Lista para nuevos empleados: Una guía paso a paso para la incorporación de empleados en los Países Bajos

Después de una larga serie de entrevistas, has encontrado al empleado holandés perfecto para tu empresa en los Países Bajos. Con toda esa emoción, ¡es hora de centrarse en el proceso de incorporación!

Un proceso de incorporación fluido, que va mucho más allá del primer día del empleado, puede aumentar su tasa de retención en un 25% y mejorar su productividad en un 11%. Asignar recursos para mejorar tu proceso de incorporación también puede ahorrarte dinero a largo plazo, ya que retener a los empleados es más rentable que contratar nuevos. De hecho, reemplazar a un empleado a tiempo completo que renuncia puede costar hasta 1.5 veces su salario anual.

Desde completar el papeleo necesario y preparar el contrato de empleo hasta cumplir con los permisos de trabajo, y hardware y prestaciones, hay mucho de qué hacerse cargo durante los primeros 90 días. Nuestra lista de verificación de incorporación te ayudará a prepararte para su fecha de inicio y darles una experiencia positiva que se prolongará mucho más allá de su primer día.

Antes de su primer día

• Realiza una verificación de antecedentes del candidato. Realizar un chequeo de antecedentes para verificar el historial de empleo es generalmente la norma en los Países Bajos. Pero asegúrate de cumplir con el GDPR para proteger los datos personales de tu nuevo empleado, y obtener su consentimiento antes de recopilar cualquier información. Aprende más de nuestra guía de verificación de antecedentes laborales para los Países Bajos.

• Verifica si se necesitan permisos de trabajo. Confirma que el empleado puede trabajar legalmente en los Países Bajos: deben ser ciudadanos de la Unión Europea, el Espacio Económico Europeo (EEE) o Suiza. Si no, necesitarán un permiso de residencia, y la Agencia de Seguros para Empleados (UWV) puede emitir un permiso de trabajo para ellos. Consulta más detalles sobre el proceso de permiso de trabajo aquí.

• Envía el contrato de empleo. El contrato de empleo, o oferta de trabajo, debe incluir detalles como fecha de inicio, período de prueba, horas de trabajo, salario, asignación de vacaciones, contribuciones a la seguridad social, título, prestaciones y cualquier otro detalle relevante para tu empresa. Aquí te explicamos cómo crear cartas de oferta para empleados holandeses.

• Completa todo el papeleo necesario para el empleo holandés. Asegúrate de completar todos los documentos de empleo antes del primer día, incluyendo documentos fiscales, el acuerdo de empleo, inscripción en prestaciones y solicitudes de permiso de trabajo. Para proteger los secretos comerciales y la propiedad intelectual de tu empresa, haz que el nuevo empleado firme un acuerdo de confidencialidad que explique la política de confidencialidad de tu empresa.

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• Inscribe a los nuevos empleados en la nómina. Para inscribir al nuevo empleado en la nómina, necesitarás su nombre, fecha de nacimiento, dirección completa y número de servicio ciudadano (BSN),  y si es aplicable, un Formulario de Autorización para la Retención de Impuestos firmado llamado “Modelo de Declaración de Datos para impuestos sobre la nómina” en el que el empleado autoriza al empleador a retener impuestos sobre salarios, prestaciones. Con esa información recopilada, luego puedes enviar el formulario apropiado a la Administración Tributaria y Aduanera de los Países Bajos.

• Configura el acceso al hardware. Antes de su primer día, ordena una computadora y cualquier otro dispositivo necesario para preparar al nuevo empleado para el éxito. Asegúrate de configurar sus dispositivos para que puedan comenzar el primer día sin inconvenientes.

• Crea inicios de sesión para todo el software y aplicaciones necesarios. Los nuevos empleados ya tienen suficiente de qué ocuparse… no deberían tener que preocuparse por pedir acceso al correo electrónico o Slack mientras se están adaptando. Ayuda a tus nuevos empleados configurando sus cuentas de aplicaciones con anticipación, para que puedan iniciar sesión rápidamente el primer día.

• Asegúrate de reunir todos los recursos necesarios que puedan necesitar, incluyendo:

• Programa un correo de bienvenida. Crea un correo de bienvenida para el nuevo empleado con detalles sobre qué esperar el primer día, acceso a hardware y software, información de su compañero de incorporación, y código de vestimenta. En los Países Bajos, el código de vestimenta es bastante casual; solo ves traje formal–como trajes–en el nivel ejecutivo.

