Nieuwe werknemer checklist: Een stap-voor-stap gids voor het onboarden van werknemers in Ierland

Je eerste medewerker in Ierland in dienst nemen is spannend en brengt je een stap dichter bij het opbouwen van je internationale team. Vervolgens moet je ze onboardingen, wat betekent dat je het juiste papierwerk moet invullen om ze aan de slag te krijgen, ze moet introduceren aan hun collega's, ze over de waarden van je bedrijf moet leren, en nog veel meer.

Als het onboardingproces goed gaat, zul je je nieuwe medewerker succesvol maken: in feite zorgt een stevig, succesvol onboarding proces ervoor dat 69% van de medewerkers drie jaar bij het bedrijf blijft. En ervoor zorgen dat je proces top is, geeft je een voorsprong op de concurrentie.

Hoewel de daadwerkelijke implementatie aan jou is, geeft deze gids je de onboardingchecklist die je nodig hebt om alles van papierwerk en naleving tot apparatuur, toegang tot apps, training en een 90-dagen plan te regelen om ervoor te zorgen dat je nieuwe medewerkers succes hebben ver voorbij hun eerste dag.

Voor hun eerste dag

• Voltooi een achtergrondonderzoek. Achtergrondonderzoeken in Ierland zijn een frustrerend onderwerp voor veel werkgevers, grotendeels omdat er geen uniforme richtlijnen zijn of je er een moet uitvoeren of niet. Dat gezegd hebbende, ze zijn legaal, en om ervoor te zorgen dat de sollicitant is wie ze zeggen dat ze zijn, controleren werkgevers meestal het volgende:

Lees meer over achtergrondonderzoeken in Ierland—inclusief gevallen waarin je zou kunnen vragen naar criminele achtergrondgeschiedenis of medische fitheid rapporten—in onze gids.

• Stuur een aanbiedingsbrief. Een formele baanbrief laat je nieuwe medewerker weten wat ze van hun nieuwe positie kunnen verwachten en zorgt ervoor dat je wettelijk compliant blijft met de Ierse arbeidswetten. Minimaal moet de aanbiedingsbrief het volgende bevatten: de functietitel, taakomschrijving en startdatum; salaris en voordelen; werktijden; vakantieperiode; ziekteverlof; het bedrijfsbeleid over beëindiging; en een vertrouwelijkheidsclausule (ook bekend als een geheimhoudingsverklaring). Lees onze volledige gids over het maken van baanbrieven voor medewerkers in Frankrijk.

• Vul de noodzakelijke documenten in. De documenten die je invult, hangen volledig af van of de persoon al eerder in Ierland heeft gewerkt of niet. Als ze nog niet eerder in Ierland zijn tewerkgesteld:

Als ze eerder in Ierland hebben gewerkt: 

• Jij (de werkgever) moet een nieuwe RPN voor de medewerker aanvragen. Het vertelt je hoe je de loonadministratie voor hen moet uitvoeren.

• Voeg hun startdatum toe de eerste keer dat je de loonadministratie voor ze indient.

Rippling stelt je in staat om elk papierwerk digitaal te verzenden, te ondertekenen en op te slaan in één systeem

See Rippling

• Schrijf ze in voor voordelen. Pensioenplannen/pensioenbijdragen, verzekeringen voor werknemerscompensatie, betaald ziekteverlof, ouderschapsverlof, betaald jaarlijks verlof en bankfeestdagen zijn allemaal verplichte voordelen in Ierland. Om concurrerend te blijven, kiezen sommige werkgevers ervoor om aanvullende voordelen te bieden. Lees meer in onze gids over medewerkersvoordelen in Ierland.

• Voeg ze toe aan de loonlijst. Werkgevers zijn verantwoordelijk voor inschrijving in het Ierse PAYE (Paye-as-You-Earn) schema, samen met het onmiddellijk informeren van Revenue op het moment dat ze personeel aannemen. Dit kan eenvoudig via het MyEnquires portaal in Revenue Online Service (ROS), maar dit moet gebeuren voordat je iemand een salaris geeft.

Als werkgever ben je verantwoordelijk voor het inhouden van het volgende van salarissen:

• Inkomstenbelasting

• Pay Related Social Insurance (PRSI)

• Universal Social Charge (USC)

• Lokale Eigendomsbelasting (LPT)

Bekijk onze volledige gids over het uitvoeren van de loonlijst voor werknemers in Ierland.

