Checklist voor nieuwe medewerkers: een stapsgewijze gids voor de onboarding van medewerkers in Canada

Geweldig nieuws - je hebt je eerste werknemer in Canada in dienst genomen! De volgende stap is het onboarding proces, dat het verschil kan maken tussen een soepele overgang en een lastige start in hun nieuwe rol.

Als je het onboarding proces goed doet, zul je je nieuwe werknemer helpen om succesvol te zijn: 69% van de Canadese werknemers is eerder geneigd bij hun werkgever te blijven als ze een sterke en interessante onboarding ervaring hebben. Maar als het misgaat, riskeer je meer dan een ongemotiveerde werknemer: je kunt honderdduizenden dollars aan boetes krijgen voor niet-naleving van de Canadese arbeidswetten.

Een top-onboardingervaring heeft veel onderdelen, en duurt langer dan de eerste dag (of week, of zelfs maand) van je nieuwe werknemer. Maar onze checklist dekt wat je moet weten - van papierwerk en naleving tot apparatuur, toegang tot apps, training en een 90-dagen plan om ervoor te zorgen dat je nieuwe werknemers succesvol zijn ver voorbij hun eerste dag.

Voor hun eerste dag

• Voer een antecedentenonderzoek uit. Antecedentenonderzoeken zijn legaal in Canada zolang je eerst geïnformeerde toestemming van sollicitanten krijgt en de minste hoeveelheid gegevens verzamelt die nodig zijn om ervoor te zorgen dat de toekomstige werknemer goed past bij hun rol. Lees onze volledige gids voor antecedentenonderzoeken in Canada voor meer informatie.

• Stuur een aanbiedingsbrief. Een aanbiedingsbrief, in Canada een arbeidsovereenkomst genoemd, is een juridisch contract tussen een nieuwe werknemer en hun werkgever. Zorg ervoor dat het de juiste informatie bevat om te voldoen aan de Canadese arbeidswetten: werknemersinformatie (inclusief de positie van de nieuwe werknemer en contactgegevens), hun werkuren, compensatie en secundaire voorwaarden, jouw ontslagbeleid en alle andere details die relevant zijn voor je bedrijf. Een aanbiedingsbrief moet worden ondertekend voordat een werknemer zijn eerste werkdag begint. Lees onze volledige gids over het maken van aanbiedingsbrieven voor werknemers in Canada.

• Doe het nodige papierwerk. Naast de arbeidsovereenkomst omvatten veelvoorkomende formulieren belastingdocumenten, juridische overeenkomsten en geheimhoudingsverklaringen. Afhankelijk van je onboardingsoftware kan het instellen van deze documenten meerdere e-mailketens met belanghebbenden en ondertekenaars door de organisatie heen omvatten.

Rippling stelt je in staat om elk papierwerk digitaal te verzenden, te ondertekenen en op te slaan in één systeem

See Rippling

• Schrijf ze in voor secundaire voorwaarden. Pensioen, werkverzekering en vakantietijd zijn allemaal verplichte voordelen in Canada, en de bedragen verschillen per staat en territorium (vind de uitsplitsing in onze gids voor secundaire voorwaarden voor werknemers in Canada).

• Voeg ze toe aan de loonlijst. Je moet in Canada gevestigde werknemers in Canadese dollars (CAD) betalen, tenzij je specifiek hun schriftelijke toestemming hebt verkregen om ze in een andere valuta te betalen. Volgens de Canadese wet moet je ook formulieren voor heffingskorting aanvragen om ervoor te zorgen dat je de looninhoudingen voor elke voltijdse werknemer precies goed berekent. Bekijk onze volledige gids voor wereldwijd loonlijst voor werknemers in Canada draaien.

• Bestel en configureer hun apparaten. Of je nieuwe werknemer nu op locatie of op afstand zal werken, ze hebben de juiste tools voor hun werk nodig. Bestel en configureer alle apparaten die ze nodig hebben vóór hun eerste dag, zodat je nieuwe werknemer vanaf het begin aan de slag kan.

