Lista para nuevos empleados: Una guía paso a paso para incorporar empleados en Australia

Una vez que contratas a un nuevo empleado en Australia, necesitas incorporarlo. Las formalidades de este proceso: proporcionar la documentación necesaria, recopilar información fiscal y configurar su cuenta de correo electrónico, son importantes. Pero es igual de crucial hacerlos sentir cómodos en su nuevo entorno de trabajo.

Un proceso de incorporación estelar puede ayudar a un empleado a realizar su mejor trabajo. También puede salvar a tu departamento de recursos humanos de grandes dolores de cabeza. Según investigaciones de MYOB, una plataforma de gestión empresarial, el 71% de los australianos consideraría dejar una empresa si tuvieran una mala experiencia de incorporación. Y según HR Expert Australia, más de una quinta parte de la rotación de empleados ocurre dentro de los primeros 45 días del nuevo empleado.

Entonces, ¿cómo sientas las bases para una relación satisfactoria con tu nuevo empleado? Nuestra lista de verificación de incorporación cubre lo que necesitas saber: desde la documentación y el cumplimiento hasta dispositivos, acceso a aplicaciones, entrenamiento y un plan de 90 días para asegurar que tus nuevos empleados tengan éxito más allá de su primer día.

Antes de su primer día

• Encuentra la categoría de premio relevante. Australia tiene más de 100 “Modern Awards”, que establecen diferentes condiciones mínimas de trabajo dependiendo de la industria del empleado y la categoría del trabajo. El Defensor del Pueblo de Trabajo Justo del gobierno australiano tiene una herramienta en línea que guía a los empleadores hacia el premio a usar para su nuevo empleado. También hay una Herramienta de Pago y Condiciones que asegura que estés cumpliendo con los requisitos del salario mínimo específicos para el premio.

• Asegura que el empleado pueda trabajar legalmente en Australia. Si tu nuevo empleado no es ciudadano australiano o residente permanente, necesita una visa de trabajo. El Departamento de Asuntos Internos de Australia administra varios tipos de visas. Para ver si el posible empleado tiene la que necesita, puedes realizar una Verificación de Derecho de Visa en Línea (conocida como chequeo VEVO). Lee nuestra guía sobre permisos de trabajo en Australia para más información.

• Completa una verificación de antecedentes. Las verificaciones de antecedentes son legales en Australia siempre que obtengas el consentimiento informado de los solicitantes de trabajo primero. Los empleadores también son responsables de proteger la información personal del nuevo empleado y mantener su confidencialidad. Lee nuestra guía completa sobre verificaciones de antecedentes laborales en Australia para aprender más.

• Envía una carta de oferta. Una carta de oferta, referida en Australia como un contrato de empleo, es un acuerdo legal entre un nuevo empleado y su empleador. Asegúrate de que incluya la información correcta para cumplir con las leyes laborales australianas: la posición del nuevo empleado y la información de contacto, sus días y horas de trabajo, compensación y derechos mínimos, tu política de terminación (incluyendo detalles sobre períodos de prueba), y cualquier otra estipulación relevante para tu empresa. Lee nuestra guía completa sobre crear cartas de oferta para empleados en Australia.

• Proporciona un Comunicado de Información de Trabajo Justo. Los empleadores deben entregar a todos los empleados este documento, que describe sus condiciones y derechos mínimos de empleo bajo las Normas Nacionales de Empleo.

• Archiva otra documentación necesaria. Más allá del acuerdo de empleo y el Comunicado de Información de Trabajo Justo, los formularios comunes incluyen garantía de superannuación, documentos fiscales, acuerdos legales, acuerdos de no divulgación, e información sobre salud y seguridad en el trabajo y procedimientos de emergencia. Dependiendo de tu software de incorporación, configurar estos documentos podría involucrar múltiples cadenas de correo electrónico con partes interesadas y firmantes a través de la organización.

