How to hire employees in the UK through an Employer of Record (EOR) [2025 Guide]

Personeel aannemen in het VK? Het Verenigd Koninkrijk is een uitstekende keuze voor bedrijven die internationaal willen uitbreiden vanwege de zakenvriendelijke omgeving en de grote diversiteit aan hoogopgeleide talenten. Een ander voordeel: de hoofdtaal is Engels, waardoor het een populaire keuze is voor bedrijven over de hele wereld, vooral die in de VS en Canada.

Buitenlandse werkgevers kunnen hun uitbreiding beginnen door Britse freelancers in te huren en internationale betalingen te verzenden. Maar, als je fulltime medewerkers wilt aannemen, zul je ofwel een juridische entiteit in het VK moeten oprichten of via een Employer of Record moeten inhuren.

Hoewel Companies House - het overheidsagentschap dat het register van bedrijven in het VK bijhoudt - het proces van bedrijfsregistratie relatief gestroomlijnd heeft vergeleken met andere landen, zul je, eenmaal je bedrijf hebt opgericht, grondige kennis van Britse arbeids- en belastingwetten nodig hebben. Een fout kan je gemakkelijk in de problemen brengen bij Zijne Majesteits Belasting- en Douanedienst (HMRC).

Als alternatief kun je gebruikmaken van een “Employer of Record” (EOR), die de Britse loonlijst, belasting en nalevingskwesties afhandelt. Via Rippling EOR kun je snel en volgens de regels beginnen met het aannemen en werken met medewerkers in het VK.

Hier is een stap-voor-stap handleiding voor het aannemen via een EOR in het VK.

Stap voor stap: Hoe neem je iemand aan via een Employer of Record in het VK

Stap 1: Beslis tussen een UK EOR en een juridische entiteit

Moet je UK medewerkers aannemen via een EOR of het proces doorgaan van het opzetten van je eigen entiteit? Het antwoord op deze vraag hangt grotendeels af van de middelen van je bedrijf (inclusief zowel tijd als geld), grootte en uitbreidingsplannen.

• Juridische entiteit in het VK. Als je deze route kiest, moet je je registreren bij de lokale autoriteiten, leren over en registreren voor het PAYE-schema, uitzoeken of je automatisch geregistreerd bent of niet voor de vennootschapsbelasting, en overleggen met lokale experts om ervoor te zorgen dat je conformeert met Britse belasting- en arbeidswetten.

• UK EOR. Een EOR is een derde partij dienst die optreedt als een werkgever namens een bedrijf, wat betekent dat je geen eigen entiteit hoeft op te zetten. Naast dat je volledige UK medewerkers kunt

  aannemen, handelen EOR's alle juridische vereisten af voor naleving van UK wetten voor loonlijst, contracten en voordelen. EOR-diensten omvatten ook het berekenen en inhouden van belastingen, onboarding, het beheren van medewerkers, en het uitvoeren van de loonlijst.

Voor- en nadelen van EOR's versus het opzetten van een rechtspersoon

Stap 2: Hoe kiest u de beste werkgever voor uw bedrijf?

Verschillende EOR's op de markt - inclusief Deel, Papaya Global, en Rippling - kunnen helpen bij het inhuren, betalen en beheren van werknemers in het VK. Voordat je een platform kiest, moet je nadenken over de diensten die je nodig zult hebben en hoeveel je van plan bent je wereldwijde aanwezigheid in het inhuren te laten groeien.

Hier is hoe Rippling EOR zich verhoudt tot Deel in het VK:

De meeste EOR-platforms zijn geen Human Resource Information Systems (HRIS). Ze zijn specifiek gebouwd om mensen internationaal in te huren en te betalen. Ze verzamelen lokale loonaanbieders in elk land en sturen je loonbestanden handmatig naar hen. Deze aanpak kent veel beperkingen.

Normaal gesproken is het opzetten van een rechtspersoon in het buitenland een langdurig en kostbaar proces. Maar dankzij de rechtspersonen van Rippling EOR kunt u snel en volgens de regels mensen in het buitenland aannemen en ermee samenwerken.

Stap 3: Hoe je je Britse medewerkers inhuurt en inwerkt

Je hebt een EOR gekozen die werkt in het VK. Nu is het tijd om het onboardingproces voor je nieuwe medewerkers te starten.