• Zet hun app-accounts op. Is er iets frustrerender dan proberen te beginnen met werken en beseffen dat je nog steeds toegang nodig hebt tot e-mail... en Slack... en Zoom... en Figma... etc.? Help je nieuwe werknemers door hun app-accounts op te zetten voor hun eerste dag, zodat alles klaar is voor een soepele (en snelle) aanmelding wanneer ze hun startdatum bereiken.

Zet nieuwe werknemers op met loonlijst, secundaire voorwaarden, apps en IT-apparaten in minder dan 5 minuten

See Rippling

• Bereid alle middelen voor die ze nodig zullen hebben. Deze kunnen zijn:

  • Hun eigen kopie van jouw onboardingchecklist

  • Een medewerkershandboek en kopieën van alle andere bedrijfsbeleidsregels die ze moeten kennen

  • De missieverklaring van je bedrijf en een korte over je bedrijfscultuur en waarden

  • Een teamgids

  • Een overzicht van hun eerste dag

  • Hun functieomschrijving en top prioriteiten

  • Alle andere rol-specifieke middelen die ze nodig kunnen hebben

• Plan hun inwerkprogramma (en een kennismakingsbijeenkomst met het team!). Plan de inwerkactiviteiten van je nieuwe medewerker—zoals 1:1's met hun manager, meetings met hun team, of zelfs kennismakingsbijeenkomsten voor hun eerste dag. Stuur nu uitnodigingen, zodat iedereen die moet deelnemen zijn tijd kan blokkeren.

• Wijs ze een inwerkmaatje of mentor toe. Onboarding verloopt soepeler als je nieuwe medewerker één contactpersoon heeft die hen door het proces kan leiden, hun vragen kan beantwoorden en introducties kan maken. Wijs die persoon toe voordat ze beginnen, zodat hij of zij tijd heeft om zich voor te bereiden om een nieuw gezicht in het team te verwelkomen.

• Stuur een welkomst e-mail. Naarmate de eerste dag van je nieuwe medewerker nadert, maak een welkomst e-mail met alle details over wat ze op hun eerste dag kunnen verwachten. Dit kan een agenda voor de eerste dag bevatten, informatie over de kledingvoorschriften op kantoor, FAQ over hun eerste dag—alles wat ze nodig hebben om zich comfortabel en enthousiast te voelen over het starten van hun nieuwe baan.

Op dag 1

• Zorg dat hun werkplek klaar is. Als je nieuwe medewerker op locatie werkt, zorg dan dat hun kantoor, bureau of werkplek gereed is voor hun eerste dag met hun apparatuur—en misschien wat leuke decoraties om hen welkom te heten in het team. Een gastvrije werkomgeving creëert een geweldige eerste indruk door je nieuwe medewerker zich gewaardeerd te laten voelen meteen vanaf het begin.

• Stuur een "welkom in het team" e-mail. De eerste dag is het ideale moment om een e-mail naar de rest van het bedrijf te sturen om hen aan te moedigen hallo te zeggen tegen hun nieuwe collega. Leer hoe je de perfecte "welkom in het team" e-mail kunt maken met onze gids.

• Geef ze een agenda of plan om ze op weg te helpen. Als hun welkomst e-mail geen agenda of plan voor hun eerste dagen bevatte, zorg dan dat je dat klaar hebt voor je nieuwe medewerker wanneer ze beginnen. Ze zullen zich veel zelfverzekerder voelen om te beginnen als ze precies weten wat ze op de eerste dag en daarna kunnen verwachten.

• Plan een 1:1 met hun manager. Een van de eerste dingen die een nieuwe medewerker op hun eerste dag moet doen, is een 1:1 hebben met hun leidinggevende of manager. Dit geeft hen de kans om goed verwelkomd te worden, en antwoorden te krijgen op eventuele eerste vragen die ze hebben terwijl ze beginnen met hun nieuwe baan.

• Plan een 1:1 met hun inwerkmaatje of mentor. Hierna volgt een 1:1 met de persoon die je nieuwe medewerker door de onboarding ervaring zal leiden. Plan tijd zodat je nieuwe medewerker hen kan ontmoeten en kennis kan maken.

• Heb een kennismakingsbijeenkomst met hun team of directe collega's. Als er tijd is op de eerste dag van je nieuwe medewerker, plan dan een kennismakingsbijeenkomst met zoveel mogelijk mensen met wie ze nauw zullen samenwerken. Dit kan informeel—een teamlunch is een geweldige optie.