• Bestel en configureer hun apparaten. Het is cruciaal om een goede eerste indruk te maken op je nieuwe werknemer, en hun apparaten klaar en wachtend hebben is de perfecte manier om dat te doen. Ongeacht waar ze werken (op kantoor of thuis), zorg ervoor dat je alle apparaten bestelt en configureert zodra ze zijn aangenomen.

• Zet hun app-accounts op. Je nieuwe werknemer moet zich vanaf het begin onderdeel voelen van het team, dus zorg ervoor dat het makkelijk voor hen is om in contact te komen met hun collega's en dat ze geen belangrijke communicatie missen op de eerste dag. Zorg ervoor dat IT hun app-accounts opzet, zoals e-mail, Zoom, Slack, Asana, en Figma, voordat ze beginnen.

• Bereid alle bronnen voor die ze nodig zullen hebben. Deze kunnen omvatten:

• Stuur een welkomstemail. Communicatie is een cruciaal component van zakendoen in Ierland, dus een welkomstemail zal je goed op weg helpen. Wees vriendelijk maar niet te informeel, en focus op de dingen die je werknemer nodig heeft om succesvol te zijn op hun eerste dag, zoals informatie over met wie ze moeten inchecken als ze aankomen, hoe ze door de beveiliging komen, waar ze kunnen parkeren, en eventuele extra materialen die ze bij zich moeten hebben als ze voor het eerst binnenkomen. Lees hier onze gids over het maken van een welkomstemail.

• Wijs hen een inwerkmentor toe. Vraag, voordat de nieuwe werknemer begint, een van hun collega's—bij voorkeur een manager of een direct teamlid—om als inwerkmentor te fungeren. Dit zal de nieuwe starter helpen om te wennen aan hun team, geeft hen een vriendelijk gezicht om ervoor te zorgen dat ze zich welkom voelen, en biedt hen de gelegenheid om vragen te stellen. Zorg ervoor dat je de inwerkmentor ruim voor de eerste dag toewijst, zodat je ze de kans kunt geven om zich voor te bereiden.

• Plan hun oriëntatie. Plan de bedrijfsoriëntatie van je nieuwe werknemer vóór hun eerste dag. Ze moeten minimaal hun directe manager, hun team en hun inwerkmentor ontmoeten. Stuur zodra de oriëntatie is gepland, een agenda voor de eerste dag per e-mail naar je nieuwe werknemer en moedig hen aan om vragen te stellen.

Op Dag 1

• Begin met de oriëntatie. De nieuwe werknemer moet een groot deel van hun eerste dag besteden aan het ontmoeten van hun directe manager, teamleden en buddy. Zorg ervoor dat je de oriëntatie plant voor het eind van de ochtend of middag; verkeer in de ochtend kan een nachtmerrie zijn in Ierland, en je wilt niet dat je nieuwe werknemer moet wachten. Om de dag te breken, kan het hebben van hun buddy die hen ontmoet voor lunch of een pint in een lokale kroeg, die beide gebruikelijk zijn voor vergaderingen in Ierland, een goed idee zijn.

• Zorg ervoor dat hun werkplek klaar is. Aangezien je hun apparaten al hebt besteld en geconfigureerd, zou dit niet lang moeten duren. Als ze op kantoor werken, laat ze dan zien waar hun werkplek is en zorg ervoor dat ze alles hebben wat ze nodig hebben. Als ze voornamelijk vanuit huis werken, heb dan een lijst bij de hand om te refereren zodat je kunt zorgen dat ze volledig zijn uitgerust.

• Stuur een e-mail naar het team. Laat de rest van het bedrijf weten dat de nieuwe medewerker begint! Stuur een e-mail met de naam van de persoon, functietitel, e-mailadres en Slack-handle, en moedig het team aan om zichzelf voor te stellen wanneer ze de kans hebben. Leer hoe je de perfecte "welkom in het team" e-mail maakt met onze gids.

• Laat het team stemmen over het "kennismakings"-evenement. Hoewel het houden van een kennismakingsbijeenkomst vrij gebruikelijk is in landen als de VS en Canada, is het geen universeel voorkomen in Ierland. Het is beter om het team te laten stemmen of ze iets speciaals willen doen of niet. In elk geval kan een meer informele bijeenkomst, zoals na het werk samen naar de lokale kroeg gaan, een beter alternatief zijn.

• Geef een kantoorrondleiding. Een kantoorrondleiding is altijd nuttig, zelfs als je nieuwe werknemer slechts af en toe aanwezig zal zijn op de locatie. Het is een geweldige kans voor hen om hun gezicht te laten zien, om andere collega's te ontmoeten met wie ze anders misschien niet de kans zouden krijgen om te werken, en om te leren waar de voorzieningen en faciliteiten zich bevinden.

