Hoe voer je de internationale salarisadministratie uit voor werknemers in Nederland

Nederland is een uitstekende keuze voor een buitenlandse vestiging, maar het opzetten van je bedrijf, het aannemen van medewerkers en het uitvoeren van de salarisadministratie zal uitdagend zijn. Klik hier voor meer informatie.

Deze uitgebreide gids voor het uitvoeren van de salarisadministratie voor werknemers in Nederland leidt je door het proces van het registreren van je bedrijf, het aannemen van medewerkers en ze op de loonlijst te zetten om ervoor te zorgen dat je uitbreiding soepel verloopt.

Inhoudsopgave

• Stap #1: Registreer als werkgever of selecteer een EOR

• Stap #2: Kies een wereldwijde salarisadministratie software oplossing

• Stap #3: Bepaal de arbeidsstatus van je werknemers

• Stap #4: Verzamel informatie van je medewerkers voor de salarisadministratie

• Stap #5: Stel het salaris van de medewerker in euro's vast

• Stap #6: Voer de salarisadministratie uit

• Stap #7: Dien je maandelijkse en jaarlijkse belastingen in

• Veelgestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie in Nederland

Stap #1: Registreer als werkgever of kies een EOR

Als je besluit om je eigen entiteit in Nederland op te zetten in plaats van een EOR te gebruiken - wat we hieronder bespreken - zijn dit de stappen die je moet nemen.

• Selecteer de juiste bedrijfsstructuur voor je bedrijf, kies een beschikbare naam (het Benelux-Bureau voor Intellectueel Eigendom heeft deze informatie) en krijg een bedrijfsadres dat in Nederland is gevestigd.

• Registreer je bedrijf bij de Kamer van Koophandel (KVK) en de Belastingdienst.

Zorg er ook voor dat je een Nederlandse bankrekening opent en dat je bedrijf is opgenomen in het Handelsregister, wat via de KVK wordt gedaan.

Kan ik in plaats daarvan een EOR gebruiken?

Ja, het is helemaal prima om in plaats van zelfstandig een tak van je bedrijf naar Nederland uit te breiden een Employer of Record (EOR) te gebruiken. Veel bedrijven die besluiten om in Nederland te opereren, gebruiken EOR's om de meerdere registraties die vereist zijn voor nieuwe entiteiten te voltooien, de salarisadministratie uit te voeren, voordelen te verstrekken en internationale nalevingskwesties aan te pakken. Het opzetten van een bedrijf in Nederland vereist een aanzienlijke tijdsinvestering en de meeste kleinere bedrijven hebben de middelen niet om dit te doen.

Stap #2: Kies een wereldwijde salarisadministratie software oplossing

Allereerst is het van essentieel om de twee soorten internationale salarisadministratieoplossingen te begrijpen: wereldwijde salarisverwerkers en wereldwijde payroll-aggregators. Je kunt over beide meer leren in onze gids.

• Wereldwijde salarisverwerkers verwerken daadwerkelijk je salarisadministratie, dragen fondsen over en berekenen en dienen belastingen in elk land in via hun eigen software. Eenvoudig gezegd: wereldwijde salarisverwerkers stellen je in staat om je internationale werknemers net zo gemakkelijk te betalen als je lokale werknemers: samen in één salarisronde.

• Wereldwijde payroll-aggregators verzamelen lokale salarisproviders in elk land en dragen je salarisbestanden handmatig aan hen over.

Bekijk Rippling

Stap #3: Bepaal de arbeidsstatus van je werknemers

Voordat je nieuwe werknemers aan boord neemt en de salarisadministratie start, moet je de werknemers die je aanneemt classificeren als werknemers of onafhankelijke freelancers. Het correct classificeren van teamleden is cruciaal om te voldoen aan Nederlandse wetten. 

Er zijn specifieke criteria die werkgevers gebruiken wanneer ze de status van een werknemer classificeren. Deze omvatten:

• Wederzijdse verplichting: Of er een bindende toezegging van het bedrijf is om werk aan te bieden en van de consultant om werk te leveren.

• Persoonlijke dienstverlening: Een werknemer is verplicht om hun diensten persoonlijk te verlenen, en als er een recht is om een vervanger aan te wijzen, zal dit doorgaans naar goeddunken van de werkgever worden gekwalificeerd.

• Controle: De mate van controle die de werkgevende entiteit heeft over de uren van een werknemer en de werkplek.

• Andere activiteiten: Of de werknemer ander werk buiten de werkgevende entiteit kan ondernemen en zo ja, in welke mate.

• Loon en voordelen: Een werknemer ontvangt een vast bedrag op een vaste betaaldatum naar gelang hun gewerkte uren, en ongeacht prestatiedoelen of project voltooiing.

• Integratie: Hoe betrokken een werknemer is bij het bedrijf en het management en hoe zij worden waargenomen door derden.

• Voorzieningen en apparatuur: Een onafhankelijke freelancer zal meestal hun eigen apparatuur en materialen verstrekken om de diensten uit te voeren terwijl een werknemer op de werkgever zal vertrouwen om hetzelfde te voorzien.

• Financieel risico: Welke partij aansprakelijk is voor verliezen die voortvloeien uit de overeenkomst. Een werknemer wordt betaald, zelfs als er onvoldoende werk is om ze bezig te houden, en neemt geen financieel risico bij het werken voor de werkgever.

