Checklist nieuwe medewerker: Een stap-voor-stap gids voor het onboarden van medewerkers in Nederland

Na een lange reeks interviews, heb je de perfecte Nederlandse werknemer gevonden voor je bedrijf in Nederland. Met al die opwinding is het tijd om je te concentreren op het onboardingsproces!

Een soepel onboardingsproces - ver voorbij de eerste werkdag van de werknemer - kan hun retentie percentage met 25% verhogen en hun productiviteit met 11% verbeteren. Het toewijzen van middelen om je onboardingsproces te verbeteren kan je ook op lange termijn geld besparen, aangezien het behouden van werknemers kosten effectiever is dan nieuwe aannemen. Het vervangen van een voltijdse werknemer die ontslag neemt, kan tot 1,5 keer hun jaarlijkse salaris kosten.

Van het invullen van de noodzakelijke papierwerk en het voorbereiden van de arbeidsovereenkomst, tot het naleven van werkvergunningen, apparatuur en secundaire voorwaarden, er is veel bij te houden gedurende de eerste 90 dagen. Onze onboarding checklist zal je helpen om voorbereid te zijn op de startdatum en ze een positieve ervaring te geven die verder gaat dan hun eerste dag.

Voor hun eerste dag

• Voer een achtergrondonderzoek uit bij de kandidaat. Het uitvoeren van een achtergrondonderzoek om de werkgeschiedenis te verifiëren is over het algemeen normaal in Nederland. Maar zorg ervoor dat je voldoet aan de GDPR om de persoonlijke gegevens van je nieuwe werknemer te beschermen, en verkrijg hun toestemming voordat je informatie verzamelt. Leer meer van onze gids voor het controleren van de achtergrond van werknemers in Nederland.

• Controleer of werkvergunningen nodig zijn. Bevestig dat de werknemer legaal in Nederland kan werken - ze moeten burgers zijn van de Europese Unie, de Europese Economische Ruimte (EER) of Zwitserland. Zo niet, dan hebben ze een verblijfsvergunning nodig, en het Werknemersverzekeringsagentschap (UWV) kan een werkvergunning voor hen afgeven. Bekijk hier meer details over het proces van de werkvergunning.

• Stuur de arbeidsovereenkomst. De arbeidsovereenkomst, of baanaanbod, moet details bevatten zoals startdatum, proeftijd, werkuren, salaris, vakantietoeslag, socialezekerheidsbijdragen, titel, voordelen en alle andere details die relevant zijn voor je bedrijf. Hier is hoe je een aanbiedingsbrief voor Nederlandse werknemers maakt.

• Vul alle noodzakelijke papierwerk voor Nederlandse aanstelling in. Zorg ervoor dat je alle werkdocumenten vóór de eerste dag invult, inclusief belastingdocumenten, de arbeidsovereenkomst, inschrijvingen voor voordelen, en aanvragen voor werkvergunningen. Om de handelsgeheimen en IP van je bedrijf te beschermen, laat de nieuwe werknemer een geheimhoudingsverklaring ondertekenen die het vertrouwelijkheidsbeleid van je bedrijf uitlegt.

Rippling stelt je in staat om elk papierwerk digitaal te verzenden, ondertekenen, en op te slaan in één systeem

See Rippling

• Schrijf nieuwe werknemers in de loonlijst in. Om de nieuwe werknemer in de loonlijst in te schrijven, heb je hun naam, geboortedatum, volledige adres en burgerservicenummer (BSN) nodig, en indien van toepassing, een ondertekende Autorisatieformulier voor loonbelasting genaamd “Model Verklaring van Gegevens voor loonbelastingen” waarin de werknemer de werkgever machtigt om loonbelastingen op lonen, voordelen in te houden. Met die informatie verzameld, kun je vervolgens het passende formulier indienen bij de Nederlandse Belastingdienst.

• Stel toegang tot hardware in. Voor hun eerste dag, bestel een computer en alle andere apparaten die nodig zijn om de nieuwe werknemer succesvol op weg te helpen. Zorg ervoor dat je hun apparaten configureert zodat ze op dag één zonder problemen kunnen beginnen.

• Maak logins voor alle noodzakelijke software en apps aan. Nieuwe werknemers hebben al genoeg om bij te houden… Ze zouden zich geen zorgen moeten hoeven te maken over het vragen om toegang tot e-mail of Slack terwijl ze beginnen. Help je nieuwe werknemers door hun app-accounts van tevoren in te stellen, zodat ze snel op hun eerste dag kunnen inloggen.

• Zorg ervoor dat je alle benodigde middelen verzamelt die ze nodig kunnen hebben, inclusief:

  • Een kopie van de agenda voor de eerste week

  • Teamleden directory

  • Een kopie van hun rolbeschrijving en taken

  • Een kopie van hun 30-60-90 plan

  • Handboek van werknemer en bedrijfscultuur

  • Werknemers-ID en toegangskaart (indien nodig)

  • Alle andere functiespecifieke middelen

• Plan een welkomstmail. Maak een welkomstmail voor de nieuwe medewerker met details over wat ze op de eerste dag kunnen verwachten, toegang tot hardware en software, informatie over hun inwerkmaatje, en de dresscode. In Nederland is de dresscode vrij casual; je ziet formele kleding--zoals pakken--alleen op het uitvoerende niveau.

• Plan de eerste week van vergaderingen. Bereid een agenda voor met vergaderingen met elke afdelingshoofd en relevante teamleden zodat de nieuwe werknemer sneller zijn weg kan vinden in het bedrijf. Nederlandse vergaderingen zijn meestal informeel, dus moedig de nieuwe werknemer aan om iets te zeggen als ze een idee of een nieuw perspectief hebben.