Zorg eerst dat elke nieuwe medewerker het recht heeft om in het VK te werken. Ze kunnen hun recht op werk bewijzen door je een kopie van hun paspoort of een relevante visa te geven, of te laten zien dat ze burger zijn van Groot-Brittannië, de EU, of Zwitserland. Zorg dat je een kopie van het gegeven document in hun werknemersdossier zet: Dit is vereist door de Britse wet.

Als je deze stap overslaat en iemand inhuurt die illegaal in het VK werkt - zelfs als ze hun documenten vervalst hebben en je niet medeplichtig was aan deze activiteit - kan je bedrijf een enorme boete van £20,000 per medewerker krijgen, en je kunt zelfs tot vijf jaar gevangenisstraf krijgen, naast het feit dat de naam van je bedrijf gepubliceerd wordt door Immigration Enforcement.

Vervolgens moet je de HMRC laten weten dat je iemand nieuw hebt aangenomen en je medewerker opzetten in het PAYE-schema om ervoor te zorgen dat de juiste bedragen aan belasting en nationale verzekering van hun salaris worden afgetrokken. Je hebt de volgende informatie van je medewerker nodig om deze stap te voltooien:

• Naam

• Geboortedatum, adres, en geslacht

• Begindatum

• Laatste werkdag bij hun vorige baan

• Nationaal verzekeringsnummer

• Bestaande belastingcode

• Status van studielening aftrek

• Totaal salaris en belastingbijdragen tot nu toe voor het jaar

Veel van deze informatie kan komen van de P45 van de medewerker, wat een formulier is dat een werkgever verplicht is te verstrekken wanneer een medewerker vertrekt. Het belangrijkste doel is om te laten zien hoeveel belasting de medewerker heeft betaald, evenals hun jaarlijkse salaris, voor het jaar. De volgende stap is om je medewerker een arbeidsovereenkomst te verstrekken, een formele aanbiedingsbrief die de belangrijkste arbeidsvoorwaarden schetst. Een EOR kan automatisch arbeidsovereenkomsten lokaliseren en distribueren. Elke Britse aanwerving zal een wettelijk conforme contractaanbieding hebben met wettelijke vereisten voor proeftijd, werkuren, minimumloon, secundaire voorwaarden, en ontslagbeleid zoals ontslagvergoeding en opzegtermijnen.

Voorbeeld: Laten we zeggen dat je een werknemer in het VK aanneemt. Naast het verzamelen van hun P45 en het aftrekken van de juiste bedragen van belasting en Nationale Verzekering van hun salaris, moet je je eigen verantwoordelijkheden als werkgever begrijpen.

Werkgevers in het VK worden verwacht 15,05% te betalen over alle lonen boven £179 per maand voor hun Nationale Verzekeringsbijdrage, evenals een extra voordelenbelasting te betalen, en elke werknemer automatisch inschrijven in hun bedrijfspensioenscheme (minimumbijdrage werkgever 3%, werknemer minimumbijdrage 5%). Als jij of je medewerker wordt ontdekt onderbijdragend en niet in overeenstemming met de Britse belastingwetten, ben jij - niet de medewerker - verantwoordelijk voor het betalen van het verschil aan de HMRC.

Nog een laatste opmerking: Ga er niet vanuit dat, omdat twee werknemers zich in het VK bevinden, ze hetzelfde belastingtarief zullen hebben. Belastingtarieven verschillen tussen Schotland, Wales, Engeland, en Noord-Ierland.

Rippling EOR signaleert automatisch niet-conforme ziekteverlof beleidslijnen en vertelt je hoe je dit kunt oplossen. Als je je medewerkers meer verlof wilt geven om overeen te komen met beleid in andere landen, kun je dat ook doen. Zie Rippling.

Stap 4: Voer salaris uit

Voor de A-tot-Z over wereldwijde salaris, lees onze gids voor het uitvoeren van wereldwijde salaris voor werknemers in het VK.

Nadat je de informatie van een nieuwe medewerker hebt verzameld en beide partijen het arbeidscontract hebben ondertekend, betaalt een EOR je Britse werknemers in GBP, terwijl wettelijk verplichte belastingen van salarissen worden ingehouden. Dit omvat bijdragen aan:

• Nationale Verzekering

• Inkomstenbelasting

• Pensioenschema

Houd er rekening mee dat veel EOR-bedrijven payroll aggregators zijn, wat betekent dat ze werknemers via externe leveranciers betalen. Dit zorgt voor langzamere verwerkingstijden en hoofdpijn als het gaat om het beheren van internationale medewerkers onder hetzelfde systeem.

