Comment choisir une société de portage salarial (EPS) pour votre personnel international ?

Une entreprise de portage salarial (EPS) permet aux entreprises d'embaucher et de payer des employés à l'étranger sans ouvrir une entité locale dans un nouveau pays. Elle vous assure également de vous conformer à la législation locale en matière de fiscalité et d'emploi qui peuvent différer de celles dans la juridiction du siège de votre entreprise.

Au lieu qu'un employeur passe par le long processus d'établissement d'une nouvelle présence commerciale à l'étranger, une EPS embauche des employés pour le compte du client. Il s'occupe également des salaires, des contrats de travail, des vacances, des congés et des impôts propres à chaque pays, ce qui vous permet de vous concentrer sur la gestion du travail quotidien des employés.

Mais une EPS est-elle la bonne solution pour votre main-d'œuvre mondiale ? Nous allons vous aider à déterminer si vous en avez besoin, quels sont les avantages et les inconvénients de cette solution et comment choisir le meilleur partenaire EPS pour votre entreprise.

Embaucher via une EPS ou votre propre entité

Si vous cherchez à embaucher des employés dans un pays étranger, vous devrez soit établir une entité légale dans ce pays, soit utiliser une EPS. Bien qu'ils permettent tous les deux à votre entreprise de s'étendre sur un nouveau marché, ils sont mis en place différemment :

• Entités légales. Les entités doivent être établies à partir de zéro en s'inscrivant auprès des autorités locales et en ouvrant un compte bancaire local. Vous devrez également surveiller indépendamment la conformité avec les lois fiscales, d'immigration et d'emploi locales, car les exigences varieront par rapport au pays d'origine de votre entreprise.

• Services EPS mondiaux. Ces prestataires tiers servent d'employeur légal pour le compte d'une entreprise. En plus de vous permettre d'embaucher légalement dans un nouveau pays, une EPS s'occupe de toutes les exigences réglementaires pour la paie, les contrats d'emploi et les avantages sociaux des employés. Cela peut inclure le calcul et la retenue automatiques des taxes, la distribution de formulaires pour intégrer les employés et le paiement des employés internationaux dans leur devise locale.

Gardez à l'esprit qu'une EPS est différente d'une organisation professionnelle d'employeurs (PEO), qui nécessite qu'une entreprise établisse sa propre entité.

5 questions à poser lors du choix d'une EPS

Assurez-vous d'avoir ces réponses avant de décider d'acheter une EPS, et avant de choisir l'option la mieux adaptée à votre entreprise.

L'EPS possède-t-elle ses propres entités dans les pays où elle offre ses services ? 

Si l'EPS n'a pas ses propres entités, elle s'associe à des fournisseurs tiers.  Cela peut entraîner des délais de traitement des salaires plus longs, des erreurs et une incapacité à gérer votre équipe mondiale en synchronisation avec vos employés locaux. Vous êtes également exposé à des risques de sécurité.

Comment l'EPS protège-t-elle vos informations sensibles et confidentielles ? 

Bien que confier la gestion de votre paie à une EPS puisse accélérer l'embauche, partager vos données avec des agrégateurs de paie qui utilisent des fournisseurs tiers vous expose à des violations de données dues à des téléchargements manuels.

Vous devriez rechercher des EPS avec un historique prouvé de protection des données, incluant :

• Le respect des réglementations sur la vie privée dans différents pays, comme le règlement général sur la protection des données (RGPD) dans l'UE

• Une infrastructure sécurisée avec une maintenance en continu

• Un personnel soigneusement vérifié

Vous pouvez également établir un accord de traitement des données (DPA) avec un service de paie qui mandate des pratiques de confidentialité solides et fournit une protection légale.

Est-ce que l'EPS offre des solutions automatisées ? 

Au minimum, une EPS vous permet d'embaucher et de payer légalement des employés dans un nouveau pays. Mais les solutions les plus performantes peuvent fonctionner comme des bras supplémentaires de vos départements RH et informatique. Rippling, par exemple, vous permet d'intégrer rapidement de nouveaux employés tout en les inscrivant automatiquement à la formation requise en matière de conformité. Il est également doté de fonctions de gestion du temps et des présences qui permettent de vérifier la conformité des heures supplémentaires. Du côté informatique, Rippling peut gérer les applications et les appareils de travail d'un employé.

Quel est le modèle de support de l'EPS ? 

Vous devez vous assurer que le personnel d'assistance de votre EPS dispose des connaissances juridiques et fiscales nécessaires pour répondre à toutes les exigences de conformité de votre pays. Si vous avez des questions sur des sujets aussi variés que les politiques en matière de vacances et de congés de maladie, l'assurance maladie et les cotisations de retraite, vous devez pouvoir compter sur un expert facilement disponible pour vous aider à résoudre les problèmes.

Une EPS est-elle financièrement intéressante pour votre entreprise ?

Les EPS sont généralement facturées sous la forme d'un forfait mensuel par employé ou d'un pourcentage de la masse salariale, plus les taxes (le cas échéant). Quelle que soit la structure tarifaire, vous devez tenir compte des frais administratifs, des frais d'intégration et d'autres coûts liés à des fonctions supplémentaires.

En ce qui concerne les coûts, n'oubliez pas qu'il n'est pas nécessaire d'utiliser une EPS pour tous vos emplois internationaux. Si vous souhaitez limiter son utilisation à certains pays où vous recrutez, vous ne serez facturé que pour les salariés que vous employez par l'intermédiaire de l'EPS.

Étant donné que les EPS sont généralement plus onéreuses à mesure que le nombre d'employés augmente, les entreprises disposant d'un personnel important dans un pays étranger peuvent trouver plus rentable de créer une entité juridique et d'engager des experts en matière de conformité juridique.

Mais n'oubliez pas que l'EPS de Rippling est construite sur des rails de paie natifs, ce qui signifie que le moment venu, vous pouvez passer en toute transparence d'une EPS à Global Payroll par le biais de vos propres entités en quelques minutes, au lieu de partir de zéro.

Gérez votre effectif mondial avec l'EPS de Rippling

Rippling peut vous aider à aborder chaque étape de votre croissance internationale, tout en vous permettant de passer facilement de l'une à l'autre :

• Paiements de prestataires globaux

• Paie globale via les entités Rippling

• Paie globale via vos propres entités

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être pris en compte pour des conseils fiscaux, légaux ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.