Une IA dédiée aux achats qui s’adapte à votre façon de travailler

Un logiciel de gestion des achats aide les entreprises à gérer le process de demande, d’approbation, d’achat et de paiement des biens et services. Cette solution remplace les processus manuels dispersés entre des feuilles de calcul, des e-mails et des systèmes déconnectés par un workflow unique de gestion des achats. Avec ce type de plateforme, les entreprises peuvent normaliser les approbations, suivre les contrats conclus avec les fournisseurs, gérer les renouvellements et tenir une piste d’audit complète pour chaque achat. Il en résulte une meilleure visibilité sur les dépenses, un renforcement des contrôles des achats et une réduction des tâches administratives pour les collaborateurs et les équipes financières.

Un logiciel Procure-to-Pay (P2P) gère l’ensemble du processus d’achat au même endroit, depuis le moment où un collaborateur soumet une demande d’achat jusqu’au moment où le fournisseur est payé. Il remplace les feuilles de calcul, les approbations par e-mail et les outils déconnectés utilisés par de nombreuses entreprises pour gérer les achats. Avec un système P2P, les demandes sont automatiquement transférées aux approbateurs appropriés, les bons de commande sont générés sans intervention manuelle et les factures sont rapprochées des achats approuvés avant l’exécution du paiement. Il en résulte moins de dépenses non contrôlées, des approbations plus rapides et une piste d’audit complète pour chaque euro dépensé par l’entreprise.

La solution Achats Rippling est conçue pour les abonnements logiciels, les outils SaaS, les services professionnels, les agences, les sociétés de recrutement, les fournisseurs événementiels et les autres achats professionnels que les entreprises en pleine croissance font régulièrement, mais qu’elles ont souvent du mal à suivre. Si votre entreprise manque de visibilité sur les décisions d’achat, les responsabilités des fournisseurs ou les renouvellements à venir, Rippling est fait pour vous. La solution est optimisée pour les dépenses indirectes et n’est pas conçue pour la gestion des stocks ni des matières premières, ni pour les achats de biens physiques.

La solution Achats Rippling est destinée aux entreprises à forte croissance qui veulent exercer davantage de contrôle et de visibilité sur les achats sans alourdir leur charge administrative. Les équipes chargées des achats, des finances, des opérations et de l’informatique utilisent Rippling pour gérer les achats auprès des fournisseurs, les approbations, les contrats et les renouvellements dans un même système.

La solution Achats Rippling avec Paiement des factures met à votre disposition un annuaire centralisé des fournisseurs qui associe chacun d’eux à ses contrats et à son historique de paiements, ainsi qu’aux dates de renouvellement à venir. Lorsqu’un nouveau contrat est chargé, Rippling peut aider les équipes à en examiner les conditions clés et à centraliser les informations contractuelles ainsi que les fiches fournisseurs. À l’approche des dates de renouvellement, Rippling vous envoie des alertes pour que votre équipe puisse déterminer s’il faut renouveler, renégocier ou annuler le contrat en question. Vous éviterez ainsi de découvrir qu’un outil a été renouvelé au prix fort parce que personne ne connaissait la date de renouvellement.

Rippling crée automatiquement vos workflows d’approbation en fonction de votre organigramme. Parce que la plateforme connaît déjà le manager, le service, le centre de coûts et le niveau de chaque collaborateur, les demandes sont transmises aux approbateurs appropriés dès le premier jour sans configuration manuelle. Lorsqu’un collaborateur est promu, change d’équipe ou quitte l’entreprise, les chaînes d’approbation se mettent automatiquement à jour. Parce que votre équipe peut approuver ou rejeter les demandes directement par e-mail ou Slack, les décisions sont prises rapidement sans qu’il soit nécessaire d’imposer aux collaborateurs de se familiariser avec un système de plus.

Rippling aide les entreprises à appliquer les politiques d’achat avant de réaliser la moindre dépense. Les collaborateurs soumettent des demandes via un workflow normalisé, les approbations sont automatiquement transférées en fonction des politiques de l’entreprise et chaque achat est associé à une piste d’approbation documentée. Parce que les achats, la gestion des fournisseurs et les paiements sont intégrés dans un même système, les équipes financières bénéficient d’une meilleure visibilité sur les dépenses avant que les engagements ne soient pris, ce qui contribue à réduire les achats non autorisés, les dépenses en double et les renouvellements surprise.

Rippling permet aux entreprises de bénéficier d’une excellente visibilité sur les logiciels, les fournisseurs et les contrats pour lesquels elles paient déjà. Il leur est ainsi plus facile d’identifier les outils en double, les abonnements non utilisés et les renouvellements à venir. En centralisant les demandes, les approbations, les contrats et les paiements, les équipes peuvent évaluer les nouveaux achats en tenant compte des dépenses existantes et prendre des décisions d’achat plus éclairées.

La solution Achats Rippling est intégrée à la même plateforme qui gère vos collaborateurs, vos dépenses et vos opérations financières. Parce que le service des achats partage un système de référence commun avec les RH, les données des collaborateurs, les hiérarchies d’approbation, les cartes d’entreprise, le paiement des factures et les workflows financiers sont déjà connectés. Ainsi, les approbations restent à jour lorsque les collaborateurs entrent en fonction, quittent l’entreprise ou changent de poste ; les achats auprès des fournisseurs peuvent être automatiquement associés aux services et aux centres de coûts appropriés ; et les équipes financières bénéficient d’une visibilité plus complète sur les dépenses de l’entreprise sans avoir à intégrer des systèmes séparés.

La plupart des plateformes de gestion des achats doivent être connectées à des systèmes RH, financier et de gestion des dépenses séparés avant de pouvoir automatiser les approbations et les contrôles des achats. Cette approche est synonyme d’intégrations à gérer, de données à synchroniser et de workflows susceptibles de devenir obsolètes en cas de modification des informations des collaborateurs. La solution Rippling est différente, car la gestion des achats est intégrée à la même plateforme qui exécute vos opérations RH, IT et financières. Le résultat : les chaînes d’approbation reposent sur les données des collaborateurs en direct, les politiques d’achat restent à jour, et les informations concernant les fournisseurs, les collaborateurs et les paiements sont déjà connectées. Cela signifie également que la plateforme IA dispose du contexte métier dont elle a besoin pour aider les équipes à prendre de meilleures décisions. Pour les entreprises qui utilisent déjà Rippling, l’implémentation peut prendre quelques heures au lieu de plusieurs semaines.