AI für Beschaffung im Einklang mit Ihren Abläufen

Beschaffungssoftware unterstützt Unternehmen im Anfrage-, Genehmigungs-, Bestell- und Bezahlprozess für Güter und Dienstleistungen. Sie ersetzt damit manuelle Abstimmungen per Tabellenkalkulation, E-Mail und separate Systeme durch einen einzigen Kaufverwaltungs-Workflow. Mithilfe von Beschaffungssoftware können Unternehmen Genehmigungen standardisieren, Verträge mit Lieferanten nachverfolgen, Verlängerungen verwalten und jeden Kauf mit einem kompletten Prüfpfad belegen. Durch all dies ergibt sich ein besserer Einblick in die Ausgaben des Unternehmens, Käufe lassen sich strenger kontrollieren und der administrative Aufwand für Mitarbeitende und Finanzteams sinkt.

Procure-to-Pay(-P2P)-Software bündelt den gesamten Beschaffungsprozess: Ab dem Moment, in dem ein Mitarbeitender eine Bestellanforderung anlegt, bis zur Auszahlung an den Lieferanten. Ein solches Tool ersetzt Tabellenkalkulationen, Genehmigungen per E-Mail und Punktlösungen, auf die viele Unternehmen noch setzen, um die Beschaffung zu organisieren. Mit einem P2P-System gelangen Anfragen automatisch zu den richtigen Genehmigenden, werden Bestellungen ohne einen Handschlag erzeugt und Rechnungen mit genehmigten Käufen abgeglichen, bevor die Zahlung freigegeben wird. Dies führt zu stärkerer Ausgabendisziplin, schnelleren Genehmigungen und vollständigen Prüfpfaden für jede einzelne Ausgabe des Unternehmens.

Rippling Beschaffung wurde dafür entwickelt, Software-Abonnements, SaaS-Tools, Fachdienstleistungen, Agenturarbeit, Leiharbeit, Veranstaltungen und andere geschäftsbezogene Käufe zu verwalten, die in wachsenden Unternehmen häufig anstehen, aber ebenso häufig im Arbeitsalltag vernachlässigt werden. Wenn Ihnen bei Kaufentscheidungen, Lieferantenaufträgen oder anstehenden Verlängerungen der Durchblick fehlt, ist Rippling genau richtig für Sie. Es fördert gezielt indirekte Ausgaben zutage, ist aber nicht für die Bestandsführung, den Umgang mit Rohmaterial oder die Beschaffung physischer Güter ausgelegt.

Rippling Beschaffung richtet sich an wachsende Unternehmen, die sich mehr Kontrolle und Übersicht über Kaufentscheidungen, nicht aber weiteren administrativen Aufwand wünschen. Beschaffungs-, Finanz-, Operations- und IT-Teams nutzen Rippling, um Lieferanten zu beauftragen und Genehmigungen, Verträge und Verlängerungen zu managen – zentral in einem einzigen System.

Wenn Rippling Beschaffung mit der Rechnungszahlung gekoppelt ist, erhalten Sie ein zentrales Lieferantenverzeichnis mit Verweisen zu Verträgen, Zahlungsverläufen und anstehenden Verlängerungen. Wird ein neuer Vertrag hochgeladen, unterstützt Rippling beim Prüfen wichtiger Bedingungen. Es speichert Vertragsinformationen in Verbindung mit dem jeweiligen Lieferantendatensatz. Sobald eine Verlängerung ansteht, benachrichtigt Rippling Ihr Team, damit es entscheiden kann, ob verlängert, neu verhandelt oder storniert werden soll.

Anhand Ihres Organigramms erstellt Rippling Genehmigungs-Workflows automatisch. Dadurch kennt Rippling also jeden Vorgesetzten, jede Abteilung, Kostenstelle und Stufe und leitet Anfragen ohne manuelle Einrichtung sofort an die richtigen Genehmigenden weiter. Sobald Mitarbeitende befördert werden, das Team wechseln oder das Unternehmen verlassen, werden die Genehmigungsketten automatisch aktualisiert. Und weil Ihr Team Anfragen direkt in der E-Mail oder in Slack genehmigen oder ablehnen kann, kommt es bei Kaufentscheidungen schnell voran – ganz ohne neues System, mit es sich erst vertraut machen muss.

Mit Rippling können Unternehmen Einkaufsrichtlinien durchsetzen, bevor sie Geld ausgeben. Mitarbeitende geben ihre Bedarfe mittels eines standardisierten Workflows an, Genehmigungen werden anhand von Unternehmensrichtlinien automatisch erteilt oder verweigert und für jeden Kauf gibt es einen dokumentierten Genehmigungspfad. Da Beschaffung, Lieferantenmanagement und Zahlungen in einem System gebündelt sind, sehen Finanzteams die Ausgaben, die auf das Unternehmen zukommen, und können so nicht autorisierte oder doppelte Ausgaben sowie überraschende Verlängerungen vermeiden.

Rippling zeigt, welche Software, Lieferanten und Verträge Sie bereits bezahlen. So erkennen Sie doppelte Tools, ungenutzte Abonnements und anstehende Verlängerungen leichter. Da Anfragen, Genehmigungen, Verträge und Zahlung zentral gesteuert werden, können Teams Neuanschaffungen im aktuellen Ausgabenkontext bewerten und fundierter darüber entscheiden.

Rippling Beschaffung ist Bestandteil der Plattform, mit der Sie Ihre Belegschaft, Ausgaben und Finanztransaktionen verwalten können. Da sich unser Beschaffungstool mit der HR-Abteilung ein Informationssystem teilt, sind Mitarbeiterdaten, Genehmigungshierarchien, Firmenkreditkarten, Rechnungszahlungsdetails und Finanz-Workflows bereits verfügbar. Die Genehmigungskette wird somit aktualisiert, sobald Mitarbeitende hinzukommen, das Unternehmen verlassen oder die Rolle wechseln. Beauftragte Lieferanten werden automatisch Abteilungen und Kostenstellen zugeordnet und Finanzteams erhalten einen besseren Überblick über die Ausgaben des Unternehmens, ohne fehleranfällige Integrationen eigentlich separater Systeme nutzen zu müssen.

Die meisten Beschaffungsplattformen müssen mit isolierten HR-, Finanz- und Ausgabenmanagement-Systemen verbunden werden, damit sich Genehmigungen und Einkaufskontrollen automatisieren lassen. Diese Integrationen müssen instandgehalten, die Daten synchronisiert und Workflows aktualisiert werden, sobald sich Mitarbeiterdaten ändern. Rippling verfolgt einen anderen Ansatz: Die Beschaffungslösung ist Bestandteil derselben Plattform, auf der auch Ihre HR-, IT- und Finanzprozesse ablaufen. Das bedeutet, dass Genehmigungsketten auf aktuellen Mitarbeiterdaten basieren, Einkaufsrichtlinien automatisch auf dem neuesten Stand und Lieferanten-, Mitarbeiter- und Zahlungsinformationen stets vorhanden sind. Dadurch verfügt die AI-Plattform über genau den geschäftlichen Kontext, der nötig ist, um fundiertere Einkaufsentscheidungen zu ermöglichen. Bei Unternehmen, die Rippling bereits nutzen, dauert es nur Stunden anstatt Wochen, Rippling Beschaffung zu implementieren.