Cómo contratar empleados en Polonia a través de un Empleador de Registro (EOR) [Guía 2025]

Contratar empleados en Polonia? Los empleadores extranjeros interesados en aprovechar la mano de obra cualificada del país pueden comenzar contratando contratistas polacos y enviando pagos internacionales. Pero si quieres expandirte y contratar empleados a tiempo completo, necesitarás establecer una entidad legal o contratar a través de un Employer of Record.

Registrar una entidad legal puede llevar meses. Una vez establecida, requiere conocimiento de las complejas leyes de empleo polacas y de la UE. Cualquier error puede incurrir en multas y acciones legales por parte de la Inspección Nacional de Trabajo de Polonia, que hace cumplir el código laboral polaco. Esto cubre áreas como horas de trabajo y la semana laboral, remuneración, condiciones laborales, vacaciones, tiempo libre, licencia anual, terminación y más.

Alternativamente, puedes usar un “Employer of Record” (EOR), que maneja la nómina polaca, impuestos y consideraciones de cumplimiento.

Aquí tienes una guía paso a paso para contratar a través de un EOR en Polonia.

Paso a paso: Cómo contratar a través de un Employer of Record en Polonia

Paso #1: Decide entre un EOR polaco y una entidad legal

¿Deberías contratar empleados polacos a través de un EOR, o establecer tu propia entidad? Esto depende de los recursos de tu empresa, tamaño y planes de escala. 

• Entidad legal en Polonia. Establecer una entidad legal desde cero generalmente requiere registro con las autoridades locales, abrir una cuenta bancaria local y consultar con expertos locales para asegurar el cumplimiento con las leyes fiscales y laborales polacas incluyendo la Institución de Seguro Social Polaca. La Inspección Nacional de Trabajo de Polonia toma todas las quejas laborales en serio. Hay muchos pasos en este proceso y los errores pueden resultar en retrasos para empezar.

• EOR polaco. Un EOR es un servicio de terceros que opera como un empleador en nombre de una empresa, lo que significa que no necesitas establecer tu propia entidad. Además de permitirte contratar empleados polacos a tiempo completo, un servicio de employer of record polaco puede manejar todos los requisitos legales para cumplir con las leyes de la UE y polacas para la nómina, contratos a término y prestaciones. Los servicios de EOR también incluyen calcular y retener impuestos a la tasa impositiva correcta, incorporación y gestión de empleados, y ejecutar la nómina.

En 2023, hubo varias enmiendas al código laboral incluyendo áreas como el trabajo remoto, control de sobriedad, nuevos tipos de licencia y privilegios parentales. La familiaridad con el Fondo Nacional de Salud y la Institución de Seguro Social Polaco (ZUS) es importante también. ZUS regula prestaciones a través de un número de leyes y regulaciones. Cubre muchos derechos incluyendo enfermedad y semanas de licencia por maternidad, incapacidad a largo plazo para trabajar, pensión de vejez, cobertura por accidentes de trabajo y más.

Paso #2: Cómo elegir el mejor EOR para tu negocio

Antes de elegir una plataforma, deberías considerar los servicios que necesitarás y cuánto planeas crecer tu presencia de contratación global.

• ¿El EOR está activo en los países en los que necesitas contratar? La primera, y quizás la consideración más obvia al elegir un EOR para la expansión global.

• ¿El EOR posee sus propias entidades en los países que presta servicios? Si el EOR no posee las entidades, significa que están asociándose con un proveedor local o de terceros.

• ¿Cómo protege el EOR tu información sensible y confidencial? Es vital que tu EOR tenga las protecciones de datos apropiadas en lugar, así como tecnología segura que elimina potenciales divulgaciones de información privada.

• ¿El EOR ofrece soluciones automatizadas? Quizás quieras buscar un EOR que automatice el trabajo tedioso como la incorporación y inscripción de prestaciones y otras tareas comunes de RR.HH. e IT.

• ¿Cuál es el modelo de apoyo del EOR? Es esencial que tu EOR tenga personal de soporte que sea fácil de contactar y expertos en las regulaciones de los países en los que estás contratando.

Obtén la lista completa en nuestra guía: ¿Qué es un EOR?

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Paso #3: Cómo contratar e incorporar a tus empleados polacos

Una vez que hayas elegido un EOR que funcione en Polonia, puedes comenzar el proceso de incorporación recopilando la siguiente información de tus nuevos empleados:

• Nombre (que coincida con la cuenta donde depositarás su salario).

• Fecha de nacimiento y fecha de contratación.

• Información de contacto, incluida su dirección postal en Polonia.

• Número de identificación personal PESEL.

• Número de identificación fiscal NIP.

• Información de la cuenta bancaria.

• Cantidad a pagar en zlotys polacos (PLN).

• ZUS ZUA: Formulario utilizado para registrarse en los beneficios de la seguridad social.

• ZUS ZZA: Formulario para beneficios de atención médica estatal.

• ZUS ZCNA: Atención médica para familiares de trabajadores o autónomos.

• Información de la tarjeta de atención médica polaca (karty ubezpieczenia zdrowotnego o KUZ).

• Examen médico.

• Ten en cuenta que los ciudadanos de la UE/EEE no necesitan un permiso de trabajo para Polonia.