• Geef een rondleiding door het kantoor. Als je nieuwe medewerker op locatie werkt, zorg dan dat je ze op hun eerste dag een rondleiding door het kantoor geeft. Laat ze zien waar de wc's en kantines zijn inclusief belangrijke veiligheidsinformatie zoals waar de brandblussers en nooduitgangen zich bevinden.

• Geef ze een lijst met contactpersonen. Ten slotte, geef je nieuwe medewerker een "spiekbriefje" met mensen in het team tot wie ze zich kunnen wenden voor hulp terwijl ze de kneepjes van het vak leren. Het is ook een goed idee om de afdeling, rol en contactinformatie (telefoonnummer, e-mail, Slack-handle, en wat verder relevant is bij jouw bedrijf) van elk teamlid te noteren, zodat de nieuwe medewerker de juiste persoon kan vinden om specifieke vragen te beantwoorden.

Tijdens hun eerste 90 dagen

• Plan organisatorische en rol-specifieke training. Houd er rekening mee dat je nieuwe medewerker in de eerste maanden als doel heeft om over het nieuwe bedrijf en hun rol daarin te leren. Begin met organisatorische training, waar ze de taak hebben om over het bedrijf, zijn doelen, de missie en zijn waarden te leren. Schakel dan langzaam over naar rol-specifieke training die hen zal helpen specifieke vaardigheden en informatie te leren die ze nodig zullen hebben om succesvol te zijn in hun positie.

• Wijs werk toe en help ze doelen te stellen. Een nieuwe werknemer kan maar zoveel doen en leren - verwacht een leercurve en wees voorzichtig hen niet te overladen met te veel werk in hun eerste paar maanden. Een geweldige manier om in het begin doelen te stellen, is het gebruiken van een raamwerk zoals SMART doelen - doelen stellen die Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Realistisch en Tijdgebonden zijn. Dit zal helpen om je nieuwe medewerker duidelijke doelstellingen te geven om naar toe te werken, zodat ze niet vast komen te zitten in het probleem van niet precies weten wat ze moeten doen in hun eerste weken en maanden in hun rol.

• Plan regelmatige check-ins en mentorschap om ze op gefocust te houden. Plan tijd met je nieuwe medewerker om de voortgang van hun doelen te bespreken en eventuele nieuwe vragen die ze hebben te beantwoorden. Een check-in na 30 dagen, 60 dagen, en 90 dagen is een goed begin, maar blijf flexibel voor het geval ze meer frequente bijeenkomsten dan dat willen inplannen.

• Geef regelmatig feedback terwijl ze zich inwerken. Laat je nieuwe medewerker niet in het ongewisse over hun prestaties tijdens hun eerste maanden. Geef ze regelmatig feedback zodat ze weten wanneer ze op koers zijn - en wanneer ze hun koers moeten bijstellen zodat ze hun doelen beter kunnen bereiken.

• Vraag hun feedback over hoe je de onboarding ervaring kunt verbeteren. En tot slot, houd er rekening mee dat feedback van twee kanten komt. Vraag feedback van alle nieuwe medewerkers over hun onboarding ervaring en hoe het voor toekomstige medewerkers verbeterd kan worden.

Nieuwe medewerkers onboarden in Canada is gemakkelijk - en snel - met Rippling

Als je werknemers, freelancers of remote medewerkers in Canada gaat inhuren, heb je meer nodig dan alleen een checklist voor nieuwe medewerkers: je hebt Rippling nodig. 

Rippling maakt het gemakkelijk om werknemers en freelancers over de hele wereld te onboarden en te beheren - in één systeem dat helpt om je in overeenstemming te houden met lokale arbeidswetten en regels.

En met Rippling is nieuwe medewerkers onboarden een fluitje van een cent. Voltooi en verifieer achtergrondonderzoeken, schrijf en verzend aanbiedingsbrieven, verstuur, onderteken, en bewaar (digitale) documenten, en lokaliseer onboarding materiaal voor het land van je nieuwe werknemer - allemaal vanuit één centrale locatie.