Zo kunt u internationale freelancers betalen in Costa Rica [2025]

Veel internationale bedrijven kiezen ervoor om getalenteerde zelfstandige ondernemers in Costa Rica in te huren. Het vinden van een Costa Ricaanse freelancers is echter slechts de eerste stap van het proces. Voordat ze met hun werk beginnen, moet u uitzoeken welke stappen u moet nemen om te voldoen aan de arbeidswetgeving van Costa Rica en leren hoe dit verschilt van het aannemen van een medewerker in loondienst.

Lees onze stapsgewijze handleiding om te leren hoe u freelancers correct classificeert, coördineert en betaalt volgens de arbeidswetten van Costa Rica.

Stap #1: Classificeer uw werknemers

Costa Ricaanse freelancers moeten correct worden geclassificeerd. Belangrijk daarbij is om het verschil te begrijpen tussen een empleado (medewerker in loondienst) en een contratista independiente (zelfstandig ondernemer). In Costa Rica vallen freelancers onder het Código Civil (Burgerlijk Wetboek), de juridische entiteit die toezicht houdt en het fiscale systeem rondom contracten regelt.

Volgens de Costa Ricaanse arbeidswetgeving zijn medewerkers mensen met een individueel arbeidscontract en een vaste relatie met hun werkgever. Het verkeerd classificeren van een werknemer kan juridische en financiële schade tot gevolg hebben.

Maar wat is een freelancer in Costa Rica?

Net als in andere landen heeft een freelancer geen vaste werktijden. Freelancers stellen hun eigen werkschema's op, betalen hun eigen belastingen en worden niet direct gecontroleerd of begeleid door het bedrijf dat hen inhuurt. Er zijn ook geen verplichte opzegtermijnen voor het beëindigen van hun contracten, behalve degenen die in onderlinge overeenkomsten zijn opgenomen.

In Costa Rica zijn secundaire voorwaarden alleen verplicht voor medewerkers. Freelancers hebben geen recht op secundaire voorwaarden zoals bijdragen aan de sociale-zekerheidsadministratie of Caja Costarricense de Seguro Social. 

Zzp'ers in Costa Rica zijn verantwoordelijk voor het betalen van hun eigen belastingen en sociale premies. Details over vergoedingen, tarieven, de betalingstermijn, de betalingswijze en extra voordelen moeten worden besproken en opgenomen in de samenwerkingsovereenkomst.

Stap #2: Bepaal de beste manier om uw freelancers uit te betalen

Zodra u uw volgende freelancer in Costa Rica hebt geselecteerd, moet u uitzoeken hoe u hen het beste kunt betalen. In het tijdperk van remote werken en internationale samenwerkingen hebben bedrijven meer betaalopties dan ooit.

Bankoverschrijving. U kunt vanaf uw Nederlandse bankrekening eenvoudig een internationale overboeking doen naar een Costa Ricaanse bankrekening. Daarnaast kunt u een lokale rekening in Costa Rica openen om geld over te maken, wat overigens langer kan duren als u geen juridische entiteit hebt in het land.

Digitale betalingsplatforms. Bedrijven zoals PayPal en Wise worden wereldwijd veel gebruikt als betalingsplatforms en zijn beschikbaar in Costa Rica. De wisselkoers verandert regelmatig wanneer u betaalt in Costa Ricaanse Colón (CRC). Veel freelancers accepteren dit, maar let goed op of u deze wisselende kosten kunt dragen. 

Internationale postwissels. Bedrijven die geldtransfers aanbieden hebben een lange weg afgelegd sinds de tijd dat u een papieren formulier moest ophalen en opsturen. Tegenwoordig kunt u eenvoudig online een postwissel versturen. De freelancer kan het geld ophalen op locatie of rechtstreeks op zijn bankrekening ontvangen. Hieraan zijn echter wel kosten en wisselkoersen verbonden.

Wereldwijde salarisadministratieservices. Freelancers worden meestal niet opgenomen in de salarisadministratie, omdat zij niet onderhevig zijn aan dezelfde heffingen als medewerkers. In plaats daarvan worden facturen van freelancers meestal verwerkt door de crediteurenadministratie van een bedrijf. Met Rippling, kunt u echter al uw Costa Ricaanse freelancers en andere werknemers via hetzelfde systeem betalen.