• Programa la primera semana de reuniones. Prepara una agenda con reuniones con cada jefe de departamento y miembros del equipo relevantes para que el nuevo empleado pueda encontrar su lugar en la compañía más rápido. Las reuniones holandesas tienden a ser informales, así que anima al nuevo empleado a hablar si tienen una idea o una nueva perspectiva.

• Asigna un compañero de incorporación. Una de las mejores partes de empezar en una nueva compañía es hacer conexiones significativas con tus colegas. Un compañero de incorporación puede ayudar al nuevo empleado a sentirse más cómodo en la cultura de la compañía y aprender los procedimientos más rápido. Asegúrate de asignar a esta persona con antelación para que tenga tiempo de prepararse para la llegada del nuevo empleado.

En el Día 1

• Envía un correo de bienvenida. Lo primero en la mañana, envía un correo de “bienvenida al equipo” presentando a tu nuevo empleado al resto de la compañía. Asegúrate de proporcionar una breve biografía de su nuevo compañero de trabajo y anima al resto del equipo a pasar y saludar–si trabajan en persona.

• Prepara una estación de trabajo para ellos en la oficina. Ahora que su hardware y software están completamente configurados, asegúrate de que su estación de trabajo esté lista para ir con cualquier otro suministro que puedan necesitar. Para un toque divertido, puedes agregar una nota de bienvenida a su escritorio.

• Proporciona un paquete de nuevo empleado y una agenda para la semana. Si no incluiste una agenda en el correo de bienvenida ya, asegúrate de darle una copia a tu nuevo empleado en su primer día para que sepa qué esperar durante la primera semana. Se sentirán mucho más seguros al entrar en un nuevo rol con un plan establecido.

• Haz un tour por la oficina. Muestra al nuevo empleado alrededor de la oficina para que sepa dónde encontrar los suministros de oficina, las máquinas de café, las áreas de descanso, los baños y cualquier otro detalle sobre el espacio que pueda ayudarlos en el futuro.

• Haz tiempo para una reunión de equipo o un evento de conocimiento. Si hay tiempo durante su primer día, programa una reunión de equipo con tantos miembros del equipo como sea posible para que tengan la oportunidad de mezclarse. Un almuerzo de equipo es una sólida opción; o una salida casual por café.

• Programa una 1:1 con su supervisor. La primera 1:1 con un supervisor puede marcar el tono para el resto de la semana (y potencialmente para el tiempo del empleado en la empresa). Esto le dará a tu nuevo empleado la oportunidad de conectarse directamente con su gerente y responder cualquier pregunta inmediata relacionada con su rol. La cultura laboral holandesa usualmente fomenta la retroalimentación de todos los niveles, así que este es un excelente momento para discutir tareas y cualquier cambio.

Durante sus primeros 90 días

• Establece objetivos para el trimestre. Mientras que establecer objetivos claros es útil para mantener a tu nuevo empleado en el camino correcto, ten cuidado de no sobrecargarlos con demasiado trabajo mientras se están iniciando. Desarrolla un plan de 30-60-90 para que tu empleado aumente gradualmente durante los primeros meses. Seguir un marco de establecimiento de objetivos SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y Temporizados) es una gran manera de abordar el plan.

• Programa sesiones de entrenamiento. Las sesiones de entrenamiento son clave durante los primeros 30 días ya que ayudan a establecer las habilidades y el contexto necesarios para completar cualquier OKR u objetivos para el trimestre y más allá. Las sesiones de entrenamiento pueden incluir llamadas con ejecutivos, gerentes y otros miembros del equipo, así como certificaciones y observación.

• Fomenta la colaboración cruzada con otros equipos. Aunque la jerarquía existe en la fuerza laboral holandesa, su cultura tiende a fomentar más consenso respecto a las decisiones empresariales y feedback abierto de todos, independientemente del puesto. Anima al nuevo empleado a colaborar con otros equipos para ayudar en su crecimiento.

• Crea invitaciones quincenales para chequeos con el gerente. Los chequeos regulares durante el periodo de prueba (un máximo de dos meses) ayudarán al gerente a detectar cualquier problema de rendimiento desde temprano. También es un momento para que el empleado verifique el progreso de sus objetivos y haga cualquier pregunta.

• Busca feedback sobre la experiencia de incorporación. Anima al nuevo empleado a dar su opinión sobre su experiencia de incorporación a su gerente y recursos humanos. Este feedback será útil para mejorar el proceso para futuras contrataciones.

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Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, contable ni legal. Este material ha sido preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no debe ser utilizado para asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.