• Wijs een inwerkmaatje toe. Een van de beste dingen van starten bij een nieuw bedrijf is het vormen van betekenisvolle connecties met je collega's. Een inwerkmaatje kan de nieuwe werknemer helpen zich comfortabeler te voelen in de bedrijfscultuur en sneller de kneepjes van het vak te leren. Zorg ervoor dat je deze persoon van tevoren toewijst zodat ze tijd hebben om zich voor te bereiden op de komst van de nieuwe medewerker.

Op dag 1

• Stuur een welkomstmail. Eerste ding in de ochtend is het versturen van een “welkom in het team” email om je nieuwe werknemer voor te stellen aan de rest van het bedrijf. Zorg ervoor dat je een korte bio van de nieuwe collega bijvoegt en moedig de rest van het team aan om langs te komen en hallo te zeggen–als ze op kantoor werken.

• Maak een werkplek voor hen gereed op kantoor. Nu hun hardware en software volledig zijn ingesteld, zorg ervoor dat hun werkplek klaar is voor gebruik met alle andere benodigdheden die ze nodig kunnen hebben. Voor een leuke touch, kun je een welkomstbriefje aan hun bureau toevoegen. 

• Verschaf een nieuw werknemer pakket en agenda voor de week. Als je niet al een agenda in de welkomstmail had opgenomen, zorg er dan voor dat je jouw nieuwe werknemer een kopie geeft op hun eerste dag zodat ze weten wat ze tijdens de eerste week kunnen verwachten. Ze zullen zich veel zekerder voelen als ze een duidelijk plan hebben voor het begin.

• Maak een rondleiding door het kantoor. Laat de nieuwe werknemer het kantoor zien zodat ze weten waar ze kantoorbenodigdheden, koffiezetapparaten, kantines, toiletten, en alle andere details over de ruimte kunnen vinden die ze in de toekomst kunnen helpen.

• Maak tijd voor een teambijeenkomst of kennismakingsmoment. Als er tijd is tijdens hun eerste dag, plan dan een teambijeenkomst met zoveel mogelijk teamleden zodat ze de kans krijgen om in gesprek te komen met andere collega's. Een teamlunch is een goede optie; of een casual koffiemoment. 

• Plan een 1:1 met hun leidinggevende. De eerste 1:1 met een leidinggevende kan de toon zetten voor de rest van de week (en mogelijk voor de ambtstermijn van de werknemer). Dit zal je nieuwe werknemer de kans geven om rechtstreeks in contact te komen met hun manager en eventuele directe vragen met betrekking tot hun rol te stellen. De Nederlandse werkcultuur is meestal bemoedigend rond feedback van elk niveau, dus dit is een uitstekend moment om functies en eventuele wijzigingen te bespreken.

Tijdens hun eerste 90 dagen

• Stel doelen voor het kwartaal.  Hoewel het stellen van duidelijke doelen nuttig is om je nieuwe medewerker geconcentreerd te houden, moet je oppassen dat je ze niet overweldigt met teveel werk terwijl ze beginnen. Ontwikkel een 30-60-90 plan voor je medewerker om geleidelijk op te starten gedurende de eerste paar maanden. Het volgen van een SMART doelen-kader (Specifiek, Meetbaar, AAchbaar, Realistisch, en Tijdgebonden) is een geweldige manier om het plan te benaderen. 

• Plan training sessies in. Training sessies zijn essentieel in de eerste 30 dagen omdat ze de vaardigheden en context bieden die nodig zijn om eventuele OKRs of doelen voor het kwartaal en verder te behalen. Training sessies kunnen bestaan uit gesprekken met leidinggevenden, managers en andere teamleden, evenals certificeringen en shadowing.

• Stimuleer de samenwerking met andere teams. Hoewel er hiërarchie bestaat in de Nederlandse arbeidsmarkt, moedigt hun cultuur over het algemeen meer consensus aan met betrekking tot zakelijke beslissingen en open feedback van iedereen, ongeacht positie. Moedig de nieuwe medewerker aan om samen te werken met andere teams om hun groei te helpen. 

• Maak tweewekelijkse uitnodigingen voor check-ins met de manager. Regelmatige check-ins tijdens de proefperiode (maximaal twee maanden) zullen de manager helpen eventuele prestatieproblemen vroeg te herkennen. Het is ook een moment voor de medewerker om de voortgang van hun doelen te controleren en vragen te stellen.

• Verzamel feedback over de onboarding ervaring. Moedig de nieuwe medewerker aan om feedback over hun onboarding ervaring te geven aan hun manager en personeelszaken. Deze feedback zal nuttig zijn om het proces voor toekomstige werknemers te verbeteren.

Nieuwe medewerkers onboarden in Nederland is makkelijk - en snel - met Rippling

Als je in Nederland medewerkers, freelancers of werknemers op afstand gaat aannemen, heb je meer nodig dan alleen een checklist voor nieuwe medewerkers: je hebt Rippling nodig. 

Rippling maakt het makkelijk om medewerkers en freelancers over de hele wereld te onboarden en te managen - in één systeem dat helpt om je te houden aan de lokale arbeidswetten en -regelgeving.

En met Rippling is nieuwe medewerkers onboarden een fluitje van een cent. Voltooi en verifieer achtergrondonderzoeken, schrijf en verzend aanbiedingsbrieven, stuur, onderteken en bewaar digitale documenten, en lokaliseer onboarding materiaal naar het thuisland van je nieuwe medewerker - allemaal vanuit één gecentraliseerde locatie.