Stap #3: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken

Er zijn veel manieren om uw freelancers in Costa Rica te betalen, maar veel daarvan zijn handmatig. Ze stellen u niet in staat om uw bedrijf zo snel te laten groeien als u zou willen.

Stap #4: Belastingheffing bij freelancers

Met een gedecentraliseerd bedrijf heeft u een salarissysteem nodig dat de salarisadministratie, werkgeversbelastingen en compliance voor uw personeel over de hele wereld kan afhandelen.

Een employer of record helpt bedrijven om in andere landen personeel aan te nemen zonder een juridische bedrijfsentiteit op te richten. EOR's voeren de salarisadministratie uit, coördineren de secundaire arbeidsvoorwaarden en helpen uw bedrijf te voldoen aan de lokale wet- en regelgeving.

In Costa Rica hoeven werkgevers geen belastingen in te houden en te betalen namens hun freelancers. Zzp’ers zijn zelf verantwoordelijk voor het verwerken en betalen van hun eigen belastingen. Een Costa Ricaanse zelfstandig ondernemer heeft een persoonlijk inkomstenbelastingtarief van 10-25%, afhankelijk van diens inkomen.

Werk eenvoudig samen met freelancers van over de hele wereld

Het uitbreiden van uw internationale personeelsbestand is een fluitje van een cent met Rippling. Betaal freelancers in Costa Rica en wereldwijd vanuit één plek.

Veelgestelde vragen over het betalen van freelancers in Costa Rica

Geldt het Costa Ricaanse minimumloon ook voor freelancers?

Nee, minimumloon is niet van toepassing op freelancers in Costa Rica.

Krijgen Costa Ricaanse freelancers secundaire voorwaarden?

Nee, freelancers in Costa Rica hebben geen recht op secundaire voorwaarden. Denk bij zulke voorwaarden onder andere aan betaalde feestdagen, zwangerschapsverlof, ontslagvergoeding en ziekteverlof. 

Kunt u freelancers in Costa Rica betalen in uw eigen munteenheid?

U moet freelancers normaal gesproken betalen in hun eigen valuta, wat in dit geval CRC is. Daarnaast wordt de Amerikaanse dollar (USD) algemeen geaccepteerd in Costa Rica. Als een zzp’er er schriftelijk mee instemt, mag er dus ook in USD of een andere valuta worden betaald.

Met Rippling kunt u freelancers binnen een paar minuten in hun lokale munteenheid betalen, zonder te hoeven wachten op internationale overboekingen of valutawisselingen.

Kunt u freelancers handmatig betalen in Costa Rica?

Bedrijven kunnen ervoor kiezen om betalingen aan freelancers handmatig te verwerken. Soms wordt er gekozen voor contant geld om extra kosten te vermijden, maar dit kost veel tijd en kan snel onhaalbaar worden naarmate het bedrijf groeit en er meer freelancers aan het team worden toegevoegd. Handmatige verwerking kan ook:

• Menselijke fouten in de hand werken. Handmatige betalingen kunnen leiden tot menselijke fouten zoals onjuiste registratie, gemiste facturen en nalatigheid in het naleven van bepaalde Costa Ricaanse wetten.

• Veiligheidsrisico’s in de hand werken. Omdat betalingsgegevens niet op een veilige, vertrouwelijke manier worden behandeld, loopt uw bedrijf meer risico’s op fraude en datalekken.

• Afbreuk doen op ervaring van freelancers. Handmatige betalingen kunnen leiden tot trage en verwarrende betalingsprocessen die frustrerend zijn voor freelancers.

Door de salarisadministratie te automatiseren, kunt u de hoeveelheid handmatige invoer aanzienlijk verminderen. Bovendien kunt u door het synchroniseren van uw HR-gegevens betalingen eenvoudig uitvoeren met behulp van een EOR (Employer of Record).

Hoe zet u een freelancer om in een medewerker in Costa Rica?

Het kan natuurlijk zijn dat u een freelancer een vast contract wil aanbieden. Maar voordat u de professional in kwestie aan uw team toevoegt, moet u zorgen dat u voldoet aan Costa Rica's juridische vereisten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het bieden van secundaire voorwaarden.

U moet ook beslissen of u een eigen entiteit wilt oprichten of Costa Ricaanse medewerkers wilt inhuren via een EOR. Rippling EOR kan u helpen om op eenvoudige wijze Costa Ricaanse medewerkers aan te nemen en hen uit te betalen.