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• Prepárate para las retenciones fiscales. Necesitarás hacer pagos fiscales en nombre de tu nuevo empleado a través de un proceso conocido como retención de pago según se gana (PAYG). Asegúrate de estar registrado para esto con la Oficina de Impuestos de Australia (ATO), y que tengas el Número de Archivo Fiscal (TFN) del nuevo empleado. Las empresas australianas que ofrecen prestaciones adicionales a los empleados pueden necesitar pagar un impuesto sobre beneficios marginales. Algunas pequeñas empresas que pagan más de cierto umbral de salarios (varía por estado y territorio) necesitan pagar un impuesto regional sobre la nómina.

• Conoce el fondo para su garantía súper. Estás obligado a hacer contribuciones de superannuación (el sistema de pensiones de Australia) a un fondo de la elección del empleado, así que asegúrate de que tengan un formulario de elección estándar cuatro semanas antes de su fecha de inicio. También necesitas tener un fondo predeterminado configurado, si el nuevo empleado decide no elegir el suyo.

• Inscríbelos en prestaciones. Además de la superannuación, la compensación del trabajador, el pago por vacaciones, la baja por enfermedad y la baja parental son todos beneficios obligatorios en Australia. Los derechos exactos pueden variar según el premio y el estado o territorio (encuentra el desglose en nuestra guía de beneficios para empleados en Australia).

• Agrégales a la nómina. Debes pagar a los empleados con base en Australia en dólares australianos (AUD) a menos que hayas obtenido específicamente su permiso por escrito para pagarles en una moneda diferente. También necesitas informar la información de la nómina a la ATO a través de su sistema Single Touch Payroll (STP), así que asegúrate de estar debidamente inscrito. Consulta nuestra guía completa sobre cómo gestionar la nómina para empleados en Australia.

• Ordenar y configurar sus dispositivos. Ya sea que trabajen en el sitio o de forma remota, tu nuevo empleado necesita las herramientas adecuadas para hacer su trabajo. Para ayudarles a empezar con el pie derecho, asegúrate de ordenar y configurar cualquier dispositivo que necesiten antes de su primer día.

• Configurar sus cuentas de aplicaciones. Hay tantas aplicaciones de las que llevar cuenta... Correo electrónico, Slack, Zoom, Figma, y así sucesivamente. Tu nuevo empleado no debería preocuparse por obtener acceso a las herramientas que necesita al empezar. Configura sus cuentas de aplicaciones antes de su primer día, así todo está listo para un inicio de sesión suave (y rápido).

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• Preparar cualquier recurso que necesitarán. Estos pueden incluir:

  • Una copia de tu lista de incorporación

  • Un manual del empleado

  • La declaración de misión de tu empresa, políticas y valores

  • Una lista de miembros del equipo

  • Una visión general de su primer día

  • La descripción de su trabajo y las prioridades principales

  • Cualquier otro recurso específico del rol que puedan necesitar

• Programar su orientación. Asegúrate de programar eventos de orientación para tu nuevo empleado con anticipación. Esto puede incluir un 1:1 con su gerente, cualquier reunión con su equipo, o incluso una salida de equipo para su primer día, el almuerzo es una gran opción. Notifica a todos con anticipación, para que puedan asistir.

• Enviar un correo electrónico de bienvenida. Crea un correo electrónico de bienvenida con todos los detalles sobre lo que tu nuevo empleado puede esperar en su primer día. Esto puede incluir una agenda para el primer día, notas sobre políticas de oficina, preguntas frecuentes sobre su primer día y cualquier otra cosa que necesiten para sentirse cómodos.

En el Día 1

• Asegúrate de que su espacio de trabajo esté listo. Si tu nuevo empleado trabaja en la oficina, asegúrate de que su escritorio esté configurado con todo lo que necesiten. Personaliza su espacio de trabajo con un letrero con su nombre, y considera recibirlos con un regalo de bienvenida decorativo en su primer día para dar una buena primera impresión.

• Enviar un correo electrónico de "bienvenido al equipo". También querrás enviar un correo electrónico a tu empresa presentando al nuevo empleado, proporcionando una breve biografía y su descripción de trabajo, y animando a los colegas a pasar y saludar. Esto puede darle a tu nuevo empleado una primera impresión de la cultura empresarial que pueden esperar. Aprende cómo redactar el correo electrónico de bienvenida al equipo perfecto con nuestra guía.

