Checklist voor nieuwe werknemers: Een stap-voor-stap gids voor het onboarden van medewerkers in het VK

Dus je hebt je bedrijf uitgebreid naar het Verenigd Koninkrijk en je eerste medewerker aangenomen. Gefeliciteerd!

Nu dat voltooid is, is het tijd om je te richten op het creëren van een positieve onboarding ervaring om je nieuwe medewerker voor te bereiden op succes. Statistieken tonen aan dat een geweldige onboarding ervaring de retentie van medewerkers in het Verenigd Koninkrijk met een significante 82% verhoogt. Medewerkersretentie heeft niet alleen gevolgen voor het moreel; het bespaart je ook geld. Onderzoek van Oxford Economics toont aan dat de gemiddelde kosten van omzet per vertrekkend teamlid meer dan £30.000 bedragen.

Een hoogwaardige onboarding ervaring is een maandenlang proces, maar het loont zeker om het goed te doen. Onze checklist voor medewerkers onboarding omvat wat je moet weten - inclusief een handig 90-dagen onboarding plan, papierwerk en naleving, apparaten en toegang tot apps, en training - om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerker succesvol is tijdens hun dienstverband bij je bedrijf.

Voor hun eerste dag

• Verzamel de nodige documenten van je nieuwe medewerker. Voor een soepel onboarding proces, vraag om de documenten van de nieuwe medewerkers die het recht om te werken zullen verifiëren. Voer de medewerker in de salarisadministratie. De volgende documenten zijn nodig om te verzekeren dat de medewerker het legale recht heeft om in het VK te werken:

  • Paspoort

  • Nationale identiteitskaart

  • National Insurance Number

  • Werkvisum, dat hun Tier 2, of General Visa moet bevatten

  • Een certificaat van registratie dat aantoont dat ze een genaturaliseerde Britse burger zijn of een die certificeert dat ze legaal een permanente inwoner zijn

Als je niet zeker weet welke documenten je precies nodig hebt, kun je ze verifiëren op gov.uk.

Om de medewerker in de salarisadministratie in te voeren, vraag om hun P45–dit formulier laat het bedrag zien van de belasting die ze tot nu toe dat jaar van hun salaris hebben betaald.

• Betrek HR. Zodra je je beslissing hebt genomen om aan te nemen en het wervingsproces is afgelopen, stuur je de aanvraag van de nieuwe medewerker naar je afdeling personeelszaken. Naast het verzekeren dat de nieuwe medewerker het legale recht heeft om in het Verenigd Koninkrijk te werken, zullen ze ook bepalen of het individu door een DBS-check (Disclosure and Barring Service check, voorheen bekend als een CRB-check) moet gaan. DBS-checks zijn noodzakelijk voor medewerkers die met kwetsbare individuen zullen werken of op posities waar ze verantwoordelijk zullen zijn voor veiligheid.

• Verkrijg toestemming en voer een achtergrondonderzoek uit. HR kan je ook helpen een achtergrondonderzoek bij medewerkers uit te voeren, wat vereist is onder de Employment Background Check Act van 2008 en vereist dat werkgevers referenties en krediet controleren en een strafrechtelijke achtergrondcontrole uitvoeren voordat ze het onboarding proces beginnen. Eén laatste, maar belangrijk punt om te onthouden: Je moet toestemming van de nieuwe medewerker krijgen voordat je enige vorm van pre-employment screening uitvoert. Lees onze volledige gids over achtergrondonderzoek bij het aannemen van medewerkers in het Verenigd Koninkrijk om meer te leren.

• Stuur een aanbiedingsbrief. Ook wel bekend als een contractvoorstel of arbeidsovereenkomst, een aanbiedingsbrief moet naar elke nieuwe medewerker worden gestuurd die je langer dan een maand in dienst zal nemen. Om wettelijk compliant te zijn, moeten aanbiedingsbrieven de startdatum van de medewerker, de positietitel, functiebeschrijving, hun werkuren, hun compensatie en secundaire voorwaarden, details van het vertrouwelijkheidsbeleid van het bedrijf, eventueel een geheimhoudingsverklaring (NDA), en bedrijfsbeleid over beëindiging bevatten. Voor een complete checklist van wat er in een aanbiedingsbrief in het Verenigd Koninkrijk moet staan, bekijk onze gids.

• Registreer de nieuwe medewerker bij HM Revenue and Customs. Om je medewerker te beginnen te betalen, moet je ze registreren bij HMRC (His Majesty’s Revenue and Customs) zodat je ze kunt inschrijven in het PAYE (Pay-as-You-Earn) Scheme van het Verenigd Koninkrijk. Hiervoor moet je een Full Payment Submission (FPS) voor HMRC invullen. Inclusief de volgende informatie:

Deze informatie moet in handen zijn van de HMRC ofwel op of voor hun eerste betaaldag. Daarnaast moet je je medewerker een loonlijst-ID geven.