• Geef ze een contactlijst. E-mail je nieuwe werknemer met een lijst van namen, functies, telefoonnummers, e-mails en Slack handles zodat ze weten hoe ze in contact kunnen komen met collega's met wie ze regelmatig zullen samenwerken, en zodat ze de juiste persoon kunnen vinden om specifieke vragen te beantwoorden.

Tijdens hun eerste 90 dagen

• Plan organisatorische en functie specifieke trainingssessies. Gedurende de eerste 30 dagen heeft je nieuwe werknemer twee doelen: over hun nieuwe werkplek leren en de details van hun rol begrijpen. Het is het beste om te beginnen met het introduceren van de doelen, de missie en de waarden van het bedrijf. Schakel daarna over naar trainingen over hun specifieke positie. Zoek uit welke training ze nodig hebben om hun eerdere ervaring te versterken en help ze de vaardigheden en informatie te leren die ze nodig hebben om succesvol te zijn.

• Werk toewijzen en helpen met het stellen van doelen. Duidelijke doelstellingen zorgen ervoor dat je nieuwe werknemer precies weet wat je van hen verwacht. Een geweldige manier om in het begin doelen te stellen, is door gebruik te maken van een framework zoals SMART doelen—doelen stellen die Specifiek, Meetbaar, Haalbaar, Realistisch, en Tijdgebonden zijn. Terwijl je begint met het hen toewijzen van taken om zelfstandig te voltooien, zal dit helpen om hen duidelijke doelen te bieden om naartoe te werken zodat ze weten dat ze in de goede richting bewegen.

• Stel de nieuwe medewerker voor aan andere teams. Regel mogelijkheden voor de nieuwe medewerker om te interactie met teams of afdelingen buiten de zijne. Deze introductie kan helpen de organisatie beter te begrijpen en samenwerking promoten.

• Plan regelmatige check-ins om ze op het juiste spoor te houden. Regelmatige vergaderingen zijn cruciaal, vooral tijdens de eerste 90 dagen van je nieuwe werknemer. Ze zijn een geweldige manier om eventuele vragen die de persoon mogelijk heeft te beantwoorden, te noteren wat ze goed doen en te werken aan wat verbeterd kan worden. Beter nog, je nieuwe werknemer hoeft zich niet af te vragen of je tevreden bent met hun prestaties gedurende de eerste paar maanden. Begin met een check-in op 30 dagen, 60 dagen en 90 dagen, maar blijf flexibel in het geval ze meer frequente meetings dan dat willen plannen.

• Professionele Ontwikkeling. Bespreek de benadering van de organisatie tot professionele doorontwikkeling en groeimogelijkheden. Moedig de nieuwe werknemer aan om persoonlijke ontwikkelingsdoelen te stellen en potentiële trainingen, workshops of cursussen te verkennen.

• Vraag hun feedback over hoe je de onboarding kunt verbeteren. Feedback van een medewerker aan jou is net zo waardevol als die van jou aan hen. Reserveer tijd om te leren over de ervaring van je nieuwe werknemer tijdens het onboardingsproces om te begrijpen hoe het in de toekomst verbeterd kan worden.

Nieuwe medewerkers onboarden in Ierland is eenvoudig—en snel—met Rippling

Als je werknemers, freelancers of remote medewerkers in Ierland gaat aannemen, heb je meer nodig dan alleen een checklist voor nieuwe medewerkers: je hebt Rippling nodig. 

Rippling maakt het eenvoudig om werknemers en freelancers over de hele wereld te onboarden en te beheren—in één systeem dat helpt om je te houden aan de lokale arbeidswetgeving en regelgeving.

En met Rippling is nieuwe werknemers onboarden een fluitje van een cent. Achtergrondcontroles voltooien en verifiëren, aanbiedingsbrieven schrijven en verzenden, digitale documenten verzenden, ondertekenen en opslaan, en inwerkmaterialen lokaliseren naar het thuisland van je nieuwe werknemer—allemaal vanuit één centrale locatie.

Zet nieuwe werknemers in minder dan 5 minuten op met loonlijst, secundaire voorwaarden, apps en IT-apparaten

See Rippling

Rippling en de aangesloten bedrijven bieden geen belasting-, boekhoudkundige of juridische adviezen. Dit materiaal is opgesteld voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld om te dienen, en mag niet worden vertrouwd voor belasting-, juridische of boekhoudkundige adviezen. Je moet je eigen belasting-, juridische en boekhoudkundige adviseurs raadplegen voordat je deelneemt aan enige gerelateerde activiteiten of transacties.