• Proporcionarles una agenda para ayudarlos a comenzar. Es difícil para los nuevos empleados entender sus responsabilidades del primer día sin una agenda. Ya sea por correo electrónico o en persona, dales un plan de juego de qué esperar durante sus primeros días en el trabajo, incluidas reuniones, asignaciones y otras responsabilidades.

• Programar un 1:1 con su gerente. El supervisor de tu nuevo empleado será un importante punto de apoyo durante el curso de su empleo. Empieza la relación de manera correcta programando una reunión inicial para abordar cualquier pregunta. Asegúrate de que el nuevo empleado se sienta cómodo dando y recibiendo retroalimentación, ya que este intercambio bidireccional se fomenta en la mayoría de los lugares de trabajo australianos.

• Programar una reunión con su compañero de incorporación o mentor. Es útil recurrir a un compañero de trabajo amigable para guiar a tu nuevo empleado a través de la experiencia de incorporación. Programa tiempo para este encuentro y recuerda que puede ser informal, considera invitarles a un café con leche en la cafetería local.

• Tener un evento de conocimiento con su equipo o compañeros más cercanos. Ya sea dentro o fuera de la oficina (o virtualmente), un encuentro con todos los miembros del equipo del nuevo empleado rompe el hielo, asegurando que el nuevo empleado sepa con quién trabajará y cómo acceder a ellos.

• Realizar un tour por la oficina. Si tu nuevo empleado trabaja en persona, llévalo a dar un paseo por su nueva oficina justo después de que se instale en su escritorio. Muéstrale los baños, la cocina, las salas de almacenamiento y dales una idea general de dónde encontrar a los compañeros con los que pueda necesitar interactuar. Este también es un buen momento para presentarles brevemente a cualquier compañero de trabajo.

• Proporciónales una lista de contactos. Antes de terminar el día, comparte una ficha de ayuda con el listado de la empresa: nombres, título del puesto e información de contacto en todas las plataformas, para asegurarte de que tu nuevo empleado sepa a quién dirigirse para preguntas específicas. 

Durante sus primeros 90 días

• Programa formaciones organizacionales y específicas del puesto. El objetivo de tu nuevo empleado en los primeros meses debe ser aprender sobre tu empresa y su papel dentro de ella. Durante su primera semana, inícialos con formación organizacional, donde se les asigna aprender sobre la empresa, sus objetivos, su propósito y sus valores. Luego, cambia a formación específica del puesto que les ayudará a aprender habilidades e información específicas que necesitarán para tener éxito en su posición. El gobierno australiano ofrece una gama de programas de apoyo para ayudar a financiar ciertas formaciones de habilidades, incluida la preparación para el empleo y los incentivos para nuevas empresas. 

• Asigna trabajo y ayúdales a establecer metas. Los nuevos empleados absorben mucha información en sus primeros meses de trabajo. Por lo tanto, no sorprende que su trabajo no sea perfecto de inmediato. Al asignar trabajo, comienza de manera lenta y anímales a hacer preguntas cuando sea necesario. Considera establecer metas realistas con ellos que, si se cumplen, te permitan confiarles más responsabilidad. 

• Programa comprobaciones y mentoría para ayudarles a mantenerse en el camino. Las comprobaciones con un nuevo empleado te ayudan a seguir su progreso. También son el espacio perfecto para revisar y reevaluar metas. No importa la frecuencia de estas reuniones, apunta a programarlas en intervalos regulares para asegurar consistencia. 

• Ofrece retroalimentación regular mientras se adaptan. Proporcionar retroalimentación regular es crucial para asegurarte de que tu nuevo empleado se mantenga al tanto de sus metas. Ten en cuenta que, en comparación con la cultura laboral norteamericana, los lugares de trabajo australianos a menudo pueden ser más informales; puedes mantener las cosas juguetonas y humorísticas mientras aún transmites tu mensaje. 

• Busca su retroalimentación sobre cómo puedes mejorar la experiencia de incorporación. La retroalimentación es una calle de doble sentido, especialmente en los entornos de trabajo australianos, que tienden a tener jerarquías menos rígidas. Asegúrate de que tu nuevo empleado se sienta empoderado para expresar su opinión sobre los procesos de la empresa. 

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