Rippling EOR daarentegen vereenvoudigt wereldwijde tewerkstelling door gebruik te maken van native payroll software om fondsen te verzenden en belastingen af te handelen, waardoor je VK-medewerkers kunt betalen naast je lokale personeel - allemaal binnen één loonperiode.

Hier is een voorbeeld van hoe het one-click wereldwijde loonsysteem van Rippling werkt:

Veelgestelde vragen over het inhuren via een EOR in het VK

Hoeveel kost een EOR?

Een vast maandelijks bedrag per werknemer.

• Een percentage van de loonlijst plus toepasselijke belastingen.

• Let op dat welke methode u ook kiest, u ook administratiekosten, kosten voor inwerkprocessen en de kosten van eventuele extra functies die u wilt toevoegen zult betalen.

U hoeft niet alle werknemers via een EOR in te huren. U kunt ervoor kiezen om het voor een deel van uw personeel te implementeren en u wordt alleen in rekening gebracht voor de werknemers die via de EOR zijn aangenomen.

You don’t need to use an EOR for all of your employees. You can choose to implement it for part of your workforce and you’ll only be charged for the employees employed through the EOR.

Wat is het verschil tussen een EOR en PEO?

Een Professional Employer Organization (PEO) fungeert als een co-werkgever van uw personeel. Ze zorgen voor administratieve taken zoals het betalen van werknemers, het afhandelen van naleving en het indienen van loonbelasting. Uw bedrijf en de PEO zijn gezamenlijk verantwoordelijk voor uw werknemers. Als u echter met een PEO werkt, kunt u geen werknemers inhuren in andere landen waar u geen lokale entiteit heeft geregistreerd.

Een EOR is de enige werkgever van de werknemers waarvoor u het gebruikt. Ze nemen alle aansprakelijkheden op zich die gepaard gaan met het aannemen van werknemers en stellen u in staat werknemers in te huren in landen waar u geen lokale entiteit heeft geregistreerd.

Beschermt een Employer of Record uw gevoelige en vertrouwelijke informatie?

Ja en nee. U moet altijd weten dat wanneer u uw gegevens deelt met een derde partij, u extra risico's loopt op blootstelling aan datalekken. Met dat gezegd zijnde, zijn er EOR's die gegevensbescherming prioriteren. Ze nemen extra maatregelen om te zorgen voor beveiliging, inclusief:

• Naleving van industrienorm privacyregels in verschillende landen.

• Beveiligde infrastructuur met constante onderhoud.

• Zorgvuldig gescreend IT-personeel.

Voor extra beveiliging, sluit een Data Processing Agreement (DPA) met een salarisdienst. Deze overeenkomst beschermt u bij juridische kwesties en vereist dat het bedrijf degelijke beveiligingsmaatregelen neemt.

Helpt een EOR met belastingaangiftes in het VK?

Een EOR kan automatisch uw belastingen berekenen en indienen in het VK. Rippling, bijvoorbeeld, is een geautoriseerde loonadministratieprovider door de HMRC. Namens uw bedrijf kan het uw werknemers inschrijven in het UK PAYE-schema en ervoor zorgen dat de juiste bedragen aan belasting van hun salarissen worden afgetrokken. Deze omvatten:

• National Insurance

• Inkomstenbelasting

• Pensioenregeling

Wat zijn de verplichte voordelen voor werknemers in het VK?

Werknemers in het VK hebben recht op de volgende wettelijke voordelen:

• Werkpensioen

• Wettelijk Ziekteverlof

• Wettelijke Ziektewetuitkering

• Wettelijk zwangerschaps-/vaderschaps-/ouderschaps-/gezamenlijk ouderschaps- en adoptieverlof en -uitkering

• Jaarlijks vakantieverlof

• Wettelijke transitievergoeding (afhankelijk van dienstjaren).

Voor meer informatie over verplichte voordelen in het VK, lees onze complete gids.

Werkgevers zijn verantwoordelijk voor het inhouden van National Insurance van de salarissen van hun werknemers. De bijdragen van werknemers zijn afhankelijk van hun inkomsten en variëren van 0% tot 13,8%.

Werknemers moeten ook inkomstenbelasting betalen. De tarieven voor 2023/24 zijn hieronder:

Gebruik deze link om de tarieven en drempels voor Schotland te bekijken.