*Opmerking: Freelancers die overgaan naar medewerkers zullen geen P45 hebben dus ze zullen hun zelfbeoordelingsformulier moeten gebruiken en medewerkers kunnen ook hun laatste loonstrookje van hun vorige werkgever gebruiken, aangezien P45's tot een maand na het verlaten van de medewerker kunnen worden uitgegeven en de werkgever zal deze informatie willen krijgen voor hun eerste salarisadministratie om ervoor te zorgen dat de medewerker niet meer belasting betaalt dan nodig is.

Rippling stelt je in staat om digitaal documenten te versturen, tekenen en op te slaan in een systeem

See Rippling

• Meld ze aan voor secundaire voorwaarden. Werkplek pensioenregeling, wettelijke ziekteverlof, jaarlijks vakantieverlof en statutaire ontslagvergoeding zijn slechts enkele van de verplichte voordelen die Britse werknemers ontvangen. Meer informatie over wettelijke en aanvullende voordelen in onze Britse gids vind je hier.

• Bestel en configureer hun apparaten. Medewerkers die op locatie of vanuit huis werken hebben de juiste tools en apparatuur nodig om hun werk te kunnen doen. Bestel en configureer alle apparaten, zoals laptops of mobiele telefoons, voor hun startdatum, zodat hun eerste dag vlekkeloos verloopt.

• Stel hun app-accounts in. Er is niets dat een eerste werkdag meer vertraagt dan contact opnemen met IT en je nieuwe leidinggevende om je e-mailadres, Slack, Figma, Asana en/of Zoom in te stellen. Voorkom deze hoofdpijn door nieuwe werknemers te helpen hun app-accounts in te stellen voor hun startdatum.

Automatiseer ALLE inwerktaken zodat je nieuwe werknemers meteen aan de slag kunnen

See Rippling

• Bereid alle benodigde middelen voor. Dit kan het volgende omvatten:

  • Een werknemershandboek dat duidelijk de bedrijfsbeleid uiteenzet, evenals alle aanvullende documenten die ze nodig mochten hebben

  • Een zelfgeleide presentatie over de missieverklaring van je bedrijf, je bedrijfscultuur en waarden

  • Een lijst van contactpersonen

  • Een kopie van hun functieomschrijving en top prioriteiten als ze beginnen

  • Alle andere rol-specifieke middelen die ze nodig kunnen hebben

• Stuur een welkomstmail. Een welkomstmail is een must voor een compleet inwerkproces en om een goede eerste indruk te maken. Het VK staat bekend om zijn informele, relaxte stijl als het om werken gaat, dus houd de taal van je welkomstmail informeel. Je kunt, als je wilt, een agenda voor de eerste dag of twee van je werknemer opnemen, zodat ze weten wat ze kunnen verwachten, en moedig ze aan om vragen te stellen.

Automatiseer ALLE inwerktaken zodat je nieuwe werknemers meteen aan de slag kunnen

See Rippling

Op dag 1

• Zorg ervoor dat hun werkplek klaar is. Als je nieuwe werknemer op kantoor werkt, loop dan even langs om te controleren of ze een bureau, werkende laptop, kantoorbenodigdheden en misschien zelfs een welkomstkaart klaar hebben liggen voordat ze binnenkomen. Als ze vanuit huis werken, zet dan een Zoom-gesprek op om te zien of ze iets nodig hebben, en geef ze een korte video-rondleiding zodat ze klaar zijn om aan de slag te gaan. Je kunt zelfs overwegen om ze een welkomstmand of kaart te sturen om ze vanaf dag één gewaardeerd te laten voelen.

• Moedig je team aan om contact op te nemen met hun nieuwe collega. Ofwel de dag voordat de nieuwe werknemer begint of de ochtend zelf, stuur de rest van het bedrijf een email om hen aan te moedigen hallo te zeggen en zich voor te stellen. Als de nieuwe werknemer vanuit huis werkt, stel voor om een email of Slack-bericht te sturen. Als ze op kantoor werken, verzorg dan een bedrijfslunch zodat iedereen de kans om kennis te maken. Voor hulp bij het opstellen van de perfecte “welkom in het team” e-mail, bekijk onze gids.

• Plan hun oriëntatie. Introduceer je nieuwe werknemer bij zowel hun werkplek als je team door een oriëntatie te plannen voor hun eerste dag. Dit moet op zijn minst een 1-op-1 met hun directe manager bevatten, een vergadering met het team waarmee ze zullen werken, en alles wat ze verder nog nodig hebben om te beginnen.

• Organiseer een kennismakingsmoment. Om het teamgevoel op te bouwen en ervoor te zorgen dat je nieuwe werknemer zich geen vreemdeling voelt op hun eerste dag, organiseer een sociaal evenement met hun de teamleden. Statistieken tonen aan dat 79% van de werknemers graag persoonlijke momenten zou bijwonen om hun collega's te ontmoeten en om zich deel van het team te voelen. Aangezien het Verenigd Koninkrijk bekend staat om zijn pubs, is een idee om een borreluur te plannen tijdens de eerste week van de nieuwe werknemer.