A continuación, necesitas enviar un acuerdo de empleo que describa las condiciones de trabajo claves como tipo de trabajo, posición, lugar de trabajo, horas, compensación, fecha de inicio del trabajo y periodo de prueba o prueba. El código laboral polaco requiere que los empleadores informen a los nuevos empleados sobre los derechos y obligaciones de ambas partes (la relación laboral), remuneración, periodo de prueba, etc.

Un EOR puede localizar y distribuir automáticamente los acuerdos de empleo. Cada contratación polaca tendrá un contrato conforme a la ley que ofrece requisitos estatutarios para los periodos de prueba, horas de trabajo, salario mínimo, prestaciones, y políticas de terminación como indemnización por despido y periodos de aviso. 

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Paso #4: Ejecutar la nómina

Para obtener la A a la Z sobre el empleo global y la nómina, lee nuestra guía completa para ejecutar la nómina internacional de empleados en Polonia.

Una vez que hayas recopilado la información de un nuevo empleado y ambas partes hayan firmado acuerdos de empleo, un EOR pagará a tus empleados polacos en zlotys (PLN), mientras retiene impuestos legalmente requeridos de los salarios. Esto incluye contribuciones a:

• Seguridad social y planes de jubilación.

• Seguro médico.

• Seguro de accidentes.

• Otras prestaciones voluntarias (plan de pensión de la empresa).

En Polonia, es costumbre emitir a los empleados un recibo de salario mensual, que puede ser en formato papel o digital.

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Preguntas frecuentes sobre la contratación a través de un EOR en Polonia

¿Cuánto cuesta un EOR?

Los EORs típicamente usan una de dos estructuras de precios:

• Tarifa mensual fija por empleado

• Porcentaje de la nómina más los impuestos aplicables

Ambos métodos también pueden tener varias tarifas administrativas, cargos por incorporación y otros costos por características suplementarias.

Ten en cuenta que no necesitas usar un EOR para toda tu plantilla. Si quieres segmentar su uso, solo se te cobrará por los empleados que emplees a través del EOR.

¿Cuál es la diferencia entre un EOR y un PEO?

Una Organización de Empleo Profesional (PEO) co-emplea la plantilla de una empresa y ofrece servicios administrativos como pagar a los empleados, manejar el cumplimiento y presentar impuestos sobre nóminas. La empresa y el PEO son conjuntamente responsables de la plantilla. Sin embargo, los servicios de PEO no te permiten contratar en otros países donde no hayas establecido una entidad local.

Por otro lado, un EOR es el único empleador de la porción de tu plantilla que utilices para ello, asumiendo todas las responsabilidades asociadas. Un EOR permite a las empresas trabajar con empleados en otros países sin establecer una entidad legal.

¿Un EOR protege tu información sensible y confidencial?

Si bien externalizar la gestión de tu nómina a un EOR puede ahorrarte tiempo y riesgo de cumplimiento, compartir tus datos con empresas que utilizan proveedores externos te expone a violaciones de datos por cargas manuales. En Polonia, la protección de datos está cubierta por la ley de la Unión Europea, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). La Oficina de Protección de Datos Personales de Polonia (UODO) investiga quejas y ha multado a varias empresas. En 2022, UODO emitió una multa de 1,000,000 EUR (1,098,950 USD) por una violación de datos. Las penalizaciones pueden ser tan altas como 20,000,000 EUR (21,979,300 USD).

Deberías buscar EORs que prioricen la protección de datos, incluyendo:

• Cumplimiento con las regulaciones de privacidad estándar de la industria en diferentes países.

• Infraestructura segura con mantenimiento las 24 horas.

• Personal cuidadosamente evaluado.

También puedes establecer un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA) con un servicio de nóminas que exija prácticas de privacidad sólidas y ofrezca protección legal.

¿Pensando en establecer tu propia entidad empresarial? Según el Banco Mundial, se tarda un promedio de 37 días en hacerlo en Polonia.

¿Un EOR ayuda con las declaraciones de impuestos polacas?

Un EOR puede calcular automáticamente y presentar tus impuestos como empleador en Polonia. También puede proporcionar a los empleados registros oficiales de su ingreso neto y bruto, impuestos deducidos, prestaciones y otras contribuciones. Para las empresas, un EOR puede presentar documentación que cubra:

• Ingresos por empleo.

• Prestaciones imponibles.

• Impuestos sobre la renta deducidos.

• Otras deducciones requeridas del ingreso bruto.

¿Cuáles son las prestaciones obligatorias para los empleados polacos?

Las prestaciones obligatorias para los empleados en Polonia son:

• Seguro de pensiones.

• Seguro de incapacidad.

• Seguro contra accidentes de trabajo.

• Plan de Ahorro para la Jubilación (PKK) del Capital Laboral.

• Formación en salud y seguridad laboral y exámenes médicos.

• Baja por enfermedad.

• Derecho a vacaciones.

• Festivos oficiales o públicos (Navidad, Año Nuevo, Día de la Constitución, Día de la Independencia, etc).

• Permiso parental (incluyendo permiso de paternidad y maternidad).

Para más información sobre las prestaciones obligatorias en Polonia, lee nuestra guía completa.

¿Cuáles son los costos del empleador para los empleados a tiempo completo en Polonia?

Además de los impuestos, los empleadores son responsables de deducir lo siguiente de los cheques de pago de sus empleados a tiempo completo. Estas son las contribuciones del empleador (pero ten en cuenta que las deducciones pueden cambiar conforme a las nuevas leyes laborales polacas):