Hoe kunt u internationale freelancers in Italië betalen? [2025]

Italiaanse freelancers kunnen een waardevolle toevoeging zijn voor uw internationale bedrijf brengen. Maar het managen van freelancers kan ingewikkeld zijn als u niet bekend bent met de lokale arbowetten en Italiaanse belastingregels.

Voordat u uw eerste factuur ontvangt of een overeenkomst ondertekent, is het daarom belangrijk om te begrijpen hoe u freelancers correct kunt classificeren, onboarden en uitbetalen in overeenstemming met het Italiaanse Burgerlijk Wetboek. In deze stapsgewijze gids helpen we u op weg. 

Stap #1: Classificeer uw werknemers in Italië

Voordat u freelancers inhuurt in Italië, is het essentieel om te begrijpen hoe u arbeidskrachten juist classificeert. Fouten kunnen leiden tot hoge kosten en straffen.

Dit zijn een paar mogelijke gevolgen:

• In Italië kunnen werkgevers die hun werknemers verkeerd classificeren bestuursrechtelijke boetes krijgen van EUR 100-500 voor elke verkeerd geclassificeerde werknemer.

• Belastingdiensten kunnen hoge straffen uitdelen, zoals een boete van 90% voor foutieve belastingaangiften en een boete van 20% voor onjuiste inhouding van inkomstenbelasting.

• Een werkgever die in Italië schuldig wordt bevonden aan het verkeerd classificeren van een werknemer en wanbetaling van sociale premies, kan volgens het Italiaanse strafwetboek boetes tot EUR 50.000 en een gevangenisstraf van maximaal drie jaar krijgen.

Werkgevers die werknemers onterecht als freelancers bestempelen, kunnen worden aangeklaagd. Ze moeten dan mogelijk een schadevergoeding betalen, zoals achterstallig loon, secundaire arbeidsvoorwaarden en compensatie voor emotioneel leed.

De volgende indicatoren kunnen u helpen freelancers van vaste medewerkers te onderscheiden:

Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers in Italië te betalen 

Voordat u uw freelancers in Italië kunt uitbetalen, zult u eerst een betalingsmethode moeten kiezen die voor beide partijen goed werkt. Dankzij de toename van internationale personeelsbestanden en remote werk, hebben werkgevers nu meer mogelijkheden dan ooit. Hier zijn enkele opties:

Bankoverschrijvingen: U kunt een Italiaanse bankrekening openen en deze gebruiken om rechtstreeks geld over te maken naar de rekeningen van freelancers of u kunt uw huidige bank gebruiken om een internationale transactie te doen.

Internationale postwissels. Hoewel dit een traditionele betaalmethode is, is het niet de beste keuze. U betaalt namelijk een vergoeding voor elke internationale postwissel die u verstuurt en krijgt bovendien te maken met hoge kosten en trage verwerkingstijden, gezien de postwissels fysiek moeten worden gestort en ingewisseld.

Cheques. Hoewel het steeds minder vaak voorkomt, accepteren sommige freelancers mogelijk nog steeds cheques als betaling. De verwerkingstijd kan echter langer zijn en er kunnen extra kosten bij komen kijken.

Digitale portemonnees of betaalplatforms. Werkgevers gebruiken vaak platforms zoals Wise, Satispay of PayPal om geld over de grenzen te verplaatsen. Kosten en wisselkoersen fluctueren echter, wat het moeilijk kan maken om uw uitgaven te voorspellen. 

Internationale salarisadministratie. Meestal worden freelancers niet in de salarisadministratie opgenomen, gezien ze niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten die door de crediteurenadministratie wordt verwerkt. Maar met Rippling kunt u freelancers in Italië en de rest van de wereld eenvoudig via één systeem betalen.

Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen aan Italiaanse freelancers te verwerken 

Er zijn verschillende manieren om contractors in Italië te betalen, maar het inzetten van internationale salarisadministratiesoftware is veruit de snelste en eenvoudigste oplossing.

Met Rippling kunt u freelancers wereldwijd betalen vanuit één systeem, waarbij u altijd automatisch voldoet aan de lokale wetten.

Stap #4: Zorg ervoor dat uw Italiaanse freelancer de juiste belastinginformatie heeft 

Werkgevers zijn vrijgesteld van loonheffingen voor freelancers. Freelancers zijn zelf verantwoordelijk voor het indienen van hun eigen belastingen en het betalen van sociale premies aan het INPS. Specifieke belastingtarieven en bijdragen zijn afhankelijk van de contractvormdel waaronder de werknemer opereert.

