Hoe kunt u freelancers in Nederland betalen? [2024]

Het aannemen van medewerkers in Nederland kan complex en tijdrovend zijn. Daarom zijn zoveel bedrijven geïnteresseerd in het inhuren van Nederlandse freelancers—bekend als zelfstandige zonder personeel of zzp'ers. Zzp'ers geven bedrijven de mogelijkheid om te werven uit de diverse en hoogopgeleide talentenpool van Nederland, maar met meer flexibiliteit.

Voordat u uw eerste freelancer/ZZP'er in Nederland inhuurt, zijn er enkele belangrijke zaken om te overwegen, zoals hoe u hen gaat betalen. Als u moet weten hoe u de salarisadministratie voor uw freelancers in Nederland moet voeren, bent u hier aan het juiste adres. Lees verder voor een stapsgewijze uitleg.

Stap #1: Verifieer de identiteit van uw freelancer

In Nederland zijn alle werkgevers wettelijk verplicht de identiteit van hun werknemers te verifiëren—dit geldt zowel voor medewerkers als freelancers. De regels zijn streng wat betreft de soorten ID's die u hiervoor kunt gebruiken. U moet hun paspoort, Nederlandse ID-kaart of Nederlandse rijbewijs hiervoor inzien. Controleer hun naam, leeftijd, lengte, nationaliteit, handtekening en foto, en zorg ervoor dat u een kopie maakt van hun ID-document voor de administratie van uw bedrijf.

Stap #2: Classificeer uw werknemers

Het correct classificeren van Nederlandse werknemers is cruciaal. Fouten hierin kunnen resulteren in boetes, naheffingen en andere zware straffen, waaronder:

• Achterstallige belastingen en sociale zekerheid

• Wettelijke rechten, inclusief betaald verlof

• Ontslagvergoeding als blijkt dat u een freelancer hebt ontslagen die eigenlijk in verkapte loondienst was

• Boetes en sancties van de overheid

• Verlies van bescherming van intellectueel eigendom

• Reputatieschade

De Nederlandse overheid biedt een tool om werkgevers en werknemers te helpen hun relaties te evalueren zodat ze niet verkeerd geclassificeerd worden.

In de onderstaande tabel vindt u enkele indicatoren die kunnen helpen Nederlandse freelancers te onderscheiden van vaste medewerkers:

Stap #3: Stel een modelovereenkomst op en onderteken deze

Om verkeerde classificatie te voorkomen, kunnen werkgevers en freelancers in Nederland gebruik maken van een modelovereenkomst. Dit is een standaard contract opgesteld door de Nederlandse Belastingdienst voor zzp'ers en hun klanten. De belastingdienst biedt drie soorten modelovereenkomsten aan:

• Algemene modelovereenkomsten, die de meeste standaardrelaties tussen freelancer en klant dekken.

• Modelovereenkomsten per sector of beroepsgroep, die specifiek zijn voor bepaalde industrieën en soorten werk.

• Individuele modelovereenkomsten, die zijn opgesteld door freelancers en vervolgens gratis ter beschikking worden gesteld aan iedereen die in hetzelfde beroep werkt.

Het is ook een optie om uw eigen modelovereenkomst op te stellen en deze vervolgens door de Belastingdienst te laten beoordelen, maar met alle modelovereenkomsten die al beschikbaar zijn voor gebruik, is het meestal sneller om een bestaand document te gebruiken.

Stap #4: Zorg voor veilige werkomstandigheden

Hoewel freelancers in veel landen geen recht hebben op wettelijke secundaire voorwaarden, biedt Nederland enkele van de beste beschermingen ter wereld voor zelfstandigen. Werkgevers moeten voor alle werknemers, inclusief zzp'ers, zorgen voor een veilige en gezonde werkplek die voldoet aan de Nederlandse arbeidswetten.

Stap #5: Bepaal de werk- en rusttijden van uw freelancer

Nederlandse arbeidswetten bevatten regels over arbeidstijden en rustperiodes, maar deze gelden niet altijd voor freelancers. Een belangrijke uitzondering geldt voor ZZP'ers in functies waarbij de veiligheid van anderen in gevaar kan komen. Freelance chauffeurs in het transport moeten bijvoorbeeld verplichte rustdagen nemen.

Stap #6: Bepaal de beste manier om uw freelancers te betalen

Voordat u freelancers in Nederland kunt betalen, moet u bepalen hoe u ze gaat betalen. Hier zijn enkele opties:

• Bankoverschrijvingen. U kunt uw Nederlandse bankrekening gebruiken om geld te storten op de rekeningen van binnenlandse freelancers.