• Belastingheffing: Welke partij de aansprakelijkheid draagt voor belasting die voortvloeit uit de overeenkomst. Een freelancer zal verantwoordelijk zijn voor de betaling van hun eigen inkomstenbelasting en sociale zekerheidsbijdragen, terwijl de werkgever deze zal verwerken in het geval van werknemers.

Stap #4: Informatie van je werknemers verzamelen voor de salarisadministratie

Om werknemers op de loonlijst in Nederland te zetten, moet je de volgende informatie van hen verzamelen:

• Hun naam, initialen, geboortedatum en volledig adres

• Hun Burgerservicenummer (BSN)

Vul vervolgens het officiële formulier in en stuur deze naar de Belastingdienst.

Stap #5: Het salaris van de werknemer vaststellen in euro's

Omdat Nederland lid is van de eurozone, moet jouw bedrijf Nederlandse werknemers betalen in euro's, ongeacht waar het hoofdkantoor is gevestigd.

Stap #6: Salarisadministratie uitvoeren

Je hebt een entiteit (hetzij uw eigen of via een EOR), je hebt je wereldwijde salarisadministratiesysteem opgezet, en je hebt ervoor gezorgd dat je werknemers correct zijn geclassificeerd onder de Nederlandse wet. Tijd om de salarisadministratie uit te voeren!

Hier is een voorbeeld van hoe het wereldwijde salarisadministratiesysteem van Rippling werkt:

Stap #7: Doe aangifte van je belastingen

Salarissen worden eenmaal per maand betaald in Nederland, en hoewel de officiële deadline pas aan het einde van de maand is, geven de meeste bedrijven salaris uit rond de 25e van de maand vanwege deadlines voor loonbelasting. Werkgevers in Nederland moeten de passende loonbelasting betalen en loonbelastingaangifte indienen vóór het einde van de volgende maand.

Veel gestelde vragen over het uitvoeren van de salarisadministratie in Nederland

Wat zijn de loonbelastingen in Nederland?

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het betalen van het juiste bedrag aan loonbelasting en verzekeringsbijdragen aan de Nederlandse overheid, eens per maand.

Loonbelastingen bestaan uit het volgende:

• Loonbelasting

• Premies volksverzekeringen

• Premies werknemersverzekeringen

• Inkomensafhankelijke bijdrage op grond van de Zorgverzekeringswet (Zvw)

Wat zijn de boetes voor te late belastingaangifte in Nederland?

Als je een deadline mist voor het betalen van je loonbelastingen in Nederland, krijg je een administratieve boete van 3% op het openstaande bedrag. Als je je belastingaangifte niet indient of de deadline mist, wordt er €68 in rekening gebracht.

Wat is het gemiddelde maandsalaris voor werknemers in Nederland?

Het gemiddelde maandelijkse brutosalaris voor werknemers in Nederland bedraagt €3.333 in 2023.

Wat is het minimumloon in Nederland?

Het minimumloon in Nederland wordt twee keer per jaar geïndexeerd: elk jaar op 1 januari en op 1 juli. Per 1 januari 2024 bedraagt het minimumloon voor werknemers van 21 jaar en ouder €13,27 per uur.

Hoeveel kost het om de salarisadministratie in Nederland uit te voeren?

Het exacte bedrag dat het je bedrijf kost om de salarisadministratie uit te voeren, is afhankelijk van verschillende factoren, waaronder het aantal werknemers dat je hebt en welke functies je in de software wilt opnemen.

Kan ik de salarisadministratie voor werknemers in Nederland handmatig uitvoeren?

Sommige kleine bedrijfseigenaren besluiten om de salarisadministratie zelf te doen om kosten te besparen. Maar het handmatig verwerken van de salarisadministratie is tijdrovend en de complexiteit van belastingen betalen, sociale verzekeringen berekenen en aftrekken in Nederland vereist een serieuze investering van je middelen. Als je ervoor kiest om het zelf te doen, zijn er potentiële risico's om rekening mee te houden, zoals:

• Naleving van wetgeving: et handmatig verwerken van de salarisadministratie in Nederland, zonder gebruik te maken van een payroll software, brengt het risico met zich mee van fouten en weglatingen, wat kan leiden tot zware boetes. Rippling regelt je nalevingswerk voor jou, inclusief het berekenen en aftrekken van de juiste bedragen van elke soort loonbelasting.

• Beveiliging: Het handmatig verwerken van de salarisadministratie kan beveiligingsrisico's met zich meebrengen, vooral als je spreadsheets of papieren documenten gebruikt. Dit vergroot het risico dat gevoelige informatie van werknemers verloren gaat, gestolen wordt, of misbruikt wordt.

Hoe betaal je freelancers in Nederland? 

• Zorg eerst dat je deze persoon correct classificeert als freelancer (je kunt Rippling's gratis Werknemer Classificatie Analyzer gebruiken).

• Spreek vervolgens de betalingsvoorwaarden af met de freelancer: het uurtarief of projecttarief, de betalingsfrequentie, en de betalingsmethode (directe storting, virtuele portemonnee, enz.). 

• Verzamel hun salarisgegevens, inclusief hun naam, geboortedatum, contactgegevens, en bankrekeninggegevens. 

• Betaal freelancers in euro's met jouw gekozen salarisadministratiesoftware. Met Rippling, kun je jouw Nederlandse freelancers in euro's betalen, in een enkele betaalronde, zonder te wachten op overboekingen of conversie.