Freelancers in Italië zijn verplicht om jaarlijks vóór het einde van november belastingaangifte te doen en inkomstenbelasting te betalen over hun verdienden inkomsten. Ze betalen dan ook gemeentelijke en regionale belastingen. Daarnaast moeten freelancers twee voorschotbetalingen doen (in juni en november) voor het huidige belastingjaar.

Voor het indienen van belastingaangiften hebben freelancers doorgaans het volgende nodig:

• Btw-registratienummer

• Belastingidentificatienummer, of codice fiscale

• Modello Redditi PF-formulier

Werk moeiteloos samen met freelancers van over de hele wereld

Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand was nog nooit zo eenvoudig. Met Rippling betaalt u internationale freelancers in Italië en de rest van de wereld snel en conform de wet.

Veelgestelde vragen over het uitvoeren van salarisadministratie voor freelancers in Italië

Moet u belastingen inhouden wanneer u freelancers in Italië betaalt?

Nee, Italiaanse freelancers zijn verantwoordelijk voor het regelen en betalen van hun eigen belastingen en sociale premies. 

Is het minimumloon in Italië van toepassing op freelancers in Italië?

Verrassend genoeg heeft Italië geen minimumloon. Freelancers kunnen hun eigen tarieven bepalen. Houd er rekening mee dat andere arbowetten mogelijk niet van toepassing zijn op Italiaanse freelancers.

Krijgen Italiaanse freelancers secundaire voorwaarden?

Nee, freelancers hebben geen recht op secundaire voorwaarden. 

Sinds juni 2017 hebben freelancers in Italië echter wel beperkte bescherming gekregen. Deze bescherming voorkomt dat klanten het contract eenzijdig kunnen wijzigen of beëindigen wanneer freelancers wegens noodzakelijk zwangerschaps- of ziekteverlof tijdelijk niet kunnen werken.

Kun je freelancers in Italië betalen in een andere valuta?

Het is meestal het beste om freelancers in Italië te betalen in hun lokale munteenheid, de euro. Maar als de Italiaanse freelancer ermee instemt, is het ook mogelijk om andere valuta te gebruiken. Zorg er dan wel voor dat dit schriftelijk wordt overeengekomen.

Veel internationale betaalproviders, zoals Rippling, ondersteunen betalingen aan freelancers in zowel euro's als andere munteenheden.

Kunt u freelancers in Italië handmatig betalen?

Ja, het is gebruikelijk voor kleine ondernemers om de vergoedingen voor freelancers handmatig verwerken om kosten te besparen. Maar dit kan tijdrovend zijn en complex worden, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Italië of andere landen gaat samenwerken.

Het is ook belangrijk om op te merken dat handmatige verwerking van betalingen risico's met zich meebrengt:

• Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen, wat fiscale problemen tot gevolg kan hebben. Kies daarom voor Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.

• Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.

• Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn vaak traag en bieden niet de transparantie die freelancers nodig hebben om inzicht te krijgen in hun inkomstenstroom, wat voor hen een frustrerende ervaring tot gevolg kan hebben.

Automatiseer de salarisadministratie door een systeem te gebruiken zoals Rippling. Rippling synchroniseert HR-gegevens met de salarisadministratie, waardoor arbeidskrachten van over de hele wereld altijd snel en conform de wet worden uitbetaald.

Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Italië?

Hoewel het verleidelijk kan zijn om freelancers in te huren voor extra flexibiliteit en kostenbesparing, kunt u in juridische problemen komen als blijkt dat deze freelancers eigenlijk in verkapte loondienst zijn.

Volgens de Italiaanse wet zijn vaste medewerkers individuen die een fulltime arbeidsrelatie hebben onder de leiding en toezicht van hun werkgever, zoals vermeld in Artikel 2094 van het Italiaanse Burgerlijk Wetboek. Als u uw freelancer classificeert als een fulltime medewerker, moet u voldoen aan diverse wettelijke vereisten om verkeerde classificatie te voorkomen. Denk aan het opstellen van een arbeidsovereenkomst, het nakomen van belastingverplichtingen, sociale premies betalen, secundaire voorwaarden bieden en meer.

Bovendien hebt u een juridische entiteit in Italië nodig—ofwel door deze zelf op te zetten of door gebruik te maken van een Employer of Record (EOR).