporciona contratos de empleo localizados ✘ No es posible adaptar determinadas políticas y otros procesos legales y de RR.HH. a las necesidades de su empresa | ✘ Requiere conocimiento experto de las leyes locales y regulaciones fiscales y recursos legales internos, ya que su empresa es responsable de todas las infracciones legales y de cumplimiento ✔ Puede adaptar ciertas políticas y otros procesos legales y de RR.HH. a las necesidades de su empresa |
Nómina y beneficios | ✔ Pague y asegure rápidamente a sus empleados en todo el mundo ✔ Los impuestos se presentan por usted | ✘ Debe realizar un seguimiento manual de las deducciones legales y los derechos de los empleados para cada contratación |
Paso n.º 2: Cómo elegir al mejor empleador oficial para su empresa
Varias Employer of Record (EOR) en el mercado, incluyendo a Deel, Papaya Global y Rippling, pueden ayudar a contratar, pagar y gestionar empleados en el Reino Unido. Antes de elegir una plataforma, deberías considerar los servicios que necesitarás y cuánto planeas crecer tu presencia de contratación global.
Así es como Rippling EOR se compara con Deel en el Reino Unido:
| Rippling | Deel |
|---|---|---|
Nómina global | ✔ | ✔ |
Administración de beneficios | ✔ | ✔ |
Reclutamiento y seguimiento de candidatos | ✔ | ✘ |
Gestión del aprendizaje | ✔ | ✘ |
Control de tiempo y asistencia | ✔ | ✘ |
La mayoría de las plataformas EOR no son Sistemas de Información de Recursos Humanos (HRIS). Fueron construidas con el propósito expreso de contratar y pagar a personas internacionalmente. Agregan proveedores locales de nóminas en cada país y transmiten manualmente tus archivos de nóminas a ellos. Este enfoque viene con muchas limitaciones.
| Plataformas Globales de RRHH Todo-en-Uno | La mayoría de las Plataformas EOR |
|---|---|---|
Incorporación de nuevos empleados | 90 segundos | 2-4 días |
Tiempo de procesamiento de la nómina | <5 días | 2-4 semanas |
Informes personalizados | ✔ | ✘ |
Integrado con todas las herramientas de RRHH, TI y Finanzas que necesitas para dirigir tu negocio | ✔ | ✘ |
Normalmente, establecer una entidad corporativa en el extranjero es un proceso largo y costoso. Pero con las entidades de Rippling EOR, puede empezar a contratar y trabajar con personas en el extranjero de forma rápida y conforme a la normativa.
Paso #3: Cómo contratar y incorporar a tus empleados en el Reino Unido
Has seleccionado un EOR que funciona en el Reino Unido. Ahora, es el momento de empezar el proceso de incorporación para tus nuevos empleados.
Primero, asegúrate de que cada nuevo empleado tenga el derecho legal para trabajar en el Reino Unido. Pueden demostrar su derecho a trabajar proporcionándote una copia de su pasaporte o una visa relevante, o demostrando que son ciudadanos de Gran Bretaña, la UE o Suiza. Asegúrate de poner una copia del documento proporcionado en su archivo de empleado: Esto es requerido por la ley del Reino Unido.
Si omites este paso y contratas a alguien que está trabajando ilegalmente en el Reino Unido, incluso si falsificaron sus documentos y tú no fuiste cómplice en esta actividad, tu negocio puede ser multado con una cantidad impresionante de £20,000 por empleado, y podrías incluso enfrentarte hasta cinco años de prisión, además de tener el nombre de tu negocio publicado por la Ejecución de Inmigración.
Después, necesitas avisar a HMRC que has contratado a alguien nuevo y configurar a tu empleado en el esquema PAYE para asegurar que las cantidades correctas de impuestos y seguro nacional se deduzcan de sus sueldos. Necesitarás la siguiente información de tu empleado para completar este paso:
Nombre
Fecha de nacimiento, dirección y género
Fecha de inicio
Último día de empleo en su trabajo anterior
Número del Seguro Nacional
Código fiscal existente
Estado de deducción de préstamo estudiantil
Pago total e impuestos contribuidos por el año hasta ahora
Mucha de esta información puede venir del P45 del empleado, que es un formulario que un empleador está obligado a proporcionar cuando un empleado se va. Su propósito principal es mostrar cuánto en impuestos ha pagado el empleado, así como su salario anual, por el año. El siguiente paso es proporcionar a tu empleado un contrato de empleo, una carta formal de oferta que esboza las condiciones clave de trabajo. Un EOR puede localizar y distribuir automáticamente los acuerdos de empleo. Cada contratación en el Reino Unido tendrá un contrato legalmente conforme que ofrece requisitos estatutarios para períodos de prueba, horas de trabajo, salario mínimo, benefits, y políticas de terminación como indemnización por despido y períodos de aviso.
Ejemplo: Digamos que contratas a un empleado en el Reino Unido. Además de recoger su P45 y deducir las cantidades correctas de impuestos y Seguro Nacional de sus sueldos, debes entender tus propias responsabilidades como empleador.
Se espera que los empleadores en el Reino Unido paguen 15,05% en todos los salarios por encima de £179 por mes para su contribución al Seguro Nacional, así como pagar un impuesto adicional por beneficios, y inscribir automáticamente a cada empleado en el esquema de pensiones de su empresa (contribución mínima del empleador 3%, contribución mínima del empleado 5%). Si se descubre que tú o tu empleado están contribuyendo menos y no cumpliendo con las leyes fiscales del Reino Unido, tú —no el empleado— eres responsable de pagar la diferencia a HMRC.
Una nota final: No asumas que solo porque dos empleados estén en el Reino Unido tendrán el mismo tramo impositivo. Los tramos impositivos varían entre Escocia, Gales, Inglaterra e Irlanda del Norte.