• Digitale portemonnees of betalingsplatforms. Sommige werkgevers gebruiken platforms zoals Wise om geld over te maken naar hun freelancers.

• Salarisdiensten. Meestal worden freelancers niet opgenomen in de salarisadministratie, omdat ze niet aan dezelfde inhoudingen zijn onderworpen als medewerkers. In plaats daarvan sturen ze een factuur voor hun diensten, die bij veel bedrijven via de crediteurenadministratie verloopt.

Bekijk Rippling

Stap #7: Gebruik internationale salarisadministratiesoftware om betalingen te verwerken

Zoals u bij Stap #6 hebt gezien, zijn er meerdere manieren om freelancers in Nederland te betalen. Maar de snelste en eenvoudigste manier om dit te doen is door gebruik te maken van internationale salarisadministratiesoftware.

Met Rippling kunt u medewerkers en freelancers over de hele wereld vanuit één plek betalen.

Stap #8: Blijf voldoen aan belastingwetgeving

Hoewel belastingwetten nergens ter wereld bekendstaan om hun eenvoud, zijn ze in Nederland bijzonder complex.

Hoewel werkgevers in veel landen zijn vrijgesteld van loonbelastingen voor freelancers, is dit niet het geval in Nederland, waar ZZP'ers recht hebben op bepaalde werknemersbeschermingen. Zo moeten werkgevers meer werknemersverzekering betalen voor freelancers dan voor medewerkers, omdat hun arbeidsovereenkomsten van korte duur zijn.

Werk moeiteloos samen met freelancers in Nederland en de rest van de wereld

Uw personeelsbestand uitbreiden is nog nooit zo eenvoudig geweest. Met Rippling kunt u freelancers in Nederland en de rest van de wereld via één systeem betalen.

Veelgestelde vragen over betalingen aan freelancers in Nederland

Geldt het Nederlandse minimumloon voor freelancers in Nederland?

In Nederland moeten werkgevers, anders dan in veel andere landen, zowel werknemers als freelancers tenminste het minimumloon betalen. Vanaf begin 2024 is het Nederlandse minimumloon (voor personen van 21 jaar en ouder) 13,27 EUR per uur. Dit loon wordt elke zes maanden aangepast. Vanwege de unieke aard van de arbeidswetten in Nederland, is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn van alle details.

Krijgen Nederlandse freelancers secundaire voorwaarden?

Freelancers in Nederland krijgen niet dezelfde secundaire voorwaarden als medewerkers, maar zij hebben wel enkele rechten, waaronder:

• Minimumloon

• Veilige en gezonde arbeidsomstandigheden

• Een maximum aan werkuren en voldoende rustdagen (in bepaalde sectoren)

Kunt u freelancers in Nederland handmatig betalen?

Ja, en veel kleine ondernemers kiezen ervoor om de betalingen aan freelancers handmatig te verwerken als kostenbesparende maatregel. Maar handmatige salarisadministratie kan zeer tijdrovend zijn, vooral naarmate uw bedrijf groeit en als u met meerdere freelancers in Nederland of over de grens werkt.

Het is ook belangrijk op te merken dat het handmatig verwerken van betalingen enkele risico's met zich meebrengt:

• Naleving van wetgeving. Het handmatig verwerken van salarisadministratie betekent dat risico’s op menselijke fouten toenemen. Bescherm uzelf en uw bedrijf met Rippling, een systeem dat wereldwijd zorgt voor automatische naleving van wet- en regelgeving.

• Veiligheidsrisico’s. Handmatige salarisadministratie brengt ook veiligheidsrisico’s met zich mee, vooral als u hiervoor spreadsheets of papieren dossiers gebruikt. Gevoelige informatie van freelancers kan verloren gaan, gestolen worden of misbruikt worden.

• Ervaring van freelancers. Handmatige betalingen zijn traag en missen transparantie over wanneer een freelancer uitbetaling kan verwachten (of waar ze überhaupt voor worden betaald). Dit kan erg frustrerend zijn voor freelancers die zicht proberen te krijgen op hun inkomen.

Hoe zet u een freelancer om in een vaste medewerker in Nederland?

Hoewel het inhuren van freelancers in plaats van fulltime medewerkers meer flexibiliteit en enkele financiële voordelen kan bieden, hebt u soms toch een fulltime medewerker nodig. De uitdaging is in dat geval om ervoor te zorgen dat aan alle wettelijke vereisten wordt voldaan, bijvoorbeeld op het gebied van looninhoudingen. Dat is niet het geval wanneer u samenwerkt met freelancers. Bovendien moet u een juridische entiteit in Nederland hebben of gebruik maken van een Employer of Record (EOR).