• Wijs hen een inwerkmaatje of mentor toe. Het maatjessysteem werkt net zo goed op de werkplek als op de basisschool. Voordat ze beginnen aan hun nieuwe baan, wijs een teamlid aan die zal fungeren als aanspreekpunt voor je nieuwe werknemer. Plan een 1-op-1 met deze persoon op hun eerste dag, zodat ze een gezicht en een gids hebben om hen rond te leiden. Ze kunnen vragen beantwoorden over het bedrijfsbeleid, de nieuwe werknemer helpen zich te vestigen en ze introduceren bij andere teamleden.

• Geef een rondleiding door het kantoor. Een rondleiding door het kantoor is noodzakelijk voor nieuwe werknemers die op locatie werken. Het geeft hen niet alleen de kans om sommige van hun collega's te ontmoeten, maar ze leren ook waar de toiletten, kantines en vergaderzalen zijn.

• Gezondheid en veiligheid training. Zorg ervoor dat de werknemer wordt getraind op het gebied van gezondheid en veiligheid. Dit omvat het tonen van de werknemer waar de nooduitgangen zijn, het weergeven van de gezondheids- en veiligheidsposter in een gemeenschappelijke ruimte; de werknemer uitleggen wat de verantwoordelijkheden van de werkgever en werknemer zijn; de werknemer een overzicht geven van het nooduitgangsproces; adviseren wie de brandweercommandant(en) en eerste hulpverlener(s) zijn; de locaties van de brandblussers en het verzamelpunt bij nood aangeven.

Tijdens hun eerste 90 dagen

• Rol-specifieke training inplannen. Kenmerkend voor een geweldig onboardingsproces is het geven van de training die je nieuwe werknemer nodig heeft (op alle fronten) om hun doelen te bereiken. Tijdens de eerste 30 dagen moeten ze veel praktische training krijgen om ervoor te zorgen dat ze weten hoe ze software die ze nodig hebben moeten gebruiken, de hiërarchie van het bedrijf begrijpen en de juiste kennis hebben van hun taakverantwoordelijkheden en rolverwachtingen. Zet deze doelstellingen om in een lijst van doelen, en laat de nieuwe werknemer regelmatig met hun manager samenkomen om ze op het juiste spoor te houden.

• Wijs ze werk toe. Na de eerste maand van training, start je nieuwe werknemer met enkele projecten. Zorg ervoor dat je hun voortgang nauwlettend in de gaten houdt. Er is tenslotte natuurlijk een leercurve, en dit is het moment voor hen om fouten te maken en duidelijkheid te krijgen. Stel ook voor deze periode doelen op. Een raamwerk zoals SMART doelen—doelen stellen die Specifiek, Meetbaar, Bereikbaar, Realistisch, en Tijdgebonden zijn, zal ervoor zorgen dat je nieuwe werknemer duidelijke doelstellingen heeft om naartoe te werken, wat hen tijdens deze cruciale tijd zal helpen begeleiden en ervoor zorgt dat ze zich niet verloren voelen. Aan het einde van de 60 dagen, plan je tijd in om hun feedback over het proces te bespreken en geef je ook eigen feedback.

• Laat de werknemer hun vaardigheden tonen. Tijdens de laatste 30 dagen van het onboardingsproces, geef je werknemer de kans om te laten zien wat ze tot nu toe hebben geleerd. Creëer mogelijkheden voor hen om de kennis die ze hebben opgedaan uit de training te gebruiken–en de expertise die ervoor zorgde dat je ze in de eerste plaats hebt aangenomen–om volledig bij te dragen aan het team waar ze aan werken.

• Bied regelmatig feedback. Nieuwe starters zullen waarschijnlijk succesvoller zijn en fouten corrigeren als feedback over hun prestaties duidelijk met hen wordt gecommuniceerd. Zet semi-regelmatige besprekingen op om feedback te delen, erken hun overwinningen en benadruk potentiële gebieden voor groei.

• Moedig de nieuwe werknemer aan om jou hun feedback te geven. Door om de eerlijke feedback van een nieuwe werknemer over het onboardingsproces te vragen, krijg je een indruk van wat goed gaat en wat in de toekomst verbeterd kan worden.

• Plan de einde van proeftijd bespreking. Deze bijeenkomst is om de prestaties van de werknemer te bespreken en of de werknemer wel of niet hun proeftijd zal doorstaan.

Nieuwe medewerkers onboarden in het Verenigd Koninkrijk is makkelijk—en snel—met Rippling

Als je werknemers, freelancers, of remote medewerkers in het Verenigd Koninkrijk gaat inhuren, heb je meer nodig dan alleen een checklist voor nieuwe werknemers: je hebt Rippling nodig.

Rippling maakt het makkelijk om werknemers en freelancers over de hele wereld te onboarden en te beheren— in één systeem dat helpt om je in overeenstemming te houden met lokale arbeidswetten en -regulaties.

En met Rippling is het onboarden van nieuwe werknemers een fluitje van een cent. Achtergrondcontroles voltooien en verifiëren, aanbiedingsbrieven schrijven en versturen, digitale documenten versturen, ondertekenen en opslaan, en onboardingsmaterialen lokaliseren naar het land van je nieuwe werknemer—allemaal vanuit één centrale locatie.