Rippling EOR automáticamente señala políticas de baja por enfermedad no conformes y te dice cómo corregirlo. Si te gustaría dar a tus empleados más vacaciones para igualar las políticas en otros países, también puedes hacerlo.
Paso #4: Ejecutar la nómina
Para la A a la Z sobre la nómina global, lee nuestra guía para ejecutar la nómina global para empleados en el Reino Unido.
Una vez hayas recogido la información de un nuevo empleado y ambas partes hayan firmado el contrato de empleo, un EOR pagará a tus empleados en el Reino Unido en GBP, mientras retiene los impuestos legalmente requeridos de los salarios. Esto incluye contribuciones a:
Seguro Nacional
Impuesto sobre la renta
Esquema de pensiones
Ten en cuenta que muchas empresas EOR son agregadoras de nóminas, lo que significa que pagan a los empleados a través de proveedores de terceros. Esto hace que los tiempos de procesamiento sean más lentos y genera dolores de cabeza a la hora de gestionar empleados internacionales bajo el mismo sistema.
Rippling EOR, en cambio, simplifica el empleo global utilizando software de nómina nativo para enviar fondos y manejar impuestos, permitiendo que pagues a los empleados en el Reino Unido junto con tu fuerza laboral local, todo dentro de una sola ejecución de nómina.
Abajo hay una vista previa de cómo funciona el sistema de nómina global con un clic de Rippling:
Preguntas frecuentes sobre la contratación a través de un EOR en el Reino Unido
¿Cuánto cuesta un EOR?
Generalmente, tus opciones serán una de dos estructuras de precios:
Una tarifa mensual fija por empleado.
Un porcentaje de la nómina más los impuestos aplicables.
Ten en cuenta que, elijas el método que elijas, también pagarás tarifas administrativas, cargos por incorporación y el costo de cualquier característica adicional que quieras agregar.
No necesitas usar un EOR para todos tus empleados. Puedes optar por implementarlo para parte de tu plantilla y solo se te cobrará por los empleados empleados a través del EOR.
¿Cuál es la diferencia entre un EOR y un PEO?
Una Organización Profesional de Empleadores (PEO) funciona como un co-empleador de tu plantilla. Se encargarán de tareas administrativas como pagar a los empleados, manejar el cumplimiento y presentar los impuestos sobre la nómina. Tu empresa y el PEO serán conjuntamente responsables de tus empleados. Sin embargo, si trabajas con un PEO, no puedes contratar empleados en otros países donde no hayas registrado una entidad local.
Un EOR es el único empleador de los empleados que utilices para ello. Asumen todas las responsabilidades que conlleva la contratación de empleados y te permiten contratar trabajadores en países donde no hayas registrado una entidad local.
¿Protege un Employer of Record tu información sensible y confidencial?
Sí y no. Siempre debes tener en cuenta que, al compartir tus datos con un tercero, estás asumiendo riesgos adicionales de estar expuesto a violaciones de datos. Con eso dicho, hay EORs que priorizan la protección de datos. Toman medidas adicionales para garantizar la seguridad, incluyendo:
Cumplimiento con regulaciones de privacidad estándar de la industria en diferentes países.
Infraestructura segura con mantenimiento constante.
Personal de TI cuidadosamente seleccionado.
Para seguridad adicional, establece un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) con un servicio de nómina. Este acuerdo te protege en caso de problemas legales y exige que la compañía tome medidas de seguridad sólidas.
¿Ayuda un EOR con las declaraciones de impuestos en el Reino Unido?
Un EOR puede calcular y presentar tus impuestos automáticamente en el Reino Unido. Rippling, por ejemplo, es un proveedor de nóminas autorizado por HMRC. En nombre de tu empresa, puede inscribir a tus empleados en el esquema PAYE del Reino Unido y asegurar que se deduzcan las cantidades correctas de impuestos de sus nóminas. Estos incluyen:
Seguro Nacional
Impuesto sobre la renta
Esquema de pensiones
¿Cuáles son los beneficios obligatorios para los empleados en el Reino Unido?
Los empleados en el Reino Unido tienen derecho a los siguientes beneficios estatutarios:
Pensión del lugar de trabajo
Baja por enfermedad estatutaria
Pago por enfermedad estatutario
Baja y pago por maternidad/paternidad/parental/compartida parental y adopción estatutarios
Vacaciones anuales
Pago por redundancia estatutario (dependiendo de la duración del servicio).
Para más información sobre los beneficios obligatorios en el Reino Unido, lee nuestra guía completa.
Los empleadores son responsables de deducir el Seguro Nacional de las nóminas de sus empleados. Las contribuciones de los empleados dependen de sus ingresos y las contribuciones varían del 0% hasta el 13.8%.
Los empleados también deben pagar impuestos sobre la renta. Las tasas para 2023/24 están a continuación:
Ingreso | Tarifas |
|---|---|
Tarifa básica (ingresos hasta £50,270) | 20% |
Tasa más alta (ingresos entre £50,271 y £125,140) | 40% |
Tasa adicional (ingresos superiores a £125,140) | 45% |
Por favor, utiliza este enlace para revisar las tasas y umbrales para Escocia.
Aviso legal
Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, contable o jurídico. Este material se ha preparado únicamente con fines informativos y no debe utilizarse para proporcionar asesoramiento fiscal, contable o jurídico. Debe consultar con sus propios asesores fiscales, contables o jurídicos antes de comprometerse a ninguna actividad o transacción en estos ámbitos.
Author
Carrie Stemke
Carrie, una escritora y editora independiente con sede en la ciudad de Nueva York, escribe sobre tendencias de RR. HH. y gestión global del personal, y es la experta del equipo de contenido de Rippling en procedimientos de contratación en